U posljednje vrijeme jedna od najpopularnijih specijalnosti je službenik. Dužnosti ovog zaposlenika su obrada ogromne količine dokumenata. Čime se on točno bavi i zašto je toliko važno imati zaposlenika takve struke u osoblju? Ovo treba detaljno obraditi.

Osnove struke

Svaka manje ili više velika tvrtka svakako treba službenika. Dužnosti koje padaju na ramena takvog zaposlenika uključuju uglavnom čisto papirologiju. Na prvi pogled djeluje dosadno i beskorisno. Ali tako misle samo oni koji nemaju pojma o cjelokupnom tijeku dokumenata poduzeća.

Da biste razumjeli ovaj protok informacija, potreban vam je službenik. Dužnosti i funkcije koje će on obavljati su sljedeće:

1. Održavanje cjelokupnog cirkulacije dokumenata u poduzeću.
2. Telefonski pozivi i razgovori sa klijentima.
3. Obrada i registracija dolazne korespondencije.
4. Kontrola dokumenata koje izvršavaju drugi zaposlenici.
5. Arhiviranje dokumenata.

Sve to zahtijeva odgovarajuće poznavanje normi i pravila uredskog rada. Takve se vještine, naravno, mogu steći u praksi, ali bolje je uz to imati i dobru teorijsku pozadinu.

Važne značajke

Što bi trebao biti pravi službenik? Obaveze i uvjeti rada uvijek ostavljaju traga. Ovo se odnosi na apsolutno sve. Za početak, vrijedi razgovarati odvojeno o osobnim kvalitetama. Na takvom radnom mjestu zaposlenik će biti dužan:

1. Analitički um za lako snalaženje u protoku informacija i donošenje ispravnih odluka.
2. Sposobnost da se dugo usredotočite na određeni problem.
3. Sposobnost obavljanja nekoliko stvari u isto vrijeme.
4. Dobro pamćenje za stalno držanje na umu potrebnih informacija.
5. Pristojnost.
6. Društvenost i ljubaznost.
7. Otpornost na stres i sposobnost suočavanja sa svojim emocijama.
8. Društvenost.
9. Smiren stav prema kritici u svojoj adresi.
10. Sposobnost vođenja poslovnih pregovora.
11. Poznavanje kulture komuniciranja i pravilnog govora.

Uz sve ove zahtjeve, službenik će moći kvalitetno obavljati svoj posao. Ali ova profesija ima neke medicinske kontraindikacije. Među njima:

• bolesti dišnog sustava (tuberkuloza, astma i drugi);
• srčani problemi (hipertenzija, aritmija, defekt);
• živčani poremećaji.

Ako ih nema, onda zaposlenik može mirno prionuti na posao i nadati se dobrim rezultatima.

Raspon dužnosti

Gotovo u svakom gradu postoji poduzeće ili organizacija koja zapošljava službenika. Dužnosti takvog zaposlenika u pravilu su sljedeće:

1. Primanje i obrada pristigle pošte. Stručnjak mora registrirati pismo, poslati ga primatelju, a zatim pratiti provedbu uputa navedenih u rezoluciji. Takvi se podaci bilježe u posebne dnevnike ili kartice i čine banku podataka.
2. Prati prolazak svakog dokumenta kroz sve faze: priprema - izvedba - obrada - pohrana. Službenik bi u bilo kojem trenutku trebao biti u mogućnosti dati potpuni izgled na zahtjev.
3. Obračun poslanih i primljenih papira.
4. Arhiviranje dokumenata.
5. Pravilna organizacija računovodstva i stvaranje referentne baze za brzo i jednostavno pretraživanje.
6. Kontrolira pravilno izvršenje i potpisivanje dokumenata, kao i nametanje relevantnih viza.
7. Odgovoran za sigurnost cjelokupne dokumentacije poduzeća.

Sve to može riješiti samo posebno obučeni službenik. Njegove su dužnosti osmišljene na način da posao koji obavlja bude što učinkovitiji.

Srodne profesije

Samo velika poduzeća mogu priuštiti da imaju službenika u osoblju. Za organizacije s malim brojem radnih jedinica to je luksuz. Mala količina papirologije omogućuje uštedu fonda plaća. ALI jednostavan rad tajnik se brine o dokumentima. To omogućuje stručnjaku da svoj radni dan optereti što je više moguće. Stoga su poslovi tajnika-referenta skladna kombinacija funkcije koje odgovaraju objema pozicijama.

Moraju se sakupiti u jednu uputu i obavezni su za izvršenje. Posebnost je u tome što su oba ova zanimanja (službenik i tajnik) vrlo slična. I jedno i drugo uključuje rad s dokumentima i telefonski razgovor. Ovdje je čak teško odrediti koja je dužnost najprikladnija za koju specijalnost. Njihova glavna područja djelovanja ostaju:

• rad s dolaznom i odlaznom korespondencijom;
• praćenje izvršenja dokumenata;
• odgovaranje na telefonske pozive i njihovo preusmjeravanje na komunikaciju s drugim stručnjacima;
• arhiviranje.

Sve to čini poslove tajnika-referenta.

Utjecaj specifičnosti rada

Rad svakog poduzeća povezan je s protokom raznih dokumenata. Službenik je taj koji bi to trebao usustaviti i pretvoriti u koherentan mehanizam. NA Dječji vrtić odgovornosti takvog plana također postoje u dovoljnoj količini.

Osim toga mora se uzeti u obzir da djeca predškolske ustanove, na temelju zakona Ruska Federacija“O obrazovanju”, nedavno su se prilično osamostalili i dobili prilično široka prava. To se odnosi na znanstvene, financijske, kadrovske, gospodarske i druge djelatnosti. Menadžment takvih institucija može raditi najviše različitih smjerova samostalno sklapanje ugovora i vođenje odgovarajućih pregovora. Sve se to odražava na tijek papira unutar organizacije koji zahtijeva pravovremenu obradu i sistematizaciju. Službenik mora ne samo proučavati, već i klasificirati dokumente, odvajajući ih prema njihovoj namjeni:

• upravni;
• informacije i reference;
• organizacijski;
• osoblje (po osoblju);
• financijski;
• tehničkog.

