Munca de birou(conform GOST R-51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28 - aceasta este o ramură de activitate care asigură documentarea și Organizarea muncii cu documente oficiale Sau, munca de birou este activități care acoperă probleme de documentare și organizare a muncii cu documente în procesul de implementare a acțiunilor de management. Astfel, munca de birou este formată din două componente indisolubil legate (Fig. 1.1.):
- - documentatie - inregistrarea informatiilor pe diverse medii conform regulile stabilite;
- - organizarea muncii cu documente, care constă în organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale întreprinderii.
Figura 1.1. Comunicarea componentelor în munca de birou
Prin urmare, putem distinge două componente munca de birou: documentarea activitatilor si organizarea muncii cu documente oficiale.
În practică, organizația ar trebui să stabilească o procedură uniformă pentru întocmirea documentelor și lucrul cu acestea. Regulile pentru lucrul cu documente la o anumită întreprindere sunt un sistem de management de birou, care este un set de: principii general acceptate de procesare a documentelor și tehnici de lucru cu documentele unei anumite întreprinderi.
În organizațiile moderne există următoarele funcții munca de birou:
- înregistrare documente, este o confirmare a faptului creării sau primirii unui document la un anumit moment, prin introducerea acestuia într-un formular de înregistrare, atribuirea unui număr și înregistrarea datelor de bază despre document, ceea ce vă permite să creați o bază de date a tuturor documentelor organizare pentru controlul ulterioar şi munca de informare şi referinţă. După cum reiese din definiție, înregistrarea dă în primul rând forță juridică documentului. Dacă documentul primit nu este înregistrat, faptul primirii nu este confirmat, atunci organizația nu este responsabilă pentru acesta. Sunt supuse înregistrării toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scop de referință (administrativ, planificare, raportare, contabilitate, statistică, contabilitate, financiară etc.), atât create și utilizate în cadrul organizației, cât și transmise altor organizații; provenind de la superioare, subordonate și alte organizații și persoane.
Există însă și documente neînregistrate, care includ de regulă: scrisori publicitare și de felicitare, invitații, programe de seminarii, întâlniri și conferințe, publicații tipărite, pachete marcate „personal”, copii documente de reglementare, hotărâri și ordine ale organelor guvernamentale etc.
- coordonare documente, un set de acțiuni care vizează asigurarea dezvoltării, design corectși executarea deciziilor luate în cele mai importante domenii de activitate. În timpul procesului de aprobare, este necesar să se furnizeze o analiză cuprinzătoare a factorilor juridici, economici și financiari care influențează luarea deciziilor, pentru a minimiza eventualele riscuri și pentru a se asigura că decizia este obligatorie. Principala caracteristică a aprobării este timpul și ruta de deplasare a documentelor, adică. unul dintre semnele fluxului de documente.
În prezent, există trei caracteristici ale coordonării.
În primul rând: un proiect de document complet pregătit și executat în conformitate cu regulile stabilite de organizație trebuie trimis spre aprobare.
În al doilea rând: elaboratorul documentului care a elaborat decizia de management este responsabil pentru implementarea procesului de aprobare a unui proiect de un anumit tip sau varietate de documente, adică monitorizarea respectării procedurii și a termenelor generale de aprobare, ținând cont de comentariile autorului de aprobare. departamente și reflectarea lor în textul proiectului.
În al treilea rând: unitatea care participă la procedura de aprobare, evaluând proiectul de document, formulează comentarii și propune sugestii în cadrul domeniului său de activitate și a ariilor de responsabilitate atribuite, care sunt stabilite în reglementările unității. Aceste comentarii și sugestii și, prin urmare, opiniile experților corespunzătoare cu privire la proiect, sunt obligatorii.
- - controlul executiei documente, una dintre cele mai importante funcții, al cărei scop este de a facilita executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor, asigurând primirea informațiilor analitice necesare evaluării activităților diviziilor structurale, filialelor și angajaților specifici. Sunt:
- - controlul asupra temeiniciei soluționării problemei, îndeplinirea instrucțiunilor;
- - controlul asupra termenelor de finalizare a sarcinilor.
Controlul asupra substanței executării unui ordin sau soluționării unei probleme este efectuat de șeful (al unei organizații sau unități structurale) sau de persoane special autorizate. Controlul pe fond este o evaluare a cât de corect, cu succes și complet a fost rezolvată problema.
Controlul asupra termenelor de execuție a documentelor se realizează în organizație de către o divizie sau grup de control inclus în serviciul suport documentație al conducerii sau de către secretar. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor poate fi împărțit în curent și preventiv.
- execuţie sau din ce în ce mai mult, recent, este creația baze de date, stabilește în ce stadiu al lucrării se află orice document și în ce documente pot fi găsite informații despre o anumită problemă.
Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare - functia principala munca de birou. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare.
- depozitare de arhivă, este funcția finală a procesului de lucru de birou. Și se manifestă sub forma pregătirii documentelor executate pentru păstrarea arhivistică. Documentele organizației generate în procesul muncii de birou sunt ulterior fie lăsate pentru depozitare pe termen lung, fie stocate. termene scurte, iar apoi sunt alocate pentru distrugere. Pregătirea documentelor executate pentru păstrarea și utilizarea arhivei include: examinarea (evaluarea) științifice și valoare practică documente; inventarul cazurilor; înregistrarea cazurilor; descrierea documentelor de depozitare permanentă și pe termen lung; asigurarea securității acestora; transferul dosarelor la arhiva instituției, adică la arhiva departamentală.
Managementul biroului se extinde la activitățile practice ale persoanelor care gestionează documente la orice alte persoane care creează sau utilizează documente în cursul activităților de afaceri. Munca de birou în organizație include următoarele sarcini:
- - adoptarea politicilor sau standardelor de gestionare a înregistrărilor;
- - repartizarea responsabilitatilor/autoritatilor pentru managementul documentelor;
- - stabilirea/diseminarea procedurilor, liniilor directoare;
- - furnizarea unui număr de servicii legate de munca de birou și utilizarea documentelor;
- - integrarea managementului documentelor în sistemele de afaceri.
Managementul înregistrărilor creează o resursă de informații despre activitățile organizației care poate sprijini activitățile ulterioare și deciziile individuale de management, precum și să asigure responsabilitatea față de toate părțile interesate.
Este resursa de informații care sprijină activitățile organizației și deciziile de management care reprezintă legătura dintre managementul documentelor și munca de birou.
Acum trebuie să luăm în considerare câteva forme de lucru cu documente.
Până în prezent, practica a dezvoltat trei forme de organizare a muncii cu acte in orice aparat administrativ - centralizat, descentralizat si mixt.
Forma centralizată presupune concentrarea tuturor operațiunilor tehnologice de lucru cu documente aflate sub jurisdicția unei unități structurale de specialitate (birou, departament general) sau a unui angajat (secretar instituțional).
Acest departament (sau acest angajat) efectuează un ciclu complet de operațiuni tehnologice de prelucrare a documentelor din momentul în care sunt primite sau create și până la livrarea în arhivă: recepția și prelucrarea documentelor primite, înregistrarea acestora, controlul execuției, munca de informații de referință, sistematizare si pastrarea documentelor, trimiterea documentelor -politisti, prelucrarea documentelor pentru transferul acestora in arhiva.
Centralizarea operațiunilor individuale de procesare a documentelor este cea mai rațională formă de organizare a muncii de birou, deoarece vă permite să reduceți costul procesării documentelor, să îmbunătățiți organizarea muncii lucrătorilor din serviciile de producție prin specializarea și interschimbabilitatea lucrătorilor individuali, să utilizați eficient echipamentele de birou, realizarea unității de management organizațional și metodologic al furnizării documentației.
Cu toate acestea, centralizarea completă a lucrărilor cu documente este posibilă numai în instituțiile mici cu un volum de flux de documente de până la 10 mii de documente pe an.
Formă descentralizată organizarea serviciilor de documentare este exact opusul unui serviciu centralizat. Fiecare unitate structurală a unei organizații își creează propriul serviciu de lucru cu documente, în care întregul ciclu de operațiuni pentru crearea, stocarea și sistematizarea documentelor acestei unități structurale este realizat în mod autonom. Această formă este tipică pentru organizațiile și instituțiile al căror aparat este dispersat geografic, precum și pentru cele în care activitățile de documentare au caracteristici specifice (de exemplu, pe baza considerațiilor de protecție a informațiilor sau a independenței activităților unităților structurale).
Forma mixta organizarea muncii cu documente este cea mai comună. În același timp, o parte a operațiunilor (cel mai adesea recepția și prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea acestora, controlul termenelor limită, producție, replicare, stocare arhivă) este concentrată în serviciul de management al biroului central. Și în fiecare unitate structurală (în departamente, direcții, departamente) se desfășoară operațiuni de creare (printare) documente, organizare, stocare fișiere și prelucrare pre-arhivă.
O variantă a formei mixte este o organizare a muncii cu documente în care aceeași funcție tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor sau controlul executării acestora) este efectuată pentru unele seturi de documente central în birou, iar pentru altele - descentralizat. în diviziuni structurale. Separarea rețelelor de documente în cazul utilizării metodelor de lucru tradiționale (manuale) se realizează după criteriul de adresare - dacă documentul se adresează conducerii organizației, acesta este înregistrat la birou, dacă conducerii. dintr-o unitate structurală, apoi în această unitate. Cel mai adesea, documentele interne sunt înregistrate în diviziile structurale la locul creării lor. De exemplu, în departamentul de contabilitate - documente contabile, în departamentul de personal - documente privind personalul etc.
Utilizarea celor mai noi tehnologii informatice, disponibilitatea aparatelor de fax, a dispozitivelor fax-modem pe computere fac posibilă organizarea recepționării și înregistrării documentelor primite, controlul executării acestora, precum și lucrări de informare și referință în diviziile structurale.
În crearea și organizarea unui serviciu de management de birou, problema alegerii unei forme organizatorice de lucru este liberă. Documentele de reglementare și metodologice actuale de stat nu reglementează forma de lucru cu documente în companie. În fiecare caz specific, alegerea formei organizatorice pentru lucrul cu documente rămâne apanajul serviciului de management al biroului însuși și al managementului. Soluția la această problemă este legată de organizarea inițială a serviciului de management al biroului. În funcție de schimbările care apar în legătură cu transformările organizației (firmei) în sine, și de modernizarea tehnologiei de prelucrare a documentelor, se modifică și gradul de centralizare și descentralizare a procesării documentelor.
După examinarea documentelor, este necesar să se dezvăluie unele componente ale fluxului de documente.
Fluxul documentelor- aceasta este activitatea de organizare a deplasarii documentelor intr-o intreprindere din momentul in care sunt create sau primite si pana la finalizarea executiei in vederea trimiterii in exterior sau arhivate. În practică, fluxul de documente este un mecanism de sprijinire a managementului unei organizații.
Relevanța analizei moderne a fluxului de documente în știința documentelor constă în esența sa. Unic centralizat esenţă fluxul de documente modern, este fluxurile de informații dintr-o organizație, care, interacționând cu informațiile din mediu(stat, societate, entități de afaceri etc.) și desfășoară interacțiune internă între organele sale executive, diviziile structurale și angajații individuali.
Astfel, putem evidenția câteva principale functii de gestionare a documentelor:
- - comunicativ Funcția oferă interacțiune informațională internă și externă. Comunicarea în sensul cel mai general se referă la transmiterea unui mesaj de la o sursă de informaţie către destinatarul acesteia printr-un anumit canal;
- - directivă funcția asigură control direct prin stabilirea sarcinilor și monitorizarea executării acestora;
- - contabilitate Funcția prevede înregistrarea acreditărilor într-un document în forma prescrisă.
- - fixare Funcția înregistrează faptul că un document a fost creat, trimis sau primit. Executarea incorectă a documentelor (absența unor detalii în ele) poate duce la consecințe extrem de nefavorabile pentru organizație.
- - controlând Funcția controlează execuția documentelor, precum și urmărirea căutării acestora.
Caracteristicile fluxului de documente este volumul acestuia, care se referă la numărul de documente primite de organizație și create de aceasta într-o anumită perioadă. Acest indicator este important, trebuie folosit ca criteriu la alegerea formei de flux de documente (tradițional, automatizat) și, de asemenea, să influențeze structura serviciului de management al biroului și personalul acestuia.
Formele documentului sunt veriga de legătură în știința documentelor (ca știință continuă și complementară) și managementul documentelor (ca unul dintre fondatorii științei documentelor).
Procesele de management din organizațiile moderne sunt metodologic identice și tipice, ca urmare a căror tipuri pot fi distinse în fluxul de documente. Evidențiind astfel din fluxul de documente tipuri mai specifice, private de flux de documente care îndeplinesc anumite funcții într-un mod clar definit. anumite tipuri activități orientate către documente.
Vedere generală fluxul de documente este tipic pentru toate organizațiile moderne (Fig. 1.2.). Acest lucru se întâmplă în primul rând datorită uniformizării și unificării modelului de management folosit în acestea. Fluxul general de documente în sine poate fi împărțit în mai multe tipuri de proceduri orientate spre document, numite flux de documente externe, interne și suport.
Figura 1.2. Fluxul de documente al organizației
Primele două tipuri de proceduri de flux de documente reprezintă informații de intrare și de ieșire despre organizație. Iar fluxul de documente suport este, în primul rând, munca de birou cu procedurile sale de combinare a documentelor în dosare în conformitate cu clasificatorul de formare a indexului (nomenclatura de caz) și gestionarea informațiilor normative și de referință.
Vederi private fluxul de documente sunt inerente unui grup mai mare de sisteme de flux de documente concepute pentru a sprijini specii individuale activități care pot sau nu să fie parte integrantă a peisajului de proces al organizației.
Nu are sens să ne oprim în detaliu asupra întregii varietăți de sisteme private de gestionare a documentelor, să ne oprim pe enumerarea unora: afaceri de arhivă (un set de proceduri pentru managementul documentelor de arhivă); fluxul documentelor de personal (proceduri HR); fluxul documentelor contabile; gestionarea înregistrărilor secrete și confidențiale; fluxul documentelor tehnice și tehnologice; fluxul de documente al sistemului de management al calității.
Organizarea fluxului de documente ar trebui să se bazeze pe anumite principii sau reguli care să asigure trecerea promptă a documentelor pe calea cea mai scurtă cu costuri minime timp. Aceste principii de organizare a fluxului de documente includ următoarele:
- - centralizarea operațiunilor de primire, procesare primară și expediere a documentelor (asta înseamnă că toate documentele primite de organizație prin toate modalitățile de livrare (prin poștă, fax, e-mail etc.) și trimise de la organizație sunt procesate în serviciul DOW);
- - reducerea maximă a numărului de cazuri de trecere și eliminarea mișcărilor de returnare a unui document care nu se datorează necesității comerciale (o mișcare de returnare a unui document este considerată a fi astfel încât acesta ajunge la autoritatea unde a fost deja procesat) ;
- - rutarea anumitor tipuri de documente (elaborarea organigramelor documentelor);
- - înregistrarea unică a documentelor (documentele care intră în organizație și create în organizație se înregistrează o singură dată: intrare - la primire, internă și ieșire - la creare; înregistrarea documentelor se poate efectua în serviciul instituției de învățământ preșcolar sau într-o instituție structurală; unitate);
- - organizarea evaluării prealabile a documentelor (distribuirea documentelor primite de organizație în documente trimise spre soluționare managerului, adjuncților acestuia și transferate spre executare direct la departamente; revizuirea prealabilă este efectuată de un specialist din cadrul serviciului de învățământ preșcolar (secretar). -asistent sau asistent manager);
- - emiterea de rezoluții specifice care, dacă este posibil, definesc cu exactitate executorul, însărcinarea și termenul limită;
- - excluderea aprobărilor nerezonabile, organizarea aprobării paralele a documentelor de către mai mulți angajați în același timp (copierea unui proiect de document sau transmiterea lui prin e-mail simultan tuturor părților interesate);
- - reducerea nivelului de semnare a documentelor.
