Recent, una dintre cele mai populare specialități este considerată funcționar. Responsabilitățile acestui angajat includ procesarea unui număr mare de documente. Ce face mai exact și de ce este atât de important să ai în personal un lucrător de această meserie? Acest lucru trebuie tratat în detaliu.

Bazele profesiei

Fiecare companie mai mult sau mai puțin mare are nevoie cu siguranță de un funcționar. Responsabilitățile care cad pe umerii unui astfel de angajat includ, în principal, hârtii. La prima vedere, pare plictisitor și inutil. Dar numai cei care nu au absolut nicio idee despre întregul flux de documente al întreprinderii gândesc astfel.

Pentru a înțelege acest flux de informații, este nevoie de un funcționar. Atribuțiile și funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească sunt următoarele:

1. Mentinerea circulatiei tuturor documentelor in intreprindere.
2. Apeluri telefonice și conversații cu clienții.
3. Prelucrarea și înregistrarea corespondenței primite.
4. Monitorizarea documentelor procesate de alti angajati.
5. Arhivarea documentelor.

Toate acestea necesită cunoașterea adecvată a normelor și regulilor de păstrare a evidenței. Astfel de abilități, desigur, pot fi dobândite în practică, dar este mai bine să aveți în plus o bună pregătire teoretică.

Caracteristici importante

Cum ar trebui să fie un funcționar adevărat? Responsabilitățile și condițiile de muncă își lasă întotdeauna amprenta. Acest lucru este valabil pentru absolut orice. Pentru început, merită să vorbim separat despre calitățile personale. Într-un astfel de loc de muncă, angajatul va fi obligat să:

1. Minte analitică pentru a naviga cu ușurință în fluxul de informații și a lua deciziile corecte.
2. Capacitatea de a-și concentra atenția asupra unei anumite probleme pentru o perioadă lungă de timp.
3. Abilitatea de a face mai multe lucruri deodată.
4. O memorie bună pentru a păstra în mod constant informațiile necesare în cap.
5. Decenţă.
6. Sociabilitatea și prietenia.
7. Rezistența la stres și capacitatea de a face față emoțiilor tale.
8. Abilități de comunicare.
9. O atitudine calmă față de critică.
10. Capacitatea de a conduce negocieri de afaceri.
11. Cunoașterea culturii comunicării și a vorbirii corecte.

Dacă toate aceste cerințe sunt îndeplinite, grefierul își va putea face treaba în mod corespunzător. Dar această profesie are și unele contraindicații medicale. Printre acestea:

• boli respiratorii (tuberculoză, astm și altele);
• probleme cardiace (hipertensiune, aritmie, defect);
• tulburări nervoase.

Dacă nu există, atunci angajatul poate începe munca în siguranță și poate spera la rezultate bune.

Termenii de responsabilități

Aproape fiecare oraș are o întreprindere sau organizație care angajează un funcționar. Responsabilitățile postului unui astfel de angajat, de regulă, sunt următoarele:

1. Recepția și procesarea corespondenței primite. Specialistul trebuie să înregistreze scrisoarea, să o transfere destinatarului și apoi să monitorizeze implementarea instrucțiunilor notate în rezoluție. Astfel de informații sunt introduse în jurnale sau carduri speciale și formează o bancă de date.
2. Insoteste parcurgerea fiecarui document prin toate etapele: pregatire - inregistrare - prelucrare - depozitare. În orice moment, grefierul trebuie să poată furniza un program complet la cerere.
3. Contabilitatea documentelor trimise și primite.
4. Arhivarea documentelor.
5. Organizarea corectă a contabilității și crearea unei baze de date de referință pentru căutare rapidă și ușoară.
6. Monitorizează corectitudinea executării și semnării documentelor, precum și aplicarea vizelor corespunzătoare.
7. Responsabil pentru siguranța tuturor documentației întreprinderii.

Doar un funcționar special instruit se poate ocupa de toate acestea. Responsabilitățile sale de serviciu sunt concepute în așa fel încât munca prestată să fie cât mai eficientă.

Profesii conexe

Doar întreprinderile mari își pot permite să aibă un funcționar în personal. Pentru organizațiile cu un număr mic de unități de lucru, acesta este un lux. Un volum mic de flux de documente face posibilă economisirea salariilor. O lucru simplu Secretarul se ocupă de documente. Acest lucru permite specialistului să profite la maximum de ziua sa de lucru. Prin urmare, atribuțiile secretarului-grefier sunt combinație armonioasă funcţii corespunzătoare ambelor poziţii.

Acestea trebuie colectate într-o singură instrucțiune și trebuie urmate. Particularitatea este că ambele profesii (funcționar și secretar) sunt foarte asemănătoare între ele. Ambele implică lucrul cu documente și comunicarea telefonică. Aici este chiar dificil să se determine care sarcini sunt cele mai potrivite pentru ce specialitate. Principalele domenii de activitate ale acestora rămân:

• lucrează cu corespondența de intrare și de ieșire;
• monitorizarea executării documentelor;
• preluarea apelurilor telefonice și redirecționarea acestora pentru a comunica cu alți specialiști;
• arhivare.

Toate acestea constituie atribuțiile secretarului-grefier.

Impactul specificului locului de muncă

Munca oricărei întreprinderi este asociată cu fluxul diferitelor documente. Funcționarul este cel care trebuie să o sistematizeze și să o transforme într-un mecanism armonios. ÎN grădiniţă responsabilitățile unui astfel de plan există și în cantități suficiente.

În plus, trebuie luat în considerare faptul că copiii instituții preșcolare, în baza legii Federația Rusă„Despre educație” au devenit recent destul de independente și au primit drepturi destul de largi. Acest lucru se aplică activităților științifice, financiare, de personal, economice și de altă natură. Conducerea unor astfel de instituții poate funcționa cel mai mult directii diferite, încheierea independentă a contractelor și desfășurarea negocierilor relevante. Toate acestea se reflectă în fluxul de hârtie din cadrul organizației, care necesită procesare și sistematizare în timp util. Grefierul nu trebuie doar să studieze, ci și să clasifice documentele, împărțindu-le în funcție de scopul lor:

• administrativ;
• informații și referințe;
• organizatoric;
• personal (de către personal);
• financiar;
• tehnic.

Toate documentele primite trebuie aduse într-un sistem strict și apoi prezentate pentru executare și răspuns.

Caracteristici importante

Începe compilarea Descrierea postului, necesar atenție deosebită acordați atenție responsabilităților funcționale ale funcționarului. Unii îi confundă cu oficialii. Dar există o diferență serioasă între aceste concepte.

În primul caz, ne referim la acele funcții principale pe care trebuie să le asume un specialist funcționar:

1. Lucrați cu documentele primite, înregistrarea și distribuirea acestora între unitățile structurale.
2. Contabilitatea circulatiei valorilor mobiliare si monitorizarea executiei acestora.
3. Transferul corespondenței procesate către destinatari.
4. Organizarea depozitării documentelor.

Acestea sunt principalele direcții pe care ar trebui organizată munca unui specialist de acest fel. Când vine vorba de responsabilități de serviciu, atunci aceasta înseamnă ceea ce un angajat trebuie să facă la o anumită întreprindere. Acțiunile enumerate sunt concepute pentru o structură specifică a companiei și particularitățile interacțiunii acesteia zone individualeși diviziuni.

La amplasarea unităților de servicii de management de birou într-o instituție, trebuie luate în considerare relațiile acestora, precum și succesiunea procesării documentelor. Este indicat să amplasați serviciul de management al biroului lângă birourile de conducere și la aceeași distanță de alte unități structurale. Camera cu echipament pentru duplicat și copiere, echipamente pentru legătorie trebuie izolată de celelalte încăperi de serviciu. Pentru dispozitivele zgomotoase care sunt utilizate în mod constant, ar trebui prevăzute și camere separate, căptușite cu materiale izolate fonic.

Cele mai raționale sunt premisele formă dreptunghiulară cu un raport de 1:1,5 (dar nu mai mult de 1:2). Lăţime camera de lucru ar trebui să fie de cel puțin 2,5 m, iar înălțimea - 3,25 m La determinarea dimensiunii spațiilor pentru serviciul de birou, trebuie să se țină cont de faptul că, conform standardelor în vigoare, pentru fiecare angajat care utilizează un computer trebuie să existe. cel putin sase metri patrati zonă

Important are iluminare corectă. În zonele de lucru este cel mai de dorit lumina naturala. Locurile de lucru sunt poziționate astfel încât lumina să cadă din stânga și din față. Iluminat artificial poate fi generală (lămpile sunt montate în tavan) și locale (la fiecare loc de muncă este instalată o lampă de masă).

În încăperile de serviciu, se recomandă menținerea unei temperaturi de 20-22° C în sezonul rece și 22-25° C în sezonul cald, umiditatea trebuie să fie de 50-60%, viteza de circulație a aerului la locul de muncă - 0,1 m/ s, nivel acceptabil de zgomot - 50 dB, conținut maxim de praf în aerul din încăpere cu o dimensiune a particulelor de cel mult 3 microni - 0,75 mg / metru cub. m.

Crește productivitatea personalului înregistrarea corespunzătoare interiorul camerelor de lucru.

Da, schema de culori pentru vopsirea pereților este selectată ținând cont de cel mai mare coeficient de reflexie a luminii și de gradul de iluminare al camerei. De asemenea, trebuie acordată atenție amenajării spațiilor, deoarece plantele nu numai că îndeplinesc o funcție decorativă, ci și îmbunătățesc compoziția aerului, reducând oboseala nervoasă și vizuală.

Locul de muncă al fiecărui angajat de birou trebuie să fie organizat astfel încât să nu existe obstacole sau inconveniente în timpul îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

Setul de mobilier pentru dotarea locurilor de munca include birouri(obișnuite sau speciale pentru computere), mese auxiliare și noptiere pentru depozitarea materialului de referință și amplasarea echipamentelor de birou; scaune confortabile sau scaune (lift-and-swing), dulapuri convenționale și speciale pentru depozitarea verticală a documentelor, seifuri metalice. La determinarea dimensiunilor mobilierului trebuie luate în considerare dimensiunile generale ale încăperilor de birou și suprafața alocată fiecărui loc de muncă.

În sediul serviciului de lucru de birou, este recomandabil să instalați o mașină pentru distrugerea documentelor, precum și mașini de legare și cusut, colazionare și de tăiat hârtie. Pentru prelucrarea primară a documentelor de intrare și de ieșire, trebuie utilizate mașini pentru deschiderea și sigilarea plicurilor, mașini de pliat și marcat, un laminator, o mașină de ștanțat etc.

La amenajarea locurilor de muncă, este necesar să se asigure că fiecărui angajat i se oferă un set de rechizite de birou (tavi cu mai multe niveluri pentru hârtie, un calendar-agenda, un organizator de birou cu pixuri și creioane, blocnotes, diverse mape pentru depozitarea de rutină a documentelor). ).

Ar trebui să existe suficient spațiu pe desktop pentru a găzdui documentația și consumabilele de birou.

Dacă este utilizat într-o instituție forme tradiționale inregistrarea documentelor si monitorizarea implementarii acestora, este necesar sa existe dulapuri de birou.

Acum aproape fiecare locul de muncaîn serviciul de birou, dotat cu calculator și telefon (interfon sau cu acces la rețeaua orașului). În plus, trebuie asigurat spațiu pentru scanere, imprimante, faxuri etc. Toate echipamentele utilizate trebuie să fie amplasate în imediata apropiere a utilizatorului. Angajații serviciului de management al biroului trebuie să aibă la dispoziție mijloace tehnice în conformitate cu atribuțiile lor funcționale.

Amplasarea monitoarelor și a dispozitivelor auxiliare la locul de muncă nu trebuie să împiedice angajatul să lucreze într-o poziție optimă de lucru. Parametrii echipamentului principal trebuie să ofere lucrătorului posibilitatea de a regla înălțimea și înclinarea tastaturii suprafata de lucru, rotație - distanța afișajului, precum și înălțimea scaunului de lucru, poziția spătarului acestuia și unghiul de înclinare.

Suportul pentru picioare ar trebui să servească drept suport suplimentar, oferind un unghi confortabil de înclinare între picioare și un mijloc de schimbare a posturii de lucru. Înclinarea suprafeței suportului pentru picioare ar trebui să fie reglabilă.

Se recomandă utilizarea scaunelor de lucru cu roți auto-orientabile, ceea ce permite utilizatorului să se deplaseze ușor și în siguranță pe distanțe scurte în interiorul locului de muncă. Suprafața scaunului și a spătarului scaunului trebuie să fie netedă, cu un strat antiderapant, etanș, ușor de curățat și neelectrificat.

Controalele pentru setarea parametrilor locului de muncă ar trebui să fie simple și ușor de utilizat.

Distanța dintre ochii lucrătorului și ecranul computerului nu trebuie să fie mai mică de o lungime și jumătate din diagonala monitorului; display-ul trebuie plasat la 15 grade sub nivelul ochilor, înălțimea tastaturii va fi de 70-85 cm de podea, centrul ecranului va fi la 90-115 cm de podea. Încheieturile trebuie plasate la același nivel cu antebrațele. Ecranul de afișare trebuie poziționat astfel încât lumina soarelui iar lumina lămpilor nu s-a reflectat din el și nu l-a orbit pe lucrător. Nu este recomandabil să instalați ecranul de afișare vizavi de o fereastră și ca lucrătorul să stea cu fața la fereastră. Este de dorit ca nivelul de luminozitate al ecranului să corespundă cu luminozitatea luminii din cameră, care poate fi obținută prin reglarea monitorului.

Stațiile de lucru cu monitoare sunt amplasate la o distanță de cel puțin un metru și jumătate unele de altele.

Atunci când tipăriți texte dintr-un document de hârtie, este recomandabil să utilizați un suport pentru documente care este reglabil în înălțime, unghi și distanță. Suportul pentru documente reduce mișcările capului, gâtului și ochilor în timpul vizualizării documentelor.

Pentru lucrătorii care introduc informații într-un computer, se acordă o pauză la două ore după începerea lucrului și la o oră și jumătate până la două ore după o pauză de masă care durează 15 minute fiecare sau după fiecare oră de lucru la computer timp de 10 minute în timpul zi lucrătoare.

Mare valoareîn activitatea aparatului de conducere este organizarea locurilor de muncă pentru angajaţi şi crearea conditii favorabile muncă.

Munca managerială este de obicei caracterizată prin activitate fizică scăzută, monotonie și șederea prelungită în interior. Toate acestea provoacă oboseală rapidă și, în mod natural, afectează rezultatele muncii. Prin urmare, atunci când se organizează munca personalului de conducere, care include angajații serviciului de birou, trebuie să se acorde o mare atenție amenajării și amenajării spațiilor de birou, menținând condițiile de iluminare și temperatură în acestea care respectă standardele, eliminarea zgomotului, echiparea locurilor de muncă. în conformitate cu funcţiile îndeplinite, stabilind regim raţional muncă.

La alegerea spațiilor pentru serviciul de birouri, este necesar să se țină cont de faptul că, în conformitate cu reglementările în vigoare, suprafața standard a spațiului de birouri trebuie să fie de cel puțin 4 m2 per angajat. În plus, se ține cont de posibilitatea instalării și amplasării de echipamente și, mai ales, computere personale, scanere, faxuri, imprimante, care sunt foarte activ utilizate astăzi în domeniul managementului. Prin urmare, după ce au stabilit compoziția și tipul celor propuși pentru plasare mijloace tehniceŞi echipamente auxiliare, țin cont de suprafața totală necesară pentru amplasarea acestora. Acumularea unui număr mare de echipamente de automatizare și mecanizare într-o cameră mică în care lucrează mai multe persoane modifică semnificativ microclimatul din cameră, condițiile de lucru și duce la oboseală rapidă. Așadar, calculul suprafeței per angajat care lucrează la un display de computer se bazează pe norma de 6 m2 de persoană. Stațiile de lucru cu monitoare trebuie să fie amplasate la o distanță de cel puțin 1,5 m unul de celălalt. cantitati mari mijloacele tehnice sunt mai convenabile folosind pereții mobile sau mobilier de birou separa mai multe zone de lucru. Camera trebuie să fie întotdeauna bine ventilată sau echipată cu aer condiționat. Dispozitivele de copiere și imprimare de mare viteză impun cerințe crescute la ventilație (rata de schimb de aer).

La fel de importantă este iluminarea adecvată a locurilor de muncă. Lipsa luminii este adesea una dintre cauzele oboselii. Iluminatul natural este considerat cel mai bun. Lumina ar trebui să vină din stânga sau din față. Iluminarea artificială a locurilor de muncă poate fi generală (lămpile sunt amplasate pe tavan) sau locală, atunci când fiecare loc de muncă are lampă de birou. Ar trebui să fie suficient în ceea ce privește nivelul și uniformitatea luminii.

Dacă există computere, pentru a elimina strălucirea pe ecran, corpurile de iluminat generale sunt montate nu pe tavan, ci pe partea de sus a panourilor de perete.

Nu mai puțin important este regim de temperatură. Se recomanda mentinerea unei temperaturi in camera de 22-24°C si a umiditatii de 40-60%. Serviciul de management al biroului se află de obicei lângă zona de recepție a managerului, iar secretarul asistent se află în zona de recepție a managerului sau a companiei. Dacă avem în vedere că zona de recepție este cartea de vizită a instituției, prin care se evaluează cultura muncii în ansamblu, se creează prima impresie a companiei (instituției), atunci devine clară importanța acordată echipamentului acesteia.

Serviciul de management al biroului este, de asemenea, unul dintre cele mai vizitate departamente ale instituției, astfel că interiorului acestuia i se acordă o atenție deosebită atenție sporită. Locul de muncă al unui angajat care, datorită activității sale, primește cel mai adesea vizitatori, ar trebui să fie situat lângă intrarea în sediu. La plasarea locurilor pentru angajații care lucrează în aceeași cameră, sunt luate în considerare contactele lor de afaceri. Este recomandabil să amplasați dispozitivele zgomotoase care funcționează constant într-o încăpere separată dotată cu materiale de izolare fonică. Atunci când localizați locurile de muncă, luați în considerare dimensiunile recomandate pentru culoare:

• - latime de trecere pentru o persoana - 60 cm;
• - pentru doua persoane - 80 cm;
• - pentru trei persoane - 100 cm;
• - intre mese - 55 cm;
• - între dispozitive de încălzireși desktop - 55 cm;
• - intre perete si masa - 65 cm.

Nu este indicat să amplasați ecranul în fața ferestrelor și nu este indicat ca persoana care lucrează la afișaj să stea cu fața la ferestre.

Locul de muncă al fiecărui angajat este echipat ținând cont de responsabilitățile sale funcționale. De exemplu, locul de muncă al secretarei unui manager sau al secretarului companiei este format din trei zone: cea principală, unde se află biroul său cu console și echipamentele de birou necesare, o zonă de serviciu pentru vizitatori și o zonă auxiliară unde dulapuri, un fotocopiator, un fax sunt amplasate utilaj etc.

Alegerea mobilierului este de mare importanță. Dimensiunile mobilierului trebuie să corespundă zonei camerei și nu ar trebui să dezordine camera. La alegerea mobilierului se iau în considerare indicatorii antropologici ai angajatului. Întrucât angajații de birou trebuie să stea mult, alegerea unui scaun confortabil sau a unui scaun cu înălțime reglabilă este foarte importantă. De exemplu, fotoliile și scaunele cu spătar înalt cu două curbe sunt confortabile: pentru zona lombară și toracic coloana vertebrală.

Dulapurile ar trebui să ofere depozitarea verticală a dosarelor și o privire de ansamblu rapidă a carcasei, iar mesele de lucru ar trebui să fie reglabile în înălțime în intervalul 680-760 mm. Sertarele din birouri ar trebui să se potrivească cu dimensiunea documentelor și a dosarelor și să fie ușor de scos, chiar dacă sunt încărcate greu. Mesele sunt adesea prevăzute cu atașamente. Astăzi, diverse companii produc un număr suficient de seturi raționale de mobilier pentru zonele de recepție și spațiile de birouri.

Fiecare loc de muncă ar trebui să aibă un set de echipamente de birou simple, de exemplu, tăvi cu mai multe niveluri pentru colectarea documentelor, un calendar săptămânal, un organizator de birou cu pixuri, creioane și alte rechizite de birou, un blocnotes pentru note, foldere pentru stocarea documentelor curente etc. .

Setul de echipament tehnic al angajatului serviciului de birouri trebuie să corespundă cu acesta responsabilități funcționale, dar astăzi un computer și un telefon (interfon sau cu acces la rețeaua orașului) sunt aproape obligatorii pentru fiecare loc de muncă din serviciul de birou.

Dacă există un birou (grup) de lucrări de dactilografiere, atunci îl echipați cu computere personale, înregistratoare de voce, o imprimantă de mare viteză, capsatoare de documente, rafturi și dulapuri pentru depozitarea formularelor de documente, o mașină pentru distrugerea documentelor etc. Pe lângă echipamentul de copiere, zona de copiere și imprimare poate avea mașini de legare și cusut, mașini de colazionare, mașini de tăiat hârtie etc.

Pentru procesarea inițială a documentelor de intrare și de ieșire, aveți nevoie de un capsator de documente, un deschizător de plicuri, un sigilator de plicuri, o mașină de pliat și marcat, un laminator, o mașină de ștanțat etc.

Cu înregistrarea tradițională a documentelor și controlul execuției, sunt necesare dulapuri de birou.

Rafturile, dulapurile și seifurile metalice sunt folosite pentru depozitarea fișierelor.

Selecția de echipamente de birou este în continuă extindere și se adaptează la introducerea tehnologiilor automatizate.

Un loc de muncă echipat corespunzător design frumos spatiu de birouri, un microclimat sanatos creeaza o buna dispozitie de lucru si creste productivitatea.

Modulul 3. Organizarea muncii secretarului

3.1. Locul de muncă al secretarului

Organizarea rațională a muncii secretarului începe cu organizarea locului de muncă.

Locul de muncă al secretarei este împărțit în mod convențional în 3 zone:

1) Zona de lucru este locul principal de lucru, există o masă, telefon, calculator și echipamentul de birou necesar. Locul de muncă al secretarei este situat lângă intrarea în biroul managerului pentru ca acesta să vadă clar pe toți care intră în zona de recepție și să îi întâmpine cu fața și nu cu spatele.

2) Zona auxiliară - dulapuri, un fotocopiator, un fax etc. se află aici.

3) Zona de servicii pentru vizitatori - aici sunt amplasate scaune pentru vizitatori, o masuta de cafea, diverse brosuri etc.

Este necesar să se mențină în mod clar separarea zonelor, ceea ce va permite secretarului să lucreze mai productiv.

Locul de muncă al secretarei este situat în zona de recepție, care este de obicei adiacentă biroului managerului. Ar trebui amplasat în așa fel încât secretarul să poată vedea pe toți care intră în zona de recepție. Zona de recepție este împărțită în zona de lucruși o zonă pentru vizitatori.

Atunci când alegeți dimensiunea zonei de recepție, trebuie să luați în considerare următorii factori:

1) abordări de mobilier și echipamente;

2) amenajarea și funcționarea mobilierului și echipamentelor;

3) în unele cazuri necesitatea unor condiții speciale;

4) posibilitatea de a instala echipamente suplimentare.

Dacă mai multe persoane lucrează într-o cameră, atunci, în conformitate cu standardele actuale, suprafața standard de birou ar trebui să fie de cel puțin 4 m2 per angajat.

SFATURI. Locul de muncă al secretarei trebuie să aibă spațiul necesar pentru echipamente de birou și o astfel de locație încât secretara să poată vedea toți vizitatorii, iar vizitatorii să vadă imediat secretara la intrarea în birou.

Organizarea locului de muncă al secretarului managerului se formează pe baza unei analize a conținutului activităților sale, a cerințelor de ergonomie, igienă și psihofiziologie și are ca scop proiectarea organizării optime a locului de muncă.

O listă aproximativă a echipamentelor de birou și a instrumentelor informatice utilizate în munca unui secretar:

1) echipamente de birou mici (instrumente de scris: pixuri, hârtie, creioane, radiere etc.);

2) mijloace de compilare și producere a documentelor text (calculator, reportofon, imprimantă, scaner, mașină de scris portabilă în stoc);

3) mijloace de prelucrare a documentelor pe hârtie (mașini de lipit și fixat, echipamente de deschidere și tăiere a plicurilor, echipamente de adresare și ștanțare, mașină de distrugere documente);

4) mijloace de depozitare și preluare a documentelor (dulapuri de diferite tipuri, dulapuri și rafturi, seif);

5) mijloace de comunicare (telefon, radiotelefon, radio, teletip, fax, card de rețea pentru o rețea locală, mijloace de comunicare operațională de dispecerat, e-mail, modem);

6) copiatoare și mașini;

7) tocator pentru distrugerea prompta a informatiilor confidentiale;

8) mobilier și echipamente de birou:

1) masă cu un singur piedestal;

2) o consolă cu suport pentru computer;

3) scaun cu ridicare și pivotare;

4) masă auxiliară.

Echipamentele de birou mici sunt necesare pentru orice nivel de automatizare a muncii secretarei. Deci, secretarul trebuie să aibă pixuri și creioane în stare de funcționare, hârtie în rezervă, deoarece vizitatorii și membrii ședințelor s-ar putea să nu le aibă la momentul potrivit, iar suportul tehnic pentru negocieri și întâlniri este responsabilitatea sa de serviciu.

În mijloacele de compilare și producere a documentelor text, computerul ocupă tot mai mult primul loc, chiar și cu un flux de documente foarte mic. Documentele create cu ajutorul acestuia au un aspect estetic mai acceptabil datorită prezenței diferitelor fonturi și culori, care nu pot decât să afecteze atitudinea față de document și contribuie la crearea unei impresii favorabile autorului documentului.

Înregistratoarele de voce sunt indispensabile atunci când este necesară afișarea silențioasă și precisă a informațiilor audio.

Un scaner este un instrument convenabil pentru introducerea unei cantități mari de text și informații grafice într-un computer, precum și documente într-un sistem automat de flux de documente.

Mijloacele de comunicație pot fi combinate într-o reprezentare hardware, de exemplu, un telefon - fax - modem, trebuie să aibă un aspect compact și un mijloc silențios, ușor de auzit de notificare a începerii comunicării. Copiatoarele sunt selectate în funcție de volumul de lucru, calitatea necesară a copiilor și alți parametri.

Un mijloc eficient necesar de planificare a zilei de lucru a secretarului și managerului este un planificator săptămânal, în care sarcinile sunt clasificate după dată.

În aceste scopuri, puteți utiliza un produs software precum Lotus Organizer instalat pe un computer personal. Lotus Organizer se numește un sistem de informații personale conceput pentru organizarea eficientă a timpului de lucru. Pe lângă calendar, acesta include un agendă telefonică, o agendă de adrese, un bloc de note etc. Dar chiar și cu Lotus Organizer, pentru a duplica informații trebuie să aveți un jurnal obișnuit sau să tipăriți periodic unele date de pe computer.

Documentele primite de arhivele departamentului sunt depozitate în dulapuri și materiale de referință și informare sunt depozitate în dulapuri speciale.

Zona vizitatorilor este dotată cu scaune, o măsuță de cafea și o fată de flori. Dacă clădirea nu are dulap, în zona de recepție trebuie amplasat un dulap pentru îmbrăcăminte exterioară. Mobilierul pentru vizitatori trebuie să fie într-o zonă clar vizibilă pentru secretară. Nu se recomanda amplasarea acestuia in zona receptiei mobilier tapitat, deoarece cu o organizare adecvată a muncii, prezența pe termen lung a vizitatorilor nu este așteptată.

Uneori, secretara trebuie să pregătească ceai sau cafea pentru manager și vizitatori. Pentru aceasta, este o idee bună să oferiți o mică „mini-bucătărie”. Desigur, vizual ar trebui să fie izolat de zonele pentru vizitatori. Nu este strict recomandat să transformați locul de muncă al secretarei într-o cămară.

SFAT:În dulapul din „mini-bucătărie” ar trebui să existe o secțiune specială în care nu trebuie transferate următoarele: cafea de înaltă calitate și scumpă, instant și naturală, ceai, smântână, mai multe cutii de ciocolată, de preferință aceleași.

Deoarece managerului și vizitatorilor importanți ar trebui să fie servită doar o cutie plină, ca urmare, se pot acumula mai multe cutii pornite, din care o secretară zelosă va asambla una plină.

Cafeaua trebuie servită într-un serviciu elegant pe o tavă frumoasă.

Locul de muncă al secretarului unei unități structurale ar trebui să fie dotat cu echipamente de uz colectiv (imprimante, telefax, fotocopiatoare etc.) pentru utilizarea sa mai productivă. Înlocuirea la timp a cartuşelor de imprimare de schimb şi organizarea reparaţiilor ar trebui să fie responsabilitatea acestui angajat. Prezența unui secretar de departament face posibilă utilizarea unui comutator telefonic cu o linie de ieșire în afara organizației.

Locul de muncă al secretarului de departament trebuie să fie dotat cu sisteme manuale, mecanice sau electronice (cum ar fi dulapuri, un computer personal) pentru înregistrarea și monitorizarea documentelor primite de angajații departamentului și aflate în posesia acestora. O mașină de scris compactă (electrică sau mecanică) poate fi, de asemenea, utilă pentru dactilografiarea formularelor cu grafit precis și fin în cazul defecțiunii echipamentului informatic, de exemplu din cauza unui atac de virus sau a secretului special al documentului în curs de pregătire.

Amenajarea locului de muncă al secretarei ar trebui să ofere confort maxim atunci când îndeplinește sarcinile și să nu contravină cerințelor de economisire a spațiului în cameră.

Locul de muncă al secretarei trebuie să îndeplinească toate cerințele care să asigure confort maxim în muncă, efort minim și timpul alocat mișcărilor neproductive. Una dintre principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească cu strictețe o secretară este ordinea și curățenia excepționale atât la locul de muncă, cât și în zona de recepție.

Sarcina secretarului– faceți tot ce este necesar pentru ca vizitatorul să se simtă confortabil în zona de recepție. Secretarul nu trebuie să aglomereze pasajele din zona de recepție cu obiecte personale și să așeze lucrurile în locuri vizibile. Dacă este nevoie să decorați un perete, atunci în acest scop este mai bine să utilizați o pictură sau imprimare care completează interiorul. Este permisă amplasarea pe pereți a unor standuri sau mese cu informații care să indice ora de primire a vizitatorilor, un calendar etc.

SFATURI. Este întotdeauna necesar să se mențină ordinea și curățenia atât pe blatul biroului de la locul de muncă al secretarei, cât și în sertarele biroului. Informațiile și documentele stocate în sertarele biroului trebuie să fie sistematizate, ușor vizibile și accesibile pentru lucru.

Secretarul trebuie să exercite un control constant asupra siguranței mobilierului, a echipamentelor tehnice și a stării lor sanitare.

Concluzii: secretarul trebuie să facă tot ce este necesar pentru ca vizitatorul din zona de recepție să se simtă confortabil și nimic nu ar trebui să-l irite pe secretarul însuși în timpul unei zile de lucru aglomerate. Fiecare angajat ar trebui să se simtă confortabil la locul de muncă.

1. Conceptul de „unificare”, „standardizare”, „stencilizare” și caracteristicile acestora 3

2. Întocmește și transmite un raport de la comandantul căminului de tineret către șef al întreprinderii sau unității privind pregătirea căminului pentru perioada toamnă-iarnă. 5

3. Alcătuiți și executați o telegramă prin care se anunță conducătorul întreprinderii despre posibilitatea participării angajaților săi la un seminar de pregătire științifică și practică. 6

4. Arhivele instituţiei. Funcțiile sale și cerințele de bază pentru acesta. 7

5. Locul de muncă al unui funcționar (asistent secretar), cerințe de bază 11

Referințe.. 14

1. Conceptul de „unificare”, „standardizare”, „stencilizare” și caracteristicile acestora

Unul dintre cele mai eficiente domenii de îmbunătățire a documentelor este standardizarea acestora, adică. unificare.

Unificarea documentelor - stabilirea unui singur set de tipuri și varietăți de documente pentru situații similare de management, elaborarea de formulare și reguli uniforme pentru întocmirea acestora, proiectarea și crearea de texte șablon.

Unificarea tipurilor și varietăților de documente a fost realizată pe baza clasificării siturilor, aspectelor activităților instituției și a creării unui clasificator al documentației de management.

Direcția unificării este crearea de texte stencil. Este recomandabil să faceți acest lucru pentru grupuri de documente care documentează acțiuni identice. Unele detalii sunt tipărite tipografic (detalii constante), pentru variabile - rămân linii libere. Șabloanele determină compoziția informațiilor din document, succesiunea acesteia și stabilesc formulări verbale stabile. Textele stencil ale documentelor sunt întocmite în instituție sub forma unei colecții.

Documentele de tip șablon necesită mult mai puțin timp pentru redactare.

Chestionarele – „chestionare pentru obținerea de informații” – au devenit larg răspândite. Cele mai cunoscute sunt profilele de personal. Orice informație poate fi colectată prin chestionare. USORD a făcut prima încercare de a prezenta modele de comenzi (cu privire la admiterea, transferul, concedierea angajaților organizației) și memorii sub formă de chestionar.

O sarcină separată este studierea documentelor în sine care vin la instituție din exterior (incoming) și sunt create în cadrul acesteia. Aceasta este cea mai consumatoare de timp și cea mai minuțioasă parte a studiului. Întregul set de documente sau o parte din ele poate fi studiat pentru raționalizare proces tehnologic prelucrarea acestora, precum și pentru a rezolva problemele de unificare și șablonare a documentelor în formă și conținut. Pentru eficientizarea proceselor de birou, informații despre componența corespondenților și principalele probleme ale corespondenței pot fi obținute din documente. Aceste date sunt necesare atunci când se compilează clasificatoare, se rezolvă problemele fluxului direct de documente și se automatizează fluxul documentelor. Unificarea și stencilizarea necesită vizualizarea unor cantități mari de documente. În etapa de inspecție, este necesar doar să se rezolve problema posibilității și fezabilității efectuării unor astfel de lucrări.

2. Întocmește și execută un memoriu de la comandantul căminului de tineret către șeful întreprinderii sau unității privind pregătirea căminului pentru perioada toamnă-iarnă

Director de tineret al întreprinderii

Căminul nr. 6 „Contact”

Ivanov A.B.

RAPORT.

17.09.2004 Novosibirsk

Despre pregătirea hostelului

Dorim să vă informăm că după revizuire, cu durata de la 15 ianuarie 2004 pana la 12 septembrie 2004, pensiune nr 6 stradal. Nimirovich-Danchenko, 154 este pregătit pentru regimul de toamnă-iarnă.

Comandantul Tineretului

Cămine semnate de V.G. Rudnev

În dosarul nr. 143/3

3. Alcătuiți și executați o telegramă prin care se anunță conducătorul întreprinderii despre posibilitatea participării angajaților săi la un seminar de pregătire științifică și practică

CĂTRE MANAGERUL INTEL-SINTEZ LLC KHARLOV M.S.

VĂ ANUNȚĂM DESPRE DURAREA UNUI SEMINAR ȘTIINȚIFICI ȘI PRACTIC ÎN BAZA CJSC „LOGOS” ZPT LA CARE POATE PARTICIPA ORGANIZAȚIA DVS. perioada SEMINARUL SE VA ȚINE ÎN DATA DE 5 MARTIE PERIOADA A DOUA MII A V-A

DIRECTORUL CJSC „LOGOS” A.I. Petrov

104456, Moscova, Sadovaya, 5 MP JSC „LOGOS”

4. Arhivele instituţiei. Funcțiile sale și cerințele de bază pentru acesta

Arhiva unei instituții este creată ca unitate independentă, condusă de șeful arhivei, sau funcțiile acesteia sunt atribuite persoanei responsabile cu întreținerea arhivei.

În activitatea sa, arhiva instituției este ghidată de legislația Federației Ruse, actele legislative privind afacerile de arhivă, ordinele, instrucțiunile organizațiilor superioare, conducerea instituției, regulile și alte documente normative și metodologice ale Comitetului pentru arhive. sub Guvernul Federației Ruse, documente metodologice ale instituției corespunzătoare a Serviciului de Arhivă de Stat.

Reglementările privind arhiva instituției se elaborează pe baza Regulamentului-Model și se aprobă de conducerea instituției de comun acord cu instituția competentă a Serviciului de Arhivă de Stat.

Arhiva instituției funcționează conform planurilor aprobate de conducerea instituției și raportează acesteia în activitatea sa.

Controlul asupra activităților arhivei instituției este exercitat de conducerea instituției.

Gestionarea organizatorică și metodologică a activităților arhivei instituției se realizează de către instituția competentă a Serviciului Arhivelor de Stat.

Alcătuirea documentelor de arhivă. Arhiva primește:

1. documente de păstrare permanentă completate de activitatea de birou a instituției, generate în activitățile diviziilor structurale, documente cu o perioadă de păstrare temporară (peste 10 ani), necesare activităților practice, documente privind personalul; (documentele privind personalul pot fi trimise la arhiva corespunzătoare de documente privind personalul de la autoritatea executivă locală.

2. documente de păstrare permanentă și asupra personalului instituțiilor predecesoare;

3. documente de păstrare permanentă și asupra personalului instituțiilor lichidate aflate în subordinea directă acestei organizații;

4. fonduri personale ale angajaților de conducere ai instituției, primite în arhivă;

5. publicații oficiale și departamentale;

6. aparat de referinţă ştiinţifică pentru documente de arhivă.

Sarcini și funcții ale arhivei

1. Principalele obiective ale arhivei sunt:

1.1. completarea documentelor;

1.2. contabilitate, asigurarea sigurantei, realizarea unui aparat stiintific de referinta, utilizarea documentelor stocate in arhiva;

1.3. pregătirea și transferul în timp util a documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse pentru stocarea de stat, în conformitate cu cerințele stabilite de Serviciul de arhivă de stat al Federației Ruse;

1.4. exercitarea controlului asupra formării și înregistrării cazurilor în activitatea de birou a instituției;

2. În conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite, arhiva îndeplinește următoarele funcții:

2.1. acceptă, în cel mult 3 ani de la finalizarea lucrărilor de birou, ia în considerare și stochează documentele diviziilor structurale ale instituției, procesate în conformitate cu cerințele stabilite de Serviciul de Arhivă de Stat al Federației Ruse;

2.2. elaborează și coordonează cu autoritățile de arhivă relevante programele pentru transmiterea inventarelor spre examinare de către comisia de expertiză a instituției relevante a Sistemului automat de stat al Federației Ruse și pentru transferul documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse pentru stocarea de stat;

2.3. întocmește și prezintă, în cel mult 2 ani de la finalizarea lucrărilor de birou, secțiuni anuale ale inventarelor de depozitare permanentă și evidențe ale personalului pentru a fi luate în considerare de către serviciul de experți al instituției și comisia de expertiză a instituției competente a Serviciului de Stat Antimonopol al Federația Rusă;

2.4. ține evidența și asigură siguranța deplină a cazurilor acceptate pentru depozitare;

2.5. creează, completează și îmbunătățește aparatul științific de referință pentru dosarele și documentele stocate în arhivă, asigură continuitatea acestuia cu aparatul științific de referință al arhivei de stat corespunzătoare;

2.6. organizează utilizarea documentelor:

informează conducerea și angajații instituției despre componența și conținutul documentelor de arhivă;

eliberează, în conformitate cu procedura stabilită, dosare, documente sau copii ale documentelor în scop de uz oficial și științific, pentru lucrul în incinta arhivei;

îndeplinește cererile organizațiilor și cererile cetățenilor privind stabilirea vechimii și alte probleme de natură socio-juridică, eliberează copii de pe documente și evidențe de arhivă în modul prescris;

ține evidența utilizării documentelor stocate în arhivă;

2.7. efectuează o examinare a valorii documentelor stocate în arhivă, participă la lucrările comisiei de experți a instituției;

2.8. acordă asistență metodologică serviciului de evidență în întocmirea nomenclatorului dosarelor instituției, controlează corectitudinea formării și înregistrării dosarelor în gestionarea evidenței, precum și pregătirea dosarelor pentru transferul în arhivele instituției;

2.9. participă la activități de îmbunătățire a calificărilor angajaților serviciilor de arhive și de gestionare a evidenței instituției;

2.10. transmite anual arhivei de stat relevante informații privind compoziția și volumul documentelor în forma prescrisă.

2.11. pregătește și, în conformitate cu procedura stabilită, transferă pentru stocare în documentele de arhivă de stat corespunzătoare ale Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Drepturi de arhivare. Pentru a îndeplini sarcinile și funcțiile atribuite, arhiva are dreptul:

1. executarea controlului regulile stabilite lucrează cu documente în diviziile structurale ale instituţiei.

2. solicita de la direcțiile structurale ale instituției informații necesare funcționării arhivei, ținând cont de asigurarea îndeplinirii tuturor sarcinilor și funcțiilor atribuite arhivei.

Managerul arhivei este responsabil pentru îndeplinirea sarcinilor și funcțiilor atribuite arhivei.

5. Locul de muncă al unui funcționar (asistent secretar), cerințe de bază

Crearea și menținerea condițiilor optime de lucru pentru secretarul asistent este una dintre cele mai importante premise pentru munca sa eficientă și sigură.

Documentul principal care definește condițiile de lucru pe calculatoarele personale este „Cerințe de igienă pentru terminalele de afișare video (VDT), calculatoarele electronice personale (PC) și organizarea muncii. Norme și reguli sanitare” (SanPiN 2.2.2.542-96), care au fost aprobate și puse în aplicare prin Decretul Comitetului de Stat pentru Supravegherea Sanitară și Epidemiologică din Rusia din 14 iulie 1996 nr. 14.

Camera în care se află locul de muncă al secretarei (denumită în continuare birou) nu trebuie să se limiteze cu încăperi în care nivelurile de zgomot și vibrații depășesc valorile standardizate.

Biroul trebuie sa fie dotat cu incalzire, aer conditionat sau sisteme eficiente de alimentare si evacuare. Materiale polimerice, utilizat pentru decorarea interioară a interioarelor de birouri, trebuie să fie aprobat pentru utilizare de către autoritățile și instituțiile relevante.

Suprafața podelei biroului trebuie să fie netedă, fără gropi, nealunecoasă, ușor de curățat și umedă și să aibă proprietăți antistatice.

În conformitate cu cerințele documentului, camera în care se află locul de muncă al secretarei trebuie să aibă iluminat natural și artificial.

În același timp, locația locului de muncă în subsoluri nu este permis.

Suprafața locului de muncă al secretarei trebuie să fie de cel puțin 6,0 metri pătrați. m, iar volumul încăperii în care este dotat locul de muncă al secretarei trebuie să fie de cel puțin 20,0 metri cubi. m.

Biroul trebuie curățat umed zilnic.

Biroul ar trebui să fie echipat cu o trusă de prim ajutor și stingătoare cu dioxid de carbon.

Iluminarea naturală a biroului trebuie să fie asigurată prin deschideri de lumină (ferestre) orientate predominant spre nord și nord-est și să asigure un coeficient de iluminare naturală (NFL) de cel puțin 1,2% în zonele cu strat stabil de zăpadă (în perioada de iarna) și nu mai puțin de 1,5% în restul Federației Ruse.

Locurile de lucru în raport cu deschiderile de lumină ar trebui să fie amplasate astfel încât lumina naturală să cadă pe suprafața meselor din lateral, în principal din stânga.

Iluminatul artificial în birou ar trebui să fie asigurat de un sistem de iluminare generală uniformă sub formă de solid sau linii întrerupte lămpi amplasate pe partea laterală a posturilor de lucru, paralele cu raza vizuală a secretarei atunci când lucrează la un PC.

Este de dorit ca biroul secretarei să aibă un număr suficient de sertare pentru a găzdui documentele și accesoriile de lucru, unul dintre aceste sertare să fie încuiat cu o cheie;

Direct pe desktop ar trebui să plasați:

· Set de papetărie pentru birou (include pixuri, creioane simple, markere de 2-3 culori, bandă îngustă, radieră etc.);

· Calendar de masă pentru anul în curs;

· Dormitor (calendar săptămânal) pentru menținerea evidențelor curente;

· Container pentru sortarea corespondenței primite;

· Un suport muzical pentru materialul folosit pentru retipărire sau un suport pentru copii;

· Suport card de vizita;

· O cutie pentru dischete.

În sertarele biroului dvs. ar trebui să plasați:

· Hârtie (inclusiv hârtie ciornă și hârtie de copiere);

· Formulare de documente;

· Un caiet, un jurnal pentru participarea la întâlniri și înregistrarea instrucțiunilor de la manager;

· Servietă sau mapă pentru hârtii;

· Fișiere, foldere de colț;

· Plicuri;

· Numerator datator, ștampile „Pentru control”, „Ex. №_”, „În №_”, etc.;

· Capsator, decapsator, perforator, foarfece.

Designul scaunului de lucru al secretarei ar trebui să asigure menținerea unei poziții de lucru raționale în timpul lucrului la un computer și să permită schimbarea posturii pentru a reduce tensiunea în mușchii regiunii cervical-umăr și spate pentru a preveni dezvoltarea oboselii.

Scaunul de lucru trebuie să fie ridicat și pivotant, reglabil în înălțime și unghiuri ale spătarului, precum și distanța dintre spătar de marginea din față a scaunului.

Ecranul PC-ului trebuie să fie amplasat de ochii secretarei la o distanță de 600-700 mm (ținând cont de dimensiunea caracterelor și simbolurilor alfanumerice), dar nu mai aproape de 500 mm.

În plus, pentru ușurința în manipularea documentelor, locul de muncă al secretarei ar trebui să fie echipat cu un suport pentru documente ușor de mutat.

Referințe

1. Ordinul lui Rosarkhiv din 18 august 1992 nr. 176 „Cu privire la reglementările aproximative privind arhivele instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor statului”.

2. Adreeva V.I. Munca de birou. M.: SA „Școala de afaceri „Intel-Sintez”, 1997.

3. Basakov M.I. Directorul secretarului-referent. M.: Phoenix, 2003.

4. Bondyreva T.N. Munca de secretariat. M.: Management de birou, 2004.

5. Kirovsky M.R. Munca de birou. M.: UNITATEA-DANA, 2004.

6. Kuznetsov I.N. Asistent secretar: Manual didactic și practic. M.: Societatea de editare și comerț „Dashkov and Co”, 2004.

Kirovsky M.R. Munca de birou. M.: UNITATEA-DANA, 2004. P. 45.

Basakov M.I. Directorul secretarului-referent. M.: Phoenix, 2003. P. 17.

Ordinul lui Rosarkhiv din 18 august 1992 nr. 176 „Cu privire la reglementările aproximative privind arhivele instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor statului”.

Bondyreva T.N. Munca de secretariat. M.: Management de birou, 2004. P. 112.

Kuznetsov I.N. Asistent secretar: Manual didactic și practic. M.: Societatea de editare și comerț „Dashkov and Co”, 2004. pp. 27-33.