अलीकडे, सर्वात लोकप्रिय वैशिष्ट्यांपैकी एक म्हणजे कारकून. या कर्मचाऱ्याची कर्तव्ये म्हणजे मोठ्या प्रमाणावर कागदपत्रांवर प्रक्रिया करणे. तो नेमका काय करतो आणि अशा व्यवसायातील कर्मचारी कर्मचारी वर्गावर असणे इतके महत्त्वाचे का आहे? हे तपशीलवार हाताळले जाणे आवश्यक आहे.

व्यवसायाच्या मूलभूत गोष्टी

प्रत्येक कमी-अधिक मोठ्या कंपनीला कारकुनाची गरज असते. अशा कर्मचाऱ्याच्या खांद्यावर पडणाऱ्या कर्तव्यांमध्ये बहुतांशी निव्वळ कागदी कामांचा समावेश असतो. पहिल्या दृष्टीक्षेपात, ते कंटाळवाणे आणि निरुपयोगी दिसते. परंतु ज्यांना एंटरप्राइझच्या संपूर्ण दस्तऐवज प्रवाहाची पूर्णपणे कल्पना नाही त्यांनाच असे वाटते.

माहितीचा हा प्रवाह समजून घेण्यासाठी, तुम्हाला लिपिकाची आवश्यकता आहे. त्याने पार पाडावयाची कर्तव्ये आणि कार्ये खालीलप्रमाणे आहेत.

1. एंटरप्राइझमध्ये कागदपत्रांचे संपूर्ण परिसंचरण राखणे.
2. ग्राहकांशी फोन कॉल आणि संभाषणे.
3. येणार्‍या पत्रव्यवहाराची प्रक्रिया आणि नोंदणी.
4. इतर कर्मचार्‍यांद्वारे अंमलात आणल्या जाणार्‍या कागदपत्रांवर नियंत्रण.
5. दस्तऐवज संग्रहण.

या सर्वांसाठी कार्यालयीन कामाचे नियम आणि नियमांचे योग्य ज्ञान आवश्यक आहे. अशी कौशल्ये, अर्थातच, सरावाने मिळू शकतात, परंतु त्याव्यतिरिक्त चांगली सैद्धांतिक पार्श्वभूमी असणे चांगले आहे.

महत्वाची वैशिष्ट्ये

खरा कारकून काय असावा? जबाबदाऱ्या आणि कामाची परिस्थिती नेहमीच त्यांची छाप सोडते. हे पूर्णपणे सर्वकाही लागू होते. सुरुवातीला, वैयक्तिक गुणांबद्दल स्वतंत्रपणे बोलणे योग्य आहे. अशा कामाच्या ठिकाणी, कर्मचार्‍याला हे करणे आवश्यक असेल:

1. माहितीचा प्रवाह सहजपणे नेव्हिगेट करण्यासाठी आणि योग्य निर्णय घेण्यासाठी विश्लेषणात्मक मन.
2. विशिष्ट समस्येवर दीर्घकाळ लक्ष केंद्रित करण्याची क्षमता.
3. एकाच वेळी अनेक गोष्टी करण्याची क्षमता.
4. आवश्यक माहिती सतत लक्षात ठेवण्यासाठी चांगली स्मृती.
5. शालीनता.
6. सामाजिकता आणि दयाळूपणा.
7. तणावाचा प्रतिकार आणि त्यांच्या भावनांचा सामना करण्याची क्षमता.
8. सामाजिकता.
9. त्याच्या भाषणात टीका करण्यासाठी शांत वृत्ती.
10. व्यवसाय वाटाघाटी आयोजित करण्याची क्षमता.
11. संप्रेषण आणि योग्य भाषणाच्या संस्कृतीचे ज्ञान.

या सर्व आवश्यकतांसह, लिपिक आपले काम योग्यरित्या करण्यास सक्षम असेल. परंतु या व्यवसायात काही वैद्यकीय contraindication आहेत. त्यापैकी:

• श्वसन रोग (क्षयरोग, दमा आणि इतर);
• हृदय समस्या (उच्च रक्तदाब, अतालता, दोष);
• चिंताग्रस्त विकार.