Conţinut:
I. Introducere ……………………………………………………………………………… …3
II. Documentarea și fluxul de documente sunt două componente ale muncii de birou...5
1. Concepte și definiții de bază în domeniul managementului de birou…………5
2. Fluxul documentelor și etapele acestuia……………………………………………………………... 7
3. Recepția și prelucrarea primară a documentelor……………..……………………9
4. Distribuirea documentelor primite…………………………………………………….. 10
5. Înregistrarea documentelor……………………………………………………….…… …………..10
6. Controlul asupra executării documentelor………………………………………..…. .13
7. Lucrări de informare și referință………………………………………………..…………..15
8. Trimiterea documentelor…………………………………………….… …………………...16
III. Concluzie…………………………………………………………………….………….18
Lista referințelor……………………………………………………….………… ..21
I. Introducere
O componentă necesară a managementului modern este asigurarea unui nivel ridicat de muncă de birou. Dacă organizația (întreprinderea) nu are o muncă eficientă cu documente, atunci și autoguvernarea se deteriorează, deoarece depinde de calitatea și fiabilitatea informațiilor, de eficiența recepționării și transmiterii acesteia, setare corectă serviciu de referință și informare, organizare clară a căutării, stocării și utilizării documentelor.
Se știe că autoritățile de reglementare judecă calitatea activității unei organizații în mare măsură după starea documentației sale, deoarece documentația oricărei organizații este oglinda ei, cronica ei.
O atenție deosebită acordată acestui domeniu de management se datorează faptului că tranziția Rusiei la relațiile de piață, după ce a schimbat radical natura activităților întreprinderilor, a umplut toată corespondența lor comercială cu conținut nou.
Lucrul cu documentația este principala activitate a tuturor angajaților aparatului de management, de la executanți tehnici până la manageri superiori. Fără documente de management, planificarea, finanțarea, rezolvarea problemelor de contabilitate și raportare, personalul etc. sunt imposibile.
Activitățile economice ale unei întreprinderi sau firme sunt înregistrate în contracte, acorduri și corespondență comercială; activități administrative ale directorului - în ordine, instrucțiuni privind principalele domenii de activitate și personal; munca comisiilor de audit – în acte etc.
Documentele stabilesc relaţii de producţie atât în cadrul întreprinderii, cât şi relaţiile acesteia cu alte întreprinderi. Sunt documente care servesc ca dovadă a unui anumit eveniment, fapt atunci când apar dispute cu partenerii și la soluționarea conflictelor în instanță. Disponibilitatea documentelor necesare, întocmite în conformitate cu regulile de documentare, este cea care atenuează semnificativ tensiunea care apare în timpul auditurilor documentare complexe efectuate de auditori, precum și în timpul auditurilor efectuate de serviciul fiscal.
În condițiile moderne de creștere semnificativă a volumului de informații, creșterea gamei de produse fabricate și extinderea relațiilor economice și culturale internaționale, rolul de organizare a procesului de creare și prelucrare a documentelor, precum și de monitorizare a executării acestora , a crescut semnificativ. Importanța unei proceduri unificate pentru întocmirea documentelor și lucrul cu acestea a crescut, a crescut nevoia ca întreprinderile să elaboreze instrucțiuni speciale privind munca de birou și familiarizarea obligatorie a tuturor angajaților cu acestea.
Având în vedere că documentarea este doar un mijloc de atingere a obiectivelor de producție, este necesar să o organizăm în așa fel încât să nu se transforme dintr-un mijloc într-un scop în sine și să nu distragă atenția lucrătorilor de la îndeplinirea principalelor sarcini de producție.
În același timp, este inacceptabil să diminuăm rolul documentației, deoarece eficiența și fiabilitatea managementului, cultura de lucru a aparatului de management și organizarea muncii la întreprindere depind în mare măsură de munca cu documente. Cele mai importante sarcini ale muncii de birou sunt reflectarea activităților de producție, utilizarea rațională a documentelor în scopul creșterii eficienței activităților de management.
Deoarece munca de birou este o parte integrantă a muncii manageriale, este nevoie de o procesare de înaltă calitate și rapidă a informațiilor, care poate fi asigurată numai dacă locul de muncă al managerului este echipat cu mijloace moderne de comunicare și tehnologie modernă de calcul.
munca de birou - Aceasta este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente.
Dar documentare, aceste. Crearea documentelor este doar o parte a muncii de birou. Se lucrează foarte mult cu documentele: contabilitate, înregistrare, organizare a execuției, siguranță etc., care constituie a doua parte a muncii de birou (organizarea muncii cu documente).
1. Concepte și definiții de bază în domeniul managementului de birou
Munca de birou
–
Aceasta este o ramură de activitate care asigură documentarea (asigurarea realizării la timp și corectă a documentelor) și organizarea muncii cu documente oficiale (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, păstrare, sistematizare, pregătire documente pentru arhivare, distrugere).
Documentare este procesul de creare și procesare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca „înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite”.
Pe parcursul secolului XX. Mașina de scris de birou a fost îmbunătățită constant, iar în anii 1980. a făcut loc computerelor personale, care au devenit utilizate pe scară largă pentru crearea de documente.
În zilele noastre, aproape toate computerele au software, care vă permite să automatizați procesele de compilare, corectare, editare, proiectare, producere și trimitere a documentelor text. Cu toate acestea, introducerea de noi tehnologii informaționale nu exclude pregătirea documentelor pentru pe bază de hârtieși înregistrarea lor obligatorie în conformitate cu regulile stabilite.
Documentarea în aparatul de control poate fi realizată în limbaj natural (manuscris, dactilografiat, telegramă, mesaj telefonic, fax, mesaj automat) sau în limbaje artificiale folosind medii adecvate (benzi magnetice, discuri, discuri laser, dischete etc. ). Astăzi, în practica managementului, metoda predominantă de documentare este tipărirea la mașină sau tipărirea computerizată. Cu toate acestea, o serie de documente (de exemplu, declarații, note explicative) sunt de obicei create de mână.
În multe cazuri, documentația este obligatorie, prevăzută de legi și reglementări guvernamentale.
Astfel, Legea federală „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ (articolul 5) prevede: „Documentarea informațiilor este o condiție obligatorie pentru includerea informațiilor în resursele informaționale. Documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de organele guvernamentale responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și a matricelor acestora; securitatea Federației Ruse”.
Organizarea muncii cu documente –
Aceasta este asigurarea deplasării documentelor în aparatul de management, utilizarea lor în scopuri de referință și stocare. Termenul este definit de Standardul de Stat ca „organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției”.
Fluxul documentelor standardul se referă la mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. Tehnologia de procesare a documentelor include:
- recepția și prelucrarea primară a documentelor;
revizuirea, distribuirea și înregistrarea lor preliminară;
executarea documentelor; controlul executării documentelor;
trimiterea acestora;
sistematizarea (formarea dosarelor) și stocarea curentă a documentelor.
Informații – Acestea sunt informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma de prezentare a acestora.
În fiecare domeniu al activității umane, informația are specificul său, prin urmare este împărțită în medical, științific, tehnic, tehnologic etc. În autoritățile federale și management, în instituții, organizații și întreprinderi (indiferent de direcția de activitate și forma de proprietate), informatii de management, care este utilizat în scopul administrării oricărui obiect sau structuri. Există o serie de cerințe pentru informațiile de management: completitudine, eficiență, fiabilitate, acuratețe, direcționare, accesibilitate pentru percepția umană.
Cele mai semnificative două cerințe pentru informațiile de management: în primul rând, trebuie să fie în timp util și, în al doilea rând, suficiente pentru adoptare cea mai buna solutie. Dacă informațiile ajung cu întârziere, acestea pot oferi informații incorecte despre problemă.
Completitudinea informațiilor este exprimată prin volumul acesteia, care ar trebui să fie suficient pentru management și să reflecte toate aspectele problemei. Informarea insuficientă, lipsită de o serie de fapte, duce la adoptarea unor decizii de management neîntemeiate, incorecte sau eronate.
Documentele sunt utilizate în diverse domenii de activitate, ramuri ale cunoașterii, sfere ale vieții și fac obiectul de studiu în multe discipline științifice. Prin urmare, conținutul conceptului „document” are mai multe valori și depinde de industria în care este utilizat și în ce scopuri.
Document – conform Legea federală„Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” este informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.
2. Fluxul documentelor și etapele acestuia
Mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii se numește flux de documente. Se acordă întotdeauna o mare atenție organizării raționale a fluxului de documente, vitezei și acurateței procesării și transferului documentelor pentru execuție.
Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente:
- documente primite (incoming);
documente de ieșire (trimise);
documente interne.
Numărul de documente din toate fluxurile pe an va fi volumul fluxului de documente al instituției. Cantitatea de flux de documente este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal de birou, pentru a calcula eficiența utilizării mecanizării și automatizării biroului. Există trei forme principale de organizare a muncii cu documente: centralizată, descentralizată și mixtă. Centralizat forma de organizare a fluxului de documente este utilizată în instituțiile cu flux de documente redus; la descentralizate forma de lucru cu documente, toate operațiunile sunt efectuate în diviziile structurale ale instituției; amestecat Această formă de lucru cu documente este utilizată în marile asociații (instituții) cu o structură complexă și un volum mare de flux de documente. Cu acest formular, o parte din operațiunile de lucru cu documentele (recepție, expediere, control, execuție) sunt întreprinse de birou, iar restul operațiunilor (înregistrare, formare dosare, stocare curentă etc.) sunt efectuate de unități structurale.
În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:
- recepția și prelucrarea primară a documentelor; revizuirea preliminară și distribuirea documentelor;
înregistrarea documentelor;
control asupra executiei;
informații și lucrări de referință;
executarea documentelor si expedierea.
Documentele pot fi primite prin poștă, livrate prin curier sau vizitator, primite prin teletip, fax sau e-mail.
Corespondența primită în mod eronat este returnată expeditorului sau transmisă destinatarului. După deschiderea plicurilor, se verifică corectitudinea atașării documentului și integritatea acestuia, adică. disponibilitatea tuturor paginilor și a tuturor aplicațiilor. Pentru fax este verificat si cantitate totală paginile primite, respectarea numărului acestora indicat pe prima coală a faxului și lizibilitatea acestora. Dacă un mesaj de fax este primit incomplet sau calitatea paginilor individuale este slabă, expeditorul va fi anunțat.
Dacă documentele sunt primite prin poștă, toate plicurile sunt deschise, cu excepția celor marcate „personal”. Odată deschise, plicurile sunt distruse, cu excepția scrisorilor de la cetățeni particulari, deoarece adresa de retur poate fi indicată doar pe plic. Plicurile în care au fost anexate documentele primite în termen sunt salvate. În acest caz, ștampila de pe plic poate servi drept dovadă a zilei în care a fost primit documentul. În plus, atunci când primiți prin poștă un document financiar restante, trebuie să întocmiți un act în ziua primirii documentului, care este semnat de doi angajați ai organizației (companie) și un lucrător poștal.
Toate documentele primite trebuie să fie marcate cu un marcaj care indică faptul că documentul a fost primit de organizație. Constă din data primirii și numărul de serie. În plus, poate indica numele prescurtat al instituției destinatare. Numărul de ordine contabilă al ultimului document primit în anul curent arată numărul total de documente primite de organizație.
Marca de chitanță se realizează de obicei sub formă de ștampilă manual sau cu o ștampilă electrică.
De exemplu: SA „ERA”
Primește numărul 125
- 04.08.2001
- ____________
- (Semnătura)
Procesarea inițială a documentelor se încheie prin sortarea lor în înregistrate și neînregistrate. Documentele neînregistrate sunt imediat sortate pe executor sau departament pentru livrare. Organizația trebuie să aibă o listă de documente care nu fac obiectul înregistrării; de obicei este plasat ca anexă la instrucțiunile de management al biroului.
4. Distribuirea documentelor primite
Revizuirea preliminară și distribuirea documentelor determină directitatea mișcării acestora și, în consecință, viteza de livrare a documentului unui anumit contractant.
Instituția trebuie să aibă un clasificator al problemelor de activitate care să indice executorii pentru fiecare emisiune. Managerul ar trebui să primească documente referitoare la activitățile instituției în ansamblu, care abordează aspecte fundamentale sau care conțin informații noi, precum și documente administrative ale organizațiilor superioare. Documentele rămase trebuie transferate direct artiștilor specialiști.
Prelucrarea, revizuirea și transferul documentelor către artiști interpreți se efectuează în ziua în care sunt primite.
Dacă un document este destinat executării de către mai multe divizii structurale sau persoane, atunci se face o copie a acestuia sau se stabilește ordinea de executare.
5. Înregistrarea documentelor
Înregistrarea documentelor este cea mai importantă etapă a lucrului cu documente, care este definită ca înregistrarea faptului de creare sau primire a documentelor prin atribuirea de numere de serie și înregistrarea informațiilor stabilite despre acestea. Înregistrarea dă forță juridică unui document deoarece consemnează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul nu este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu este formalizat și nu pare să existe încă. Înregistrarea are trei scopuri:
- contabilitatea documentelor;
controlul asupra implementării acestora;
lucrări de referință pe documente.
Documentele sunt înregistrate o singură dată. Într-o instituție sau companie mică, toate documentele sunt înregistrate centralizat de către un secretar. Într-o instituție care are compartimente, înregistrarea documentelor interne se realizează descentralizat, pe grupe: în compartimentul contabilitate, departamentul personal și birou. În acest caz, documentele interne trebuie înregistrate în ziua semnării sau aprobării, documentele de intrare în ziua primirii, documentele de ieșire în ziua trimiterii.
În timpul procesului de înregistrare, următoarele informații sunt de obicei scrise din document:
- data primirii;
numărul de intrare (index);
data documentului;
indexul documentelor, adică semne de căutare;
autor (corespondent);
titlu;
rezoluţie;
Termen limită;
interpret (care lucrează cu el);
progresul execuției (se înregistrează toate etapele transferului documentelor și modul în care au fost executate);
numărul cazului (unde se plasează documentul după executare).
Revistă un sistem de înregistrare este necesar doar în cazurile în care înregistrarea documentelor este pe primul loc, prevenind reclamațiile din partea cetățenilor și situațiile de conflict - de exemplu, la eliberarea documentelor de studii, carnetelor de muncă, abonamentelor. Acestea sunt, de regulă, documente al căror index de înregistrare constă dintr-un număr de serie (Fig. 1).
Orez. 1. Forma aproximativă a unui jurnal al documentelor primite
Mai convenabil este card sistem de înregistrare a documentelor. Forma cardului de înregistrare și control (RCC) și locația detaliilor din acesta (Fig. 2) pot fi determinate chiar în instituție și consemnate în instrucțiunile de lucru ale biroului.
Puteți oferi formularul RKK în format A5 (148 × 210) sau A6 (105 × 148) (Fig. 2 și Fig. 3). (Data scadentă este încercuită.)
Orez. 2. Card de inregistrare si control. Faţă
Orez. 3. Card de inregistrare si control. Partea inversă
Pentru a menține un sistem de înregistrare a cardurilor în regim manual, trebuie să aveți o circulație de carduri timp de un an și cel puțin două cutii de fișiere de card pentru depozitarea cardurilor: într-un fișier de card de control al timpului și un fișier de card de referință.
Cel mai rațional lucru astăzi este înregistrarea documentelor pe calculator. Dar chiar și în acest caz, formularul de card este afișat pe ecran (formularul de ecran RKK cu câmpuri similare) și informații despre document sunt introduse în el.
Cardul de document poate fi completat incomplet la început, înainte de a transfera documentul către manager, adică. fara rezolutie, termen si executor. După ce documentul este revizuit de către manager, cardul este completat complet, adică. Aceste informații sunt introduse în el.
După completarea cardului, unul dintre ele este introdus în dosarul cardului termen limită, celălalt în dosarul de informații și referințe, iar documentul este predat antreprenorului pentru a lucra cu el.
La înregistrare pe computer datele despre documentul furnizate în timpul înregistrării acestuia vor fi utilizate în programe de control automat și lucrări de referință. În acest caz, căutarea poate fi efectuată folosind oricare dintre indicatorii introduși.
6. Controlul asupra executării documentelor
Monitorizarea executării sarcinii atribuite este una dintre funcțiile managementului. Putem evidenția controlul asupra substanței problemei și controlul asupra termenelor limită pentru finalizarea sarcinii.
Control de fond Executarea unui ordin sau rezolvarea unei probleme se efectuează de către conducătorul (al unei instituții sau departament) sau persoane special împuternicite. Controlul pe fond este o evaluare a cât de corect, cu succes și complet a fost rezolvată problema.
Control asupra termenelor de executare a documentelor se desfășoară de către secretar sau serviciul suport documentație de management. Controlul pe termen poate fi împărțit în actual Şi avertizare.
Efectuarea controlului necesită cunoașterea unor metode, tehnici simple și disponibilitatea mijloacelor tehnice.
Toate documentele care necesită execuție și răspuns trebuie puse sub control.
Forma de control este selectată în funcție de capacitățile instituției - poate fi un fișier card manual bazat pe timp, dar astăzi este utilizat din ce în ce mai mult un sistem automat de monitorizare a execuției documentelor.
Fișier card de pontaj. Pentru controlul manual se folosesc fișe de înregistrare și un dulap de dosar cu 32 de separatoare mobile (carton sau plastic). Treizeci și unu de separatori sunt numerele lunii (31 de zile). În spatele celui de-al 32-lea separator, cardurile sunt plasate pe documentele a căror scadență se încadrează în luna următoare. În ultimele zile ale lunii (cu 2-3 zile înainte), aceste carduri vor fi aranjate în funcție de datele noii luni. Cardurile cu termene restante sunt plasate în fața primului separator. Ei rămân aici până când este indicat un nou termen prelungit.
După înregistrarea integrală a documentelor, secretarul aranjează cardurile conform termenelor limită, i.e. plasează fiecare card pe data la care trebuie executat documentul. Toate documentele administrative sunt scrise pe carduri separate. Instrucțiunile orale de la conducere pot fi, de asemenea, notate pe un card sub orice formă.
Astfel, folosind un dosar card de termen, secretarul poate afla cu ușurință ce trebuie completat și în ce zi.
Pe lângă controlul curent, secretarul trebuie să efectueze controlul preventiv. Pentru a face acest lucru, el ia carduri pentru sarcini care expiră în trei zile și avertizează fiecare interpret despre acest lucru.
Documentul se consideră executat atunci când sarcinile stabilite în document sau specificate în rezoluție sunt îndeplinite în totalitate. Dacă în procesul de rezolvare a problemei documentul a fost transferat de la un executor la altul, acest lucru este înregistrat și pe spatele cardului.
După ce documentul este scos de sub control, cardul de control este scos din fișierul cardului cu limită de timp și rearanjat în cardul de referință. Monitorizarea termenelor ar trebui efectuată în fiecare unitate structurală.
Cel mai rațional lucru este astăzi control automatizat pentru executarea documentelor, care se menține pe un PC. Programele speciale vă permit să afișați liste de documente a căror execuție expiră într-o anumită perioadă.
7. Lucrări de informare și referință
Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date cu documente organizaționale. Pe baza acestei bănci de date, puteți determina în câteva minute:
- cine are, unde și în ce stadiu al muncii se află orice document;
în care documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.
Extinde semnificativ capacitățile serviciilor de informare și referință sistem automat de înregistrare. Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date (DBMS) vă permit să creați interogări și să primiți răspunsuri pentru orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentelor.
Căutarea documentelor în sine se desfășoară într-un mod similar. Căutarea se poate efectua prin orice caracteristică (câmp) completată în fișa de înregistrare: numărul documentului de intrare, data primirii documentului, tipul documentului, corespondentul, teritoriul, executorul documentului, numărul documentului de ieșire, data trimiterii documentului. document etc. Valorile câmpurilor corespunzătoare sunt fie introduse de la tastatură, fie (pentru valori clasificate) selectate din lista corespunzătoare (tip de document, interpret etc.).
Certificatul poate fi eliberat:
- pentru un anumit document (unde se află, stadiul de pregătire, rezultatul execuției, locul de depozitare);
etc.............
Sau suport de documentare pentru management (DOU) – ramură de activitate care asigură organizarea muncii cu documente oficiale – este aspect important munca oricărei întreprinderi: organizațiile creează documente care reflectă rezultatele și desfășurarea activităților de producție, starea financiara, lucrul cu personalul, logistica etc. Documentele care asigură implementarea funcțiilor de management definesc planuri, înregistrează indicatori de contabilitate și raportare și alte informații. În acest sens, putem spune că eficiența și calitatea deciziilor luate, eficacitatea implementării acestora și activitățile organizației în ansamblu depind în mare măsură de modul în care este organizată munca cu documente.
Munca de birou
În conformitate cu GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții" munca de birou sau documentare suport pentru management este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.
Termenii „muncă de birou” și „gestionare a documentației” (DOU) în conformitate cu GOST R 51141-98 sunt folosiți ca sinonimi, dar există încă unele diferențe între ei. Prima dintre ele, munca de birou, este folosită în principal pentru a descrie latura organizațională și metodele tradiționale de lucru cu documente. Al doilea, „suportul documentației pentru management”, subliniază componenta informațională și tehnologică în organizarea modernă a muncii de birou și este cel mai bine utilizat atunci când se vorbește despre tehnologiile informatice pentru lucrul cu documente.
În conformitate cu GOST R 51141-98, munca de birou (sau DOU) implică, în primul rând, crearea de documente sau documentare, adică înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite, care sunt consacrate în acte juridice și documente normative și metodologice. Rezultatul documentării este o informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia. Purtătorul poate fi orice obiect material utilizat pentru a securiza și stoca informații de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv sub formă transformată. La documentare, este necesar să ne amintim că această înregistrare a informațiilor pe hârtie sau pe alte suporturi este strict reglementată, ceea ce, la rândul său, asigură forța juridică a documentului.
Munca de birou (sau DOW), cu toate acestea, presupune nu numai crearea de documente, ci și organizarea muncii cu acestea, care include organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției.
Fluxul de documente al organizației este deplasarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii.
Alături de organizarea fluxului de documente, conceptul de „lucrare cu documente” include stocarea documentelor si ei utilizarea în activitățile curente ale instituției. În acest caz, un sistem de stocare a documentelor înseamnă un ansamblu de mijloace, metode și tehnici de înregistrare și sistematizare a documentelor în scopul găsirii acestora și utilizării lor în activitățile curente.
Pentru a rezuma cele de mai sus, putem distinge două componente ale muncii de birou (sau DOW):
- documentarea activităților;
- organizarea muncii cu documente oficiale.
Aceste componente sunt interconectate pentru a crea sistem eficient munca de birou într-o organizație le cere pe amândouă și funcționarea în tandem.
Trei surse și trei componente ale instituției de învățământ preșcolar
Organizarea muncii cu documente este o parte importantă a proceselor de management și a luării deciziilor de management, ceea ce afectează în mod semnificativ eficiența și calitatea managementului.
Procesul de luare a deciziilor de management include obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiza, pregatirea si luarea deciziilor.
Aceste componente sunt strâns legate de suportul documentației pentru management. Pentru a obține un efect economic este importantă în primul rând calitatea informației, care este determinată de cantitatea, eficiența, gradul de complexitate și costul acesteia. Dacă întreprinderea nu are o muncă eficientă cu documente, atunci, ca urmare, managementul se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, organizarea corectă a unui serviciu de referință și informare și organizarea clară. de căutare, stocare și utilizare a documentelor.
Există trei sarcini principale rezolvate în munca de birou (DOW).
- Documentare (redactarea, executarea, coordonarea si producerea documentelor).
- Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor).
- Sistematizarea arhivei documentelor.
Documentarea este procesul de înregistrare a informațiilor pe un anumit suport, conform regulilor stabilite. Tipul documentului, structura acestuia, precum și semnificația lui pentru sfera managementului depind de procesul de documentare. Un purtător de informații documentate este un obiect material utilizat pentru fixarea și stocarea informațiilor de vorbire, audio sau vizuale pe acesta, inclusiv în formă convertită. Instrumentele de documentare sunt instrumente folosite de oameni pentru a crea documente (simple, mecanice, electromecanice). Mijloacele de documentare includ mașini de scris, echipamente informatice, casetofone, înregistratoare de voce, fotografii, filme și echipamente video.
În funcție de instrumentul de documentare utilizat, se disting și metodele de documentare.
Documentație text. Document text: un document care conține informații audio capturate de orice tip de scriere sau de orice sistem de înregistrare audio. 2. Documentație tehnică. Documentația tehnică este o modalitate de a capta gândirea tehnică. Tehnic materiale documentareține evidența proceselor de muncă, a mijloacelor de producție (desene, desene, calcule, grafice, descrieri tehnice etc.) 3. Documentare foto, film și video. Microfotocopiarea este utilizată pentru a face copii ale documentelor.
Un document de film este un document vizual și audiovizual creat într-o manieră cinematografică. Documentul de film reflectă evenimente în dinamică și mișcare. În zilele noastre, documentele video filmate pe film magnetic au devenit larg răspândite.
Un document sonor este un document care conține informații sonore înregistrate de orice sistem de înregistrare a sunetului. Documentele audiovizuale sunt utilizate pe scară largă.
Documente pe suport informatic. Documentatie electronica. Un document pe suport informatic este un document creat folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor sale de către un computer electronic.
Fluxul documentelor este deplasarea documentelor din momentul în care sunt primite sau create până la finalizarea executării, transmiterea către destinatar sau depunerea acestora. Organizare corectă fluxul documentelor contribuie la trecerea promptă a documentelor în aparatul de management, încărcarea uniformă a departamentelor și oficiali, redă influență pozitivă asupra procesului de management în ansamblu.
Întrucât fluxul de documente are o mare influență asupra activității întregului aparat, în instituție se lucrează constant pentru a-l raționaliza.
Într-o instituție, fluxul de documente se realizează sub forma unor fluxuri de documente care circulă între punctele de procesare a informațiilor și punctele de procesare a documentelor tehnice.
Conceptul de muncă de birou și tipurile sale.
Munca de birou este o activitate care asigură crearea, descrierea documentelor și organizarea muncii cu acestea.
Există lucrări de birou generale, speciale, secrete și non-secrete.
Munca generală de birou este documentarea activităților generale de conducere inerente oricărui organism guvernamental și organizarea muncii cu documentele create în procesul de desfășurare a acestor activități. Acesta servește implementării funcțiilor suport (financiare, activitate economică, munca personalului etc.) a aparatului de conducere.
Implementarea principalelor funcții ale organului de conducere, i.e. activitățile sale speciale (externe) sunt deservite de lucrări speciale de birou. Astfel, întocmirea și executarea actelor de procedură penală, de investigație operațională, de procedură administrativă care reflectă activitățile organelor de afaceri interne în apărarea directă a ordinii publice și lupta împotriva criminalității, precum și organizarea muncii cu astfel de documente reprezintă un tip special de birou. lucru.
Documentarea informațiilor care constituie secrete de stat și oficiale, precum și organizarea lucrărilor cu documente care conțin astfel de informații, se realizează în organele de afaceri interne conform unor reguli speciale menite să prevină pierderea accidentală a documentelor relevante și scurgerea informațiilor conținute în aceste documente. Munca de birou efectuată conform acestor reguli speciale se numește muncă secretă de birou. Trebuie avut în vedere faptul că, în conformitate cu regulile muncii secrete de birou în organele de afaceri interne, se pot desfășura atât munca generală, cât și cea specială.
41. Definiția „ordine și direcție”
Un ordin este un act juridic prin care se stabilesc decizii de conducere asupra problemelor activităților operaționale și oficiale.
Un ordin este un document emis pe probleme de activități operaționale și oficiale și are caracter organizatoric și administrativ.
42. Conceptul de „raport și memoriu”.
Un raport este un document care conține o declarație a anumitor aspecte, concluzii și propuneri.
Un memoriu este un document adresat șefului departamentului de afaceri interne, care conține o prezentare detaliată a unei probleme cu concluzii și propuneri.