Svi dolazni papiri moraju se dovesti u strogi sustav, a zatim prenijeti na izvršenje i odgovor.

Važne značajke

Početak kompajliranja opis posla, potrebno Posebna pažnja obratiti pozornost na funkcionalne dužnosti referenta. Neki ih brkaju sa službenicima. Ali postoji značajna razlika između ovih pojmova.

U prvom slučaju, ovo su glavne funkcije koje bi službenik specijalist trebao preuzeti:

1. Rad s ulaznim dokumentima, njihova registracija i distribucija po strukturnim odjelima.
2. Obračun kretanja papira i kontrola njihovog izvršenja.
3. Prijenos obrađene korespondencije primateljima.
4. Organizacija skladištenja dokumenata.

Ovo su glavni pravci u kojima treba organizirati rad specijalista ove vrste. Kada je u pitanju službene dužnosti, onda mislimo na ono što je zaposlenik dužan učiniti u određenom poduzeću. Navedene radnje osmišljene su za određenu strukturu tvrtke i osobitost interakcije njezinih pojedinih dijelova i odjela.

Prilikom smještaja odjela uredskog poslovanja u ustanovu treba voditi računa o njihovim međusobnim odnosima, kao i o redoslijedu donošenja dokumenata. Preporučljivo je kancelarijsku službu smjestiti uz urede uprave i na istoj udaljenosti od ostalih strukturnih jedinica. Prostorija s opremom za umnožavanje i kopiranje, opremom za uvezivanje mora biti izolirana od ostalih uslužnih prostorija. Za bučne uređaje koji su stalno u uporabi također treba predvidjeti zasebne prostorije, obložene zvučno izoliranim materijalima.

Najracionalnije su prostorije pravokutnog oblika u omjeru 1:1,5 (ali ne više od 1:2). Širina radna soba ne smije biti manja od 2,5 m, a visina - 3,25 m. četvornih metara područje.

Važnost Ima pravilno osvjetljenje. U radnim područjima najpoželjniji je dnevno svjetlo. Radna mjesta su raspoređena tako da svjetlost pada s lijeve i sprijeda. umjetna rasvjeta može biti opći (svjetiljke se montiraju na strop) i lokalni (na svakom radnom mjestu postavlja se stolna svjetiljka).

U servisnim prostorijama preporuča se održavanje temperature od 20-22 ° C tijekom hladne sezone i 22-25 ° C tijekom tople sezone, vlažnost treba biti 50-60%, brzina zraka na radnom mjestu je 0,1 m / s, dopuštena razina buke - 50 dB, maksimalni sadržaj prašine u zraku u prostoriji s veličinom čestica ne više od 3 mikrona - 0,75 mg / cu. m.

Doprinosi povećanju produktivnosti osoblja pravilno izvršenje interijeri radnih prostorija.

Da, shema boja za bojanje zidova odabire se uzimajući u obzir najveći koeficijent refleksije svjetlosti i stupanj osvjetljenja prostorije. Također treba obratiti pozornost na uređenje prostora, jer biljke ne samo da obavljaju dekorativnu funkciju, već i poboljšavaju sastav zraka, smanjujući živčani i vizualni umor.

Radno mjesto svakog uredskog djelatnika mora biti organizirano na način da nema prepreka i neugodnosti tijekom obavljanja njegovih službenih dužnosti.

Set namještaja za opremanje radnih mjesta uključuje radni stolovi(obični ili posebni za računala), pomoćni stolovi i ormari za odlaganje referentne građe i smještaj uredske opreme, udobne stolice ili stolice (podizanje i okretanje), ormari uobičajenog tipa i posebni - za vertikalno skladištenje dokumenata, metalni sefovi. Pri određivanju dimenzija namještaja treba uzeti u obzir ukupne dimenzije prostorija za poslugu i površinu predviđenu za svako radno mjesto.

U prostorijama uredske službe preporučljivo je ugraditi stroj za uništavanje dokumenata, te strojeve za uvezivanje knjiga, knjigovežnice, papirorezače. Za primarnu obradu ulaznih i izlaznih dokumenata potrebno je koristiti strojeve za otvaranje i pečaćenje omotnica, strojeve za savijanje i označavanje, laminator, žig stroj i dr.

Prilikom uređenja radnih mjesta potrebno je osigurati da svaki zaposlenik ima komplet uredskog pribora (višeslojne ladice za papir, kalendar-dnevnik, stolni organizator s olovkama i olovkama, blokovi za pisanje, razne mape za trenutno pohranjivanje dokumenata). ).

Na radnoj površini treba biti dovoljno prostora za smještaj dokumentacije, pribora.

Ako se koristi u ustanovi tradicionalni oblici registracija dokumenata i kontrola njihove provedbe, potrebno je imati stolne ormare za datoteke.

Sada gotovo svaki radno mjesto u pisarnici opremljenoj računalom i telefonom (interfonom ili s pristupom na urbana mreža). Osim toga, potrebno je osigurati prostor za skenere, pisače, faksove itd. Sva oprema koja se koristi mora se nalaziti u neposrednoj blizini korisnika. Uredskim radnicima treba osigurati tehnička sredstva u skladu s njihovim funkcionalnim zadacima.

Postavljanje monitora i pomoćnih uređaja na radno mjesto ne smije spriječiti radnika da radi u optimalnom radnom položaju. Parametri glavne opreme trebaju omogućiti zaposleniku mogućnost podešavanja visine tipkovnice i nagiba radna površina, rotacija - udaljenost prikaza, kao i visina radnog stolca, položaj njegovog naslona, ​​kut nagiba.

Oslonac za noge trebao bi služiti kao dodatni oslonac, koji osigurava udoban kut nagiba između nogu i sredstvo za promjenu radnog položaja. Nagib površine oslonca za noge mora biti podesiv.

Preporuča se korištenje radnih stolica sa samoorijentirajućim kotačima, koji korisniku omogućuju jednostavno i sigurno kretanje na kratkim udaljenostima unutar radnog mjesta. Površina sjedala i naslona stolice mora biti mekana, s protukliznim, hermetičkim premazom, lako se čisti i ne naelektrizirati.

Kontrole za postavljanje parametara radnog mjesta trebaju biti jednostavne i lake za korištenje.

Udaljenost između očiju radnika i zaslona računala ne smije biti manja od jedne i pol dužine dijagonale monitora; zaslon treba postaviti 15 stupnjeva ispod razine očiju, visina tipkovnice bit će 70-85 cm od poda, središte zaslona - 90-115 cm od poda. Zapešća trebaju biti postavljena u istoj razini kao i podlaktice. Zaslon mora biti postavljen tako da sunčeva svjetlost a svjetlost lampi se nije odbijala od njega i nije zaslijepila radnika. Nepoželjno je postavljati zaslon ispred prozora, a radnik sjediti okrenut prema prozoru. Poželjno je da razina svjetline ekrana odgovara jačini svjetla u prostoriji, što se može postići podešavanjem monitora.

Radna mjesta s monitorima nalaze se na udaljenosti od najmanje jednog i pol metra jedno od drugog.

Kod ispisa tekstova s ​​papirnatog dokumenta poželjno je koristiti držač dokumenta koji je podesiv po visini, kutu i udaljenosti. Držač dokumenata smanjuje količinu pokreta glave, vrata i očiju tijekom pregledavanja dokumenata.

Za zaposlenike koji unose podatke u računalo predviđena je pauza dva sata nakon početka rada i jedan i pol do dva sata nakon pauze za ručak u trajanju od 15 minuta svaki ili svaki sat rada za računalom u trajanju od 10 minuta tijekom rada. dan.

Velika važnost u radu upravnog aparata ima organizaciju radnih mjesta za službenike i stvaranje povoljni uvjeti rad.

Menadžerski posao obično karakterizira niska tjelesna aktivnost, monotonija i dugotrajan boravak u zatvorenom prostoru. Sve to uzrokuje brzo zamaranje i, naravno, odražava se na rezultate rada. Stoga pri organiziranju rada rukovodećeg osoblja, što uključuje i uredske radnike, veliku pozornost treba posvetiti uređenju i rasporedu uredskih prostorija, održavanju uvjeta osvjetljenja i temperature u njima koji zadovoljavaju standarde, uklanjanju buke, opremanju radnih mjesta u skladu s propisima. obavljane funkcije, uspostavljanje racionalni režim rad.

Pri izboru prostorije za uredski rad treba voditi računa da prema važećim propisima normativ uredskog prostora treba biti najmanje 4 m 2 po zaposleniku. Osim toga, vodi se računa o mogućnosti postavljanja i lociranja opreme, a posebno osobnih računala, skenera, faksova, printera koji se danas vrlo aktivno koriste u području upravljanja. Stoga, utvrdivši sastav i vrstu predloženog tehnička sredstva i pomoćna oprema, uzeti u obzir ukupnu površinu potrebnu za njihovo postavljanje. Nakupljanje u maloj prostoriji u kojoj radi nekoliko ljudi, velikog broja alata za automatizaciju i mehanizaciju značajno mijenja mikroklimu u prostoriji, uvjete rada i dovodi do brzog umora. Stoga se izračunavanje površine po zaposleniku koji radi na zaslonu računala provodi iz norme od 6 m 2 po osobi. Radna mjesta s monitorima trebaju biti udaljena najmanje 1,5 m jedno od drugog. u velikom broju tehnička sredstva pogodnija uz pomoć pomičnih pregrada ili uredski namještaj za odvajanje nekoliko radnih područja. Prostorija uvijek treba biti dobro prozračena ili klimatizirana. Povećane zahtjeve za ventilacijom (brzinom izmjene zraka) nameću strojevi za fotokopiranje i pisači velike brzine.

Jednako je važno pravilno osvjetljenje radnih mjesta. Nedostatak rasvjete često je jedan od uzroka umora. Prirodno osvjetljenje je najbolje. Svjetlo treba pasti lijevo ili ispred. Umjetno osvjetljenje radnih mjesta može biti opće (svjetiljke se nalaze na stropu) ili lokalno, kada svako radno mjesto ima stolna lampa. Trebao bi biti dovoljan u smislu razine i ujednačenosti osvjetljenja.

Ako su dostupna računala za uklanjanje odsjaja na zaslonu, opća rasvjetna tijela se ne postavljaju na strop, već na vrh zidnih ploča.

Ne manje važno je temperaturni režim. U zatvorenom prostoru preporuča se održavati temperaturu od 22-24 ° C i vlažnost od 40-60%. Urednička služba obično se nalazi uz recepciju pročelnika, a pomoćni tajnik smješten je na recepciji pročelnika ili tvrtke. Ako uzmemo u obzir da je recepcija posjetnica ustanove, prema kojoj se ocjenjuje kultura rada u cjelini, stvara prvi dojam o poduzeću (instituciji), onda postaje jasna važnost koja se pridaje njezinoj opremljenosti.

Uredništvo je također jedan od najposjećenijih odjela ustanove, pa je dat i njegov interijer povećana pozornost. Radno mjesto zaposlenika koji po prirodi svoje djelatnosti najčešće prima posjetitelje treba biti smješteno u blizini ulaza u prostorije. Prilikom postavljanja mjesta zaposlenika koji rade u istoj prostoriji, uzimaju se u obzir njihovi poslovni kontakti. Stalno radeći bučni uređaji trebali bi se po mogućnosti nalaziti u zasebnoj prostoriji opremljenoj materijalima za zvučnu izolaciju. Prilikom lociranja radnih mjesta, uzmite u obzir dimenzije preporučene za prolaze:

• - širina prolaza za jednu osobu - 60 cm;
• - za dvije osobe - 80 cm;
• - za tri osobe - 100 cm;
• - između stolova - 55 cm;
• - između uređaji za grijanje i desktop - 55 cm;
• - između zida i stola - 65 cm.

Nepoželjno je postaviti zaslon ispred prozora, a za rad na zaslonu - sjediti okrenut prema prozorima.

Radno mjesto svakog zaposlenika opremljeno je uzimajući u obzir njegove funkcionalne dužnosti. Na primjer, radno mjesto tajnice poslovođe ili tajnice tvrtke sastoji se od tri zone: glavne, gdje se nalazi njegov radni stol s dodacima i potrebnom uredskom opremom, servisne zone za posjetitelje i pomoćne zone, gdje su ormari, fotokopirnica, faks itd. nalaze se.

Od velike je važnosti izbor namještaja. Dimenzije namještaja trebaju odgovarati površini prostorije i ne bi smjele zatrpati sobu. Prilikom odabira namještaja uzmite u obzir antropološke pokazatelje zaposlenika. Budući da uredski službenik mora puno sjediti, vrlo je važno odabrati udobnu stolicu ili stolicu s podesivom visinom sjedala. Na primjer, fotelja i stolice s visokim naslonom s dva zavoja su udobne: za lumbalni i prsni kralježnice.

Ormari bi trebali omogućiti okomito skladištenje mapa i brzi pregled predmeta, a radne površine trebale bi biti podesive po visini unutar 680-760 mm. Ladice u stolovima trebaju biti odgovarajuće veličine za dokumente i mape i lako se izvlačiti čak i ako su jako opterećene. Stolovi su često opremljeni konzolama. Danas različite tvrtke proizvode dovoljan broj racionalnih garnitura namještaja za recepciju i uredske prostore.

Za svako radno mjesto treba osigurati skup jednostavne uredske opreme, na primjer, višeslojne ladice za prikupljanje dokumenata, tjedni kalendar, stolni organizator s olovkama, olovkama i drugim priborom, blok za bilješke, mape za pohranu tekućih dokumenata itd.

Skup tehničkih sredstava uredskog radnika mora odgovarati njegovom funkcionalne dužnosti, no danas je gotovo obavezno za svako radno mjesto u uredskom poslovanju računalo i telefon (portafon ili s pristupom gradskoj mreži).

Ako postoji biro (skupina) strojopisnih radova, onda ga opremite osobnim računalima, diktafonima, brzim pisačem, klamericama za dokumente, policama i ormarima za pohranjivanje obrazaca dokumenata, strojem za uništavanje dokumenata itd. Odjel za kopiranje i umnožavanje, osim opreme za kopiranje, može imati strojeve za uvezivanje knjiga, slaganje, rezanje papira i sl.

Za primarnu obradu ulaznih i izlaznih dokumenata potrebni su vam klamerica za dokumente, otvarač kuverti, zatvarač kuverti, strojevi za savijanje i označavanje, laminator, stamper i sl.

Uz tradicionalnu registraciju dokumenata i kontrolu izvršenja, potrebni su stolni ormari za datoteke.

Regali, ormari, metalni sefovi koriste se za pohranu kutija.

Izbor uredske opreme stalno se širi i prilagođava uvođenju automatiziranih tehnologija.

Dobro opremljeno radno mjesto Prekrasan dizajn uredski prostor, zdrava mikroklima stvaraju dobro radno raspoloženje i povećavaju produktivnost.

Modul 3

3.1. Radno mjesto tajnice

Racionalna organizacija rada tajnika počinje organizacijom radnog mjesta.

Radno mjesto tajnice uvjetno je podijeljeno u 3 zone:

1) Radni prostor - glavno mjesto rada, tu je stol, telefon, računalo i potrebna uredska oprema. Radno mjesto tajnice se nalazi pored ulaza u kancelariju voditelja, tako da je dobro vidjeti sve koji ulaze u prijemnu sobu, susresti ih licem, a ne leđima.

2) Pomoćna zona - ovdje se nalaze ormari, fotokopirni uređaj, fax i sl.

3) Prostor za posluživanje posjetitelja - ovdje se nalaze stolice za posjetitelje, stolić za kavu, razne brošure itd.

Potrebno je jasno održavati razdvajanje zona, što će tajniku omogućiti produktivniji rad.

Radno mjesto tajnice nalazi se u sobi za primanje, koja se obično nalazi uz ured upravitelja. Treba ga postaviti tako da tajnik može vidjeti sve koji ulaze u recepciju. Prijemni prostor je podijeljen na radno područje i prostor za posjetitelje.

Prilikom odabira veličine recepcije potrebno je uzeti u obzir sljedeće čimbenike:

1) pristupi namještaju i opremi;

2) raspored i rad namještaja i opreme;

3) u nekim slučajevima, potreba za posebnim uvjetima;

4) mogućnost ugradnje dodatne opreme.

Ako u prostoriji radi nekoliko ljudi, tada bi u skladu s važećim standardima norma za površinu uredskih prostorija trebala biti najmanje 4 m 2 po zaposleniku.

SAVJET. Radno mjesto tajnice treba imati potreban prostor za uredsku opremu i takav položaj da tajnica može vidjeti sve posjetitelje, a posjetitelji odmah po ulasku u ured vide tajnicu.

Organizacija radnog mjesta tajnika pročelnika formirana je na temelju analize sadržaja njegovih aktivnosti, zahtjeva ergonomije, higijene i psihofiziologije i usmjerena je na projektiranje optimalne organizacije radnog mjesta.

Približan popis uredske opreme i računalnih alata koji se koriste u radu tajnice:

1) sitni uredski pribor (pisaći pribor: pera, papir, olovke, gumice i dr.);

2) sredstva za sastavljanje i izradu tekstualnih dokumenata (računalo, diktafon, pisač, skener, na zalihi - prijenosni pisaći stroj);

3) sredstva za obradu papirnatih dokumenata (strojevi za lijepljenje i pričvršćivanje, oprema za otvaranje i rezanje koverti, oprema za adresiranje i žigosanje, mašina za uništavanje dokumenata);

4) sredstva za čuvanje i traženje dokumenata (kartoteke raznih vrsta, ormari i police, sef);

5) sredstva komunikacije (telefon, radiotelefon, radio, teletajp, telefaks, mrežna kartica za lokalnu mrežu, sredstva operativne dispečerske veze, E-mail, modem);

6) fotokopirni strojevi i uređaji;

7) šreder za promptno uništavanje povjerljivih podataka;

8) uredski namještaj i oprema:

1) stol s jednim postoljem;

2) prefiks s ormarićem za računalo, računalo;

3) podizno-okretna stolica;

4) pomoćni stol.

Sredstva male uredske opreme neophodna su za bilo koju razinu automatizacije rada tajnice. Dakle, tajnik bi trebao imati olovke i olovke u ispravnom stanju, papir s marginom, budući da ih posjetitelji, sudionici sastanaka možda neće imati u pravo vrijeme, a tehnička podrška pregovorima i sastancima njegova je službena dužnost.

U sredstvima sastavljanja i izrade tekstualnih dokumenata računalo sve više dolazi do izražaja, čak i uz vrlo mali tijek rada. Dokumenti stvoreni njime imaju estetski prihvatljiviji izgled zbog prisutnosti različitih fontova i boja, što ne može utjecati na odnos prema dokumentu i pomaže u stvaranju povoljnog dojma o autoru dokumenta.

Diktafoni su nezamjenjivi kada je potreban bešuman i točan prikaz audio informacija.

Skener je praktičan alat za unos velike količine tekstualnih i grafičkih informacija u računalo, kao i dokumenata u automatizirani sustav za upravljanje dokumentima.

Sredstva komunikacije mogu se kombinirati u hardverskom prikazu, na primjer, telefon - faks - modem, trebaju imati kompaktan izgled i mirna, uhu ugodna sredstva za obavještavanje o početku komunikacije. Fotokopirni uređaji se odabiru ovisno o količini posla, potrebnoj kvaliteti kopija i drugim parametrima.

Neophodan učinkovit alat za planiranje radnog dana tajnika i voditelja je tjedni dnevnik u kojem su predmeti objavljeni po datumu.

U ove svrhe možete koristiti softverski proizvod kao što je Lotus Organizer instaliran na osobnom računalu. Lotus Organizer nazivamo osobnim informacijskim sustavom namijenjenim učinkovitoj organizaciji radnog vremena. Osim kalendara, uključuje telefonski imenik, adresar, bilježnicu itd. Ali čak i s Lotus Organizerom, da biste umnožili informacije, morate imati običan dnevnik ili povremeno ispisati neke podatke s računala.

Dokumenti zaprimljeni u arhivu Odsjeka pohranjuju se u ormaru u mapama-registratorima, mapama, referentnim i informativnim pomagalima - u posebnim ormarima.

Prostor za posjetitelje upotpunjen je stolicama, stolićem i cvjećaricom. U slučaju da zgrada nema garderobu, u sobi za primanje potrebno je postaviti garderobu za vanjsku odjeću. Namještaj za posjetitelje trebao bi biti na mjestu koje je jasno vidljivo tajniku. Ne preporuča se staviti u recepciju tapecirani namještaj, budući da se uz pravilnu organizaciju rada ne očekuje duža prisutnost posjetitelja.

Ponekad tajnica treba pripremiti čaj ili kavu za upravitelja i posjetitelje. Da biste to učinili, dobro je osigurati malu "kuhinju". Naravno, vizualno bi trebao biti izoliran od mjesta za posjetitelje. Strogo se ne preporučuje pretvaranje radnog mjesta tajnice u smočnicu.

SAVJET: U ormariću u "čajnoj kuhinji" trebao bi postojati poseban dio u kojem ne bi trebalo biti prijevoda: kvalitetna i skupa kava, instant i prirodna, čaj, vrhnje, nekoliko kutija slatkiša, po mogućnosti iste.

Budući da samo punu kutiju treba poslužiti menadžeru i važnim posjetiteljima, uslijed čega se može nakupiti nekoliko započetih kutija, od kojih će vrijedna tajnica dovršiti cjelovitu.

Kavu treba poslužiti u izvrsnom servisu na lijepom pladnju.

Radno mjesto tajnika ustrojstvene jedinice treba biti opremljeno opremom za kolektivnu uporabu (pisači, telefaks, fotokopirni uređaj i dr.) radi produktivnijeg korištenja. Pravovremena zamjena zamjenjivih ispisnih uložaka, organizacija popravaka trebala bi biti odgovornost ovog zaposlenika. Prisutnost tajnika odjela omogućuje korištenje telefonske centrale s jednom izlaznom linijom izvan organizacije.

Radno mjesto tajnika jedinice mora biti opremljeno ručnim, mehaničkim ili elektroničkim sustavima (kao što su kartoteke, osobno računalo) za fiksiranje i kontrolu dokumenata koje zaposlenici jedinice primaju i nalaze se u njihovoj izradi. Možda nije suvišno imati kompaktni pisaći stroj (električni ili mehanički) za pisaće popunjavanje obrazaca s točnim i finim graviranjem u slučaju kvara računalne opreme, na primjer, zbog napada virusa ili posebne tajnosti dokumenta koji se pripremljeni.

Raspored radnog mjesta tajnika trebao bi pružiti maksimalnu pogodnost u obavljanju dužnosti i ne proturječiti zahtjevima za uštedu prostora.

Radno mjesto tajnika mora ispunjavati sve zahtjeve koji osiguravaju maksimalnu udobnost u radu, minimalni napor i vrijeme potrošeno na neproduktivne pokrete. Jedan od glavnih zahtjeva koje tajnica mora strogo ispunjavati je izuzetan red i čistoća kako na radnom mjestu tako iu sobi za prijem.

Tajnički zadatak- učiniti sve što je potrebno da se posjetitelj osjeća ugodno na recepciji. Tajnik ne bi trebao pretrpavati prolaze u sobi za prijem osobnim stvarima, stavljati stvari na istaknuta mjesta. Ako postoji potreba za ukrašavanjem zida, onda je u tu svrhu bolje koristiti sliku ili ispis koji nadopunjuje interijer. Dopušteno je na zidove postaviti informativne stalke ili tablice s naznačenim vremenom prijema posjetitelja, kalendar i sl.

SAVJET. I na ploči stola radnog mjesta tajnice iu ladicama stola uvijek je potrebno održavati red i čistoću. Informacije, dokumenti pohranjeni u ladicama stola trebaju biti sistematizirani, lako vidljivi i dostupni za rad.

Tajnik mora vršiti stalnu kontrolu sigurnosti namještaja, tehničke opreme i njihovog sanitarnog stanja.

zaključke: tajnica treba učiniti sve što je potrebno da se posjetitelj na recepciji osjeća ugodno, a sam tajnik ne bi trebao ništa gnjaviti tijekom napornog radnog dana. Svaki bi se zaposlenik trebao osjećati ugodno na radnom mjestu.

1. Pojam "unifikacije", "standardizacije", "šablonizacije" i njihova obilježja 3

2. Sastaviti i izdati memorandum od zapovjednika hostela za mlade šefu poduzeća ili odjela o spremnosti hostela za jesensko-zimsko razdoblje. 5

3. Sastavite i izdajte telegram kojim obavještavate čelnika poduzeća o mogućnosti sudjelovanja njegovih zaposlenika na znanstvenom i praktičnom seminaru za usavršavanje. 6

4. Arhiva ustanove. Njegove funkcije i osnovni zahtjevi za njega. 7

5. Radno mjesto referenta (tajnika-referenta), osnovni uvjeti 11

Literatura.. 14

1. Pojam "unifikacije", "standardizacije", "šablonizacije" i njihove značajke

Jedan od najučinkovitijih načina poboljšanja dokumenata je njihova standardizacija, tj. ujedinjenje.

Unifikacija dokumenata - uspostavljanje jedinstvenog skupa vrsta i sorti dokumenata za slične situacije upravljanja, razvoj jedinstvenih obrazaca i pravila za njihovu pripremu, dizajn i stvaranje predložaka tekstova.

Objedinjavanje vrsta i sorti dokumenata provedeno je na temelju klasifikacije lokaliteta, problematike djelatnosti ustanove i izrade klasifikatora za upravnu dokumentaciju.

Smjer objedinjavanja je izrada predloških tekstova. Preporučljivo je to učiniti za grupe dokumenata koji obrađuju identične akcije. Dio detalja ispisuje se tipografski (trajni detalji), za promjenjive ostavljeni su slobodni redovi. Šabloni određuju sastav informacija u dokumentima, njihov slijed i fiksiraju stabilne verbalne formulacije. Predlošci tekstova dokumenata izrađuju se u ustanovi u obliku zbirke.

Predlošci dokumenata zahtijevaju znatno manje vremena za sastavljanje.

Široko su se koristili upitnici - "upitnik za dobivanje informacija". Najpoznatiji kadrovski upitnici. Kroz anketu možete prikupiti bilo kakve informacije. USORD daje prvi pokušaj u obrascu upitnika predstaviti modele naloga (o prijemu, premještaju, otpuštanju zaposlenika organizacije) i memoranduma.

Poseban zadatak je proučavanje samih dokumenata koji u ustanovu dolaze izvana (incoming) i nastaju u njoj. Ovo je najdugotrajniji i najmukotrpniji dio studije. Cijeli skup dokumenata ili neki njihov dio može se proučavati kako radi racionalizacije tehnološki proces njihovu obradu, te rješavanje pitanja unifikacije i šablonizacije dokumenata u formi i sadržaju. Kako bi se pojednostavili procesi uredskog rada, informacije o sastavu dopisnika i glavnim pitanjima dopisivanja mogu se dobiti iz dokumenata. Ti su podaci nužni pri sastavljanju klasifikatora, rješavanju problema izravnog tijeka dokumenata i automatiziranju tijeka rada. Unifikacija i šabloniranje zahtijevaju pregled velikih nizova dokumenata. U fazi istraživanja potrebno je samo odlučiti o mogućnosti i izvedivosti takvog rada.

2. Sastaviti i izdati memorandum od zapovjednika hostela za mlade šefu poduzeća ili jedinice o spremnosti hostela za jesensko-zimsko razdoblje

Mladi Direktor poduzeća

hostel br. 6 "Kontakt"

Ivanov A.B.

IZVJEŠTAJ.

17. rujna 2004. Novosibirsk

O spremnosti hostela

Obavještavamo Vas da nakon remont, u trajanju od 15. siječnja 2004. do 12. rujna 2004. hostel broj 6 na ulici. Nimirovich-Danchenko, 154 je spreman za jesensko-zimski režim.

Zapovjednik omladine

Potpis konvikta V.G. Rudnev

U predmetu broj 143/3

3. Sastavite i izdajte telegram kojim obavještavate čelnika poduzeća o mogućnosti sudjelovanja njegovih zaposlenika na znanstvenom i praktičnom seminaru za usavršavanje.

VODITELJU PODUZEĆA DOO "INTEL-SINTEZ" KHARLOV M.S.

OBAVJEŠTAVAMO VAS O ZNANSTVENO-PRAKTIČNOJ RADIONICI NA TEMELJU CJSC "LOGOS" pt U KOJOJ VAŠA ORGANIZACIJA MOŽE SUDJELOVATI pt.

DIREKTOR CJSC "LOGOS" A.I. Petrov

104456, Moskva, Sadovaya, 5 MP CJSC "LOGOS"

4. Arhiva ustanove. Njegove funkcije i osnovni zahtjevi za njega

Arhiv ustanove osniva se kao samostalna jedinica na čelu s voditeljem arhiva ili se u njegovim poslovima povjerava osobi odgovornoj za vođenje arhiva.

U svom radu, arhiv ustanove rukovodi se zakonodavstvom Ruske Federacije, zakonodavnim aktima o arhiviranju, naredbama, uputama viših organizacija, rukovodstvom ustanove, pravilima i drugim regulatornim i metodološkim dokumentima Odbora za arhive pod Vlada Ruske Federacije, metodološki dokumenti relevantne institucije Državne arhivske službe.

Pravilnik o arhivu ustanove izrađuje se na temelju Modela pravilnika, a odobrava ga uprava ustanove u dogovoru s nadležnom ustanovom Državne arhivske službe.

Arhiv ustanove radi prema planovima koje odobrava uprava ustanove, te joj odgovara u svom radu.

Uprava ustanove vrši nadzor nad radom arhiva ustanove.

Organizacijsko i metodičko upravljanje djelatnošću arhiva ustanove provodi nadležna ustanova Državnog arhiva.

Sastav arhivskih dokumenata. Arhiva uključuje:

1. dokumenti trajnog čuvanja završeni uredskim radom ustanove, nastali u djelatnosti strukturnih odjela, dokumenti privremenog (preko 10 godina) roka čuvanja potrebni u praktičnom radu, dokumenti o osoblju; (Dokumenti o kadrovima mogu se preuzeti u odgovarajućoj arhivi dokumenata o kadrovima pri lokalnoj izvršnoj vlasti.

2. dokumenti trajne pohrane i o osoblju ustanova prethodnica;

3. dokumenti trajnog čuvanja i osoblje likvidiranih institucija koje su izravno podređene ovoj organizaciji;

4. osobni fondovi rukovodećih djelatnika ustanove, primljeni u arhiv;

5. službene i resorne publikacije;

6. znanstveno-referentni aparat za arhivske dokumente.

Zadaci i funkcije arhiva

1. Glavni zadaci arhiva su:

1.1. popunjavanje dokumenata;

1.2. vođenje evidencije, čuvanje, stvaranje znanstvenog referentnog aparata, korištenje dokumenata pohranjenih u arhivu;

1.3. priprema i pravovremeni prijenos dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije za državnu pohranu u skladu sa zahtjevima Državne arhivske službe Ruske Federacije;

1.4. nadzor nad formiranjem i izvršavanjem predmeta u uredskom poslovanju ustanove;

2. U skladu s poslovima koji su mu dodijeljeni, arhiv obavlja sljedeće poslove:

2.1. prihvaća najkasnije 3 godine nakon završetka uredskog rada, evidentira i pohranjuje dokumente strukturnih odjela ustanove, obrađene u skladu sa zahtjevima koje je utvrdila Državna arhivska služba Ruske Federacije;

2.2. izrađuje i koordinira s nadležnim arhivskim tijelom rasporede za podnošenje inventara na razmatranje stručnoj i verifikacijskoj komisiji odgovarajuće institucije Državnog ureda za reviziju Ruske Federacije i prijenos dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije za državnu pohranu;

2.3. izrađuje i dostavlja, najkasnije u roku od 2 godine od završetka uredskih poslova, godišnje presjeke inventara predmeta trajne pohrane i osoblja na razmatranje stručnoj službi ustanove i stručnom i verifikacijskom povjerenstvu odgovarajuće ustanove GAS-a. RF;

2.4. vodi evidenciju i osigurava potpunu sigurnost predmeta primljenih na čuvanje;

2.5. stvara, dopunjuje i unapređuje znanstveno-priručni aparat za spise i dokumente pohranjene u arhivu, osigurava njegov kontinuitet sa znanstveno-priručnim aparatom odgovarajućeg državnog arhiva;

2.6. organizira korištenje dokumenata:

obavještava rukovodstvo i zaposlenike ustanove o sastavu i sadržaju dokumenata arhiva;

izdaje, po utvrđenom postupku, predmete, isprave ili preslike dokumenata za potrebe službene i znanstvene uporabe, za rad u prostorijama arhiva;

ispunjava zahtjeve organizacija i prijave građana o utvrđivanju radnog staža i drugim pitanjima društveno-pravne naravi, na propisani način izdaje preslike dokumenata i arhivske radnje;

vodi evidenciju o korištenju dokumenata pohranjenih u arhivu;

2.7. provodi ispitivanje vrijednosti dokumenata pohranjenih u arhivu, sudjeluje u radu stručnog povjerenstva ustanove;

2.8. pruža metodičku pomoć evidencijskoj službi u sastavljanju nomenklature spisa ustanove, kontrolira pravilnost formiranja i izvršavanja predmeta u evidenciji, kao i pripremu predmeta za predaju u arhiv ustanove,

2.9. sudjeluje u provođenju aktivnosti na usavršavanju djelatnika arhivske i uredske službe ustanove;

2.10. godišnje dostavlja nadležnom državnom arhivu podatke o sastavu i obimu spisa u propisanom obliku.

2.11. priprema i, u skladu s utvrđenim postupkom, prenosi dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije na pohranu u odgovarajući državni arhiv.

Arhivska prava. Za obavljanje dodijeljenih poslova i funkcija arhiv ima pravo:

1. kontrolirati izvršenje utvrđena pravila rad s dokumentima u strukturnim odjelima ustanove.

2. zahtijevati od ustrojstvenih dijelova ustanove podatke potrebne za rad arhiva, vodeći računa o provedbi svih poslova i funkcija koje su povjerene arhivu.

Voditelj arhiva odgovoran je za ispunjavanje poslova i poslova koji su povjereni arhivu.

5. Radno mjesto referenta (tajnika-referenta), osnovni uvjeti

Stvaranje i održavanje optimalnih radnih uvjeta za pomoćnika tajnika jedan je od najvažnijih preduvjeta za njegov učinkovit i siguran rad.

Glavni dokument koji definira uvjete rada na osobnim računalima su „Higijenski zahtjevi za video terminale (VDT), osobna elektronička računala (PC) i organizaciju rada. Sanitarne norme i pravila "(SanPiN 2.2.2.542-96), koji su odobreni i stavljeni na snagu rezolucijom Državnog odbora za sanitarni i epidemiološki nadzor Rusije od 14. srpnja 1996. br. 14.

Prostorija u kojoj se nalazi radno mjesto tajnika (u daljnjem tekstu: ured) ne smije se nalaziti u blizini prostorija u kojima razina buke i vibracija prelazi normalizirane vrijednosti.

Ured treba biti opremljen grijanjem, klimatizacijom ili učinkovitom dovodnom i ispušnom ventilacijom. Polimerni materijali koji se koristi za unutarnje uređenje interijera ureda mora biti odobren od strane nadležnih tijela i institucija.

Podna površina ureda treba biti glatka, bez rupa, neskliska, laka za čišćenje i mokro čišćenje, te imati antistatička svojstva.

U skladu sa zahtjevima dokumenta, prostorija u kojoj se nalazi radno mjesto tajnika mora imati prirodno i umjetno osvjetljenje.

Ujedno, lokacija radnog mjesta u podrumima nije dozvoljeno.

Površina radnog mjesta tajnika mora biti najmanje 6,0 četvornih metara. m, a volumen prostorije u kojoj je opremljeno radno mjesto tajnika mora biti najmanje 20,0 kubičnih metara. m.

Ured treba čistiti svakodnevno.

Ured treba biti opremljen priborom za prvu pomoć i aparatima za gašenje požara ugljičnim dioksidom.

Prirodno osvjetljenje ureda treba provoditi kroz svjetlosne otvore (prozore) orijentirane uglavnom prema sjeveru i sjeveroistoku, te osigurati koeficijent prirodnog osvjetljenja (KEO) od najmanje 1,2% u područjima sa stabilnim snježnim pokrivačem (u zimsko razdoblje) i ne manje od 1,5% u ostatku Ruske Federacije.

Radna mjesta u odnosu na svjetlosne otvore trebaju biti smještena tako da prirodno svjetlo pada na površinu stolova sa strane, uglavnom s lijeve strane.

Umjetnu rasvjetu u uredu treba osigurati sustavom opće jednolične rasvjete u obliku čvrstih ili isprekidane linije svjetiljke smještene sa strane radnih mjesta, paralelno s vidnom linijom tajnice pri radu na računalu.

Poželjno je da stol sekretarice ima dovoljan broj ladica za smještaj dokumenata i pribora za rad, jedna od tih ladica mora biti zaključana na ključ.

Izravno na radnoj površini treba postaviti:

· Stolni uredski pribor (uključuje olovke, olovke, markere od 2-3 boje, usku traku, gumicu itd.);

· Timesheet-kalendar za tekuću godinu;

· Byuvar (kalendar-tjednik) za vođenje tekuće evidencije;

· Spremnik za sortiranje dolazne korespondencije;

· Postolje za materijal korišten u reprintu ili držač kopije;

· Držač posjetnica;

· Kutija za diskete.

U ladicama radne površine treba staviti:

· Papir (uključujući papir za nacrte i papir za kopiranje);

· Obrasci dokumenata;

· Bilježnica, dnevnik za sudjelovanje na sastancima i bilježenje uputa pročelnika;

· Aktovka ili mapa za papire;

· Datoteke, mape-uglovi;

· Omotnice;

· Dater-numerator, žigovi „Za kontrolu“, „Pr. Br. _”, “Ulaz br. _” itd.;

· Klamerica, klamerica, bušilica, škare.

Dizajn radnog stolca za tajnicu trebao bi osigurati održavanje racionalnog radnog položaja tijekom rada na računalu, omogućiti promjenu položaja kako bi se smanjila napetost mišića u vratno-ramenskom području i leđima kako bi se spriječio razvoj umora.

Radna stolica treba biti podizno-okretna, podesiva po visini i kutu nagiba naslona sjedala, kao i udaljenosti naslona od prednjeg ruba sjedala.

Zaslon računala treba biti smješten na udaljenosti od 600-700 mm od očiju tajnice (uzimajući u obzir veličinu alfanumeričkih znakova i simbola), ali ne bliže od 500 mm.

Osim toga, radi praktičnosti u rukovanju dokumentima, radno mjesto tajnice treba biti opremljeno lako pomičnim glazbenim stalkom za dokumente.

Bibliografija

1. Naredba Federalnog arhiva od 18. kolovoza 1992. br. 176 "O okvirnom propisu o arhivi državnih institucija, organizacija, poduzeća."

2. Adreeva V.I. Uredski posao. M .: CJSC "Poslovna škola" Intel-Synthesis ", 1997.

3. Basakov M.I. Referentni sekretar-refer. M.: Feniks, 2003.

4. Bondyreva T.N. Tajnički poslovi. M.: Uredski rad, 2004.

5. Kirovski M.R. Uredski posao. M.: UNITI-DANA, 2004.

6. Kuznjecov I.N. Tajnik-referent: Obrazovno-praktični vodič. M .: Izdavačka i trgovačka korporacija "Dashkov i Co", 2004.

Kirovski M.R. Uredski posao. M.: UNITI-DANA, 2004. S. 45.

Basakov M.I. Referentni sekretar-refer. M.: Phoenix, 2003. S. 17.

Naredba Federalnog arhiva od 18. kolovoza 1992. br. 176 "O približnim propisima o arhivi državnih institucija, organizacija, poduzeća."

Bondyreva T.N. Tajnički poslovi. M .: Uredski rad, 2004. S. 112.

Kuznjecov I.N. Tajnik-referent: Obrazovno-praktični vodič. M .: Izdavačka i trgovačka korporacija "Dashkov i Co", 2004. S. 27-33.