जर तेथे काहीही नसेल, तर कर्मचारी सुरक्षितपणे कामावर जाऊ शकतो आणि चांगल्या परिणामांची आशा करू शकतो.

कर्तव्यांची श्रेणी

जवळजवळ प्रत्येक शहरात एक उद्योग किंवा संस्था आहे जी लिपिक नियुक्त करते. अशा कर्मचाऱ्याची कर्तव्ये, नियमानुसार, खालीलप्रमाणे आहेत:

1. येणारे मेल प्राप्त करणे आणि त्यावर प्रक्रिया करणे. तज्ञाने पत्र नोंदणी करणे आवश्यक आहे, ते पत्त्यावर पाठवावे आणि नंतर ठरावात नमूद केलेल्या सूचनांच्या अंमलबजावणीचे निरीक्षण केले पाहिजे. अशी माहिती विशेष जर्नल्स किंवा कार्ड्समध्ये रेकॉर्ड केली जाते आणि डेटा बँक बनते.
2. सर्व टप्प्यांद्वारे प्रत्येक दस्तऐवजाच्या उत्तीर्णतेसह: तयारी - अंमलबजावणी - प्रक्रिया - संचयन. कोणत्याही वेळी, लिपिक विनंती केल्यावर संपूर्ण लेआउट प्रदान करण्यास सक्षम असावा.
3. पाठवलेल्या आणि प्राप्त झालेल्या कागदपत्रांचा लेखाजोखा.
4. दस्तऐवज संग्रहण.
5. जलद आणि सुलभ शोधासाठी लेखांकनाची योग्य संस्था आणि संदर्भ आधार तयार करणे.
6. कागदपत्रांची योग्य अंमलबजावणी आणि स्वाक्षरी तसेच संबंधित व्हिसा लादणे नियंत्रित करते.
7. सर्व एंटरप्राइझ दस्तऐवजीकरणांच्या सुरक्षिततेसाठी जबाबदार.

विशेष प्रशिक्षित लिपिकच हे सर्व हाताळू शकतो. त्याच्या कर्तव्याची रचना अशा प्रकारे केली जाते की केलेले कार्य शक्य तितके कार्यक्षम आहे.

संबंधित व्यवसाय

फक्त मोठ्या उद्योगांनाच कर्मचार्‍यांवर लिपिक ठेवणे परवडते. कमी संख्येने कार्य युनिट्स असलेल्या संस्थांसाठी, ही एक लक्झरी आहे. कागदोपत्री थोड्या प्रमाणात वेतन निधी वाचवणे शक्य होते. परंतु साधे कामसचिव कागदपत्रांची काळजी घेतात. हे तज्ञांना त्याच्या कामकाजाचा दिवस शक्य तितका लोड करण्यास अनुमती देते. त्यामुळे सचिव-लिपिकाची कर्तव्ये आहेत सुसंवादी संयोजनदोन्ही पोझिशन्सशी संबंधित कार्ये.

ते एका सूचनेमध्ये गोळा केले जाणे आवश्यक आहे आणि अंमलबजावणीसाठी अनिवार्य आहे. वैशिष्ठ्य म्हणजे हे दोन्ही व्यवसाय (कारकून आणि सचिव) एकमेकांशी खूप साम्य आहेत. या दोघांमध्ये कागदपत्रांसह काम करणे आणि फोनवर बोलणे समाविष्ट आहे. कोणत्या विशिष्टतेसाठी कोणते कर्तव्य सर्वात योग्य आहे हे ठरवणे देखील येथे कठीण आहे. त्यांच्या क्रियाकलापांची मुख्य क्षेत्रे राहिली आहेत:

• इनकमिंग आणि आउटगोइंग पत्रव्यवहारासह कार्य करा;
• कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीवर लक्ष ठेवणे;
• फोन कॉलला उत्तर देणे आणि त्यांना इतर व्यावसायिकांशी संवाद साधण्यासाठी पुनर्निर्देशित करणे;
• संग्रहण

हे सर्व सचिव-लिपिकाची कर्तव्ये आहेत.

कामाच्या वैशिष्ट्यांचा प्रभाव

कोणत्याही एंटरप्राइझचे कार्य विविध कागदपत्रांच्या प्रवाहाशी संबंधित आहे. कारकुनानेच ते पद्धतशीर केले पाहिजे आणि त्यास सुसंगत यंत्रणेत बदलले पाहिजे. एटी बालवाडीअशा योजनेच्या जबाबदाऱ्या देखील पुरेशा प्रमाणात अस्तित्वात आहेत.

याव्यतिरिक्त, हे लक्षात घेतले पाहिजे की मुले प्रीस्कूल संस्था, कायद्यावर आधारित रशियाचे संघराज्य“शिक्षणावर”, अलीकडे बरेचसे स्वतंत्र झाले आहेत आणि त्यांना बऱ्यापैकी व्यापक अधिकार मिळाले आहेत. हे वैज्ञानिक, आर्थिक, कर्मचारी, आर्थिक आणि इतर क्रियाकलापांना लागू होते. अशा संस्थांचे व्यवस्थापन सर्वात जास्त काम करू शकते भिन्न दिशानिर्देशस्वतंत्रपणे करार पूर्ण करणे आणि योग्य वाटाघाटी करणे. हे सर्व संस्थेतील कागदाच्या प्रवाहात दिसून येते, ज्यासाठी वेळेवर प्रक्रिया आणि पद्धतशीरपणा आवश्यक आहे. लिपिकाने केवळ अभ्यासच केला पाहिजे असे नाही तर कागदपत्रांचे वर्गीकरण देखील केले पाहिजे, त्यांना त्यांच्या उद्देशानुसार वेगळे करा:

• प्रशासकीय
• माहिती आणि संदर्भ;
• संघटनात्मक;
• कर्मचारी (कर्मचारींद्वारे);
• आर्थिक;
• तांत्रिक

सर्व येणारे कागदपत्रे कठोर प्रणालीमध्ये आणली जाणे आवश्यक आहे, आणि नंतर अंमलबजावणी आणि प्रतिसादासाठी हस्तांतरित करणे आवश्यक आहे.

महत्वाची वैशिष्ट्ये

संकलित करणे सुरू करणे कामाचे स्वरूप, आवश्यक विशेष लक्षलिपिकाच्या कार्यात्मक कर्तव्यांकडे लक्ष द्या. काही जण अधिकाऱ्यांशी गोंधळ घालतात. परंतु या संकल्पनांमध्ये लक्षणीय फरक आहे.

पहिल्या प्रकरणात, ही मुख्य कार्ये आहेत जी एखाद्या विशेषज्ञ लिपिकाने केली पाहिजेत:

1. येणार्‍या दस्तऐवजांसह कार्य करा, त्यांची नोंदणी आणि संरचनात्मक विभागांद्वारे वितरण.
2. कागदपत्रांच्या हालचालीसाठी लेखांकन आणि त्यांच्या अंमलबजावणीचे नियंत्रण.
3. प्राप्तकर्त्यांना प्रक्रिया केलेल्या पत्रव्यवहाराचे हस्तांतरण.
4. दस्तऐवज संचयनाची संस्था.

हे मुख्य दिशानिर्देश आहेत ज्यामध्ये या प्रकारच्या तज्ञाचे कार्य आयोजित केले जावे. तो येतो तेव्हा अधिकृत कर्तव्ये, तर आमचा अर्थ असा आहे की एखाद्या विशिष्ट एंटरप्राइझमध्ये कर्मचारी काय करण्यास बांधील आहे. सूचीबद्ध क्रिया कंपनीच्या विशिष्ट संरचनेसाठी आणि त्याच्या वैयक्तिक विभाग आणि विभागांच्या परस्परसंवादाच्या वैशिष्ट्यासाठी डिझाइन केल्या आहेत.

एखाद्या संस्थेत कार्यालयीन कामकाजाचे विभाग ठेवताना, त्यांचे परस्परसंबंध, तसेच कागदपत्रे उत्तीर्ण करण्याचा क्रम लक्षात घेतला पाहिजे. लिपिक सेवा व्यवस्थापन कार्यालयांच्या शेजारी आणि इतर स्ट्रक्चरल युनिट्सपासून समान अंतरावर ठेवण्याचा सल्ला दिला जातो. डुप्लिकेट आणि कॉपी उपकरणे असलेली खोली, बंधनकारक कामासाठी उपकरणे इतर सेवा खोल्यांपासून वेगळे करणे आवश्यक आहे. सतत वापरात असलेल्या गोंगाट करणाऱ्या उपकरणांसाठी, ध्वनीरोधक सामग्रीसह पूर्ण केलेल्या स्वतंत्र खोल्या देखील दिल्या पाहिजेत.

सर्वात तर्कसंगत परिसर आहेत आयताकृती आकार 1:1.5 च्या गुणोत्तरासह (परंतु 1:2 पेक्षा जास्त नाही). रुंदी कार्यरत खोली 2.5 मीटर पेक्षा कमी नसावे आणि उंची - 3.25 मीटर. चौरस मीटरक्षेत्र

महत्त्वत्यात आहे योग्य प्रकाशयोजना. कार्यरत भागात, सर्वात इष्ट आहे दिवसाचा प्रकाश. प्रकाश डावीकडे आणि समोर पडावा म्हणून कामाची ठिकाणे व्यवस्थित केली जातात. कृत्रिम प्रकाशयोजनाहे सर्वसाधारण असू शकते (दिवे छतावर बसवलेले आहेत) आणि स्थानिक (प्रत्येक कामाच्या ठिकाणी टेबल दिवा स्थापित केला आहे).

सर्व्हिस रूममध्ये थंड हंगामात 20-22 डिग्री सेल्सिअस तापमान आणि उबदार हंगामात 22-25 डिग्री सेल्सियस तापमान राखण्याची शिफारस केली जाते, आर्द्रता 50-60% असावी, कामाच्या ठिकाणी हवेचा वेग 0.1 मीटर / आहे. s, अनुज्ञेय पातळीचा आवाज - 50 dB, 3 मायक्रॉनपेक्षा जास्त नसलेल्या कण आकारासह खोलीतील हवेतील जास्तीत जास्त धूळ सामग्री - 0.75 mg/cu. मी

कर्मचारी उत्पादकता वाढविण्यासाठी योगदान योग्य अंमलबजावणीवर्करूम इंटीरियर.

होय, भिंती रंगविण्यासाठी रंगसंगती सर्वात जास्त प्रकाश परावर्तन गुणांक आणि खोलीच्या प्रकाशाची डिग्री लक्षात घेऊन निवडली जाते. परिसराच्या लँडस्केपिंगकडे देखील लक्ष दिले पाहिजे, कारण झाडे केवळ सजावटीचे कार्य करत नाहीत तर हवेची रचना देखील सुधारतात, चिंताग्रस्त आणि व्हिज्युअल थकवा कमी करतात.

प्रत्येक कार्यालयीन कर्मचार्‍याचे कार्यस्थळ अशा प्रकारे आयोजित केले पाहिजे की त्याच्या अधिकृत कर्तव्याच्या कामगिरी दरम्यान कोणतेही अडथळे आणि गैरसोय होणार नाही.

कार्यस्थळांच्या उपकरणासाठी फर्निचरच्या संचामध्ये समाविष्ट आहे डेस्क(संगणकांसाठी नियमित किंवा विशेष), संदर्भ साहित्य साठवण्यासाठी आणि कार्यालयीन उपकरणे ठेवण्यासाठी सहायक टेबल आणि कॅबिनेट, आरामदायक खुर्च्याकिंवा खुर्च्या (उचलणे आणि वळणे), नेहमीच्या प्रकारच्या कॅबिनेट आणि विशेष - कागदपत्रांच्या उभ्या संचयनासाठी, धातूच्या तिजोरी. फर्निचरची परिमाणे निर्धारित करताना, सर्व्हिस रूमचे एकूण परिमाण आणि प्रत्येक कामाच्या ठिकाणी वाटप केलेले क्षेत्र विचारात घेतले पाहिजे.

कार्यालय व्यवस्थापन सेवेच्या आवारात दस्तऐवज नष्ट करण्यासाठी मशीन, तसेच बुकबाइंडिंग, बुकबाइंडिंग, पेपर कटिंग मशीन स्थापित करण्याचा सल्ला दिला जातो. इनपुट आणि आउटपुट दस्तऐवजांच्या प्राथमिक प्रक्रियेसाठी, लिफाफे उघडण्यासाठी आणि सील करण्यासाठी मशीन, फोल्डिंग आणि मार्किंग मशीन, लॅमिनेटर, स्टॅम्प मशीन इत्यादींचा वापर केला पाहिजे.

कार्यस्थळांची व्यवस्था करताना, प्रत्येक कर्मचार्‍याला कार्यालयीन वस्तूंचा एक संच (मल्टी-टायर्ड पेपर ट्रे, कॅलेंडर-डायरी, पेन आणि पेन्सिलसह डेस्कटॉप आयोजक, नोटपॅड, कागदपत्रांच्या सध्याच्या स्टोरेजसाठी विविध फोल्डर्स) प्रदान केले असल्याचे सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे. ).

दस्तऐवजीकरण, स्टेशनरी सामावून घेण्यासाठी डेस्कटॉपवर पुरेशी जागा असावी.

एखाद्या संस्थेत वापरल्यास पारंपारिक रूपेदस्तऐवजांची नोंदणी आणि त्यांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी, डेस्कटॉप फाइल कॅबिनेट असणे आवश्यक आहे.

आता जवळजवळ प्रत्येक कामाची जागासंगणक आणि टेलिफोनसह सुसज्ज असलेल्या कारकुनी सेवेमध्ये (इंटरकॉम किंवा प्रवेशासह शहरी नेटवर्क). याशिवाय स्कॅनर, प्रिंटर, फॅक्स इत्यादींसाठी जागा उपलब्ध करून द्यावी. वापरलेली सर्व उपकरणे वापरकर्त्याच्या जवळच्या परिसरात असणे आवश्यक आहे. कार्यालयीन कर्मचार्‍यांना त्यांच्या कार्यात्मक कर्तव्यांनुसार तांत्रिक माध्यम प्रदान केले जावे.

कामाच्या ठिकाणी मॉनिटर्स आणि सहाय्यक उपकरणांची नियुक्ती कर्मचार्यांना इष्टतम कामाच्या स्थितीत काम करण्यापासून रोखू नये. मुख्य उपकरणांच्या पॅरामीटर्सने कर्मचार्‍याला कीबोर्डची उंची समायोजित करण्याची आणि झुकावण्याची क्षमता प्रदान केली पाहिजे. कार्यरत पृष्ठभाग, रोटेशन - डिस्प्लेचे अंतर, तसेच कार्यरत खुर्चीची उंची, त्याच्या मागची स्थिती, झुकाव कोन.

फूटरेस्टने अतिरिक्त आधार म्हणून काम केले पाहिजे, जे पायांमधील झुकावचे आरामदायक कोन आणि कार्यरत पवित्रा बदलण्याचे साधन प्रदान करते. फूटरेस्ट पृष्ठभागाचा कल समायोज्य असणे आवश्यक आहे.

सेल्फ-ओरिएंटिंग व्हीलसह कामाच्या खुर्च्या वापरण्याची शिफारस केली जाते, ज्यामुळे वापरकर्त्याला कामाच्या ठिकाणी कमी अंतर सहज आणि सुरक्षितपणे हलवता येते. सीटचा पृष्ठभाग आणि खुर्चीचा मागील भाग मऊ असावा, नॉन-स्लिप, हवाबंद कोटिंगसह, स्वच्छ करणे सोपे आणि विद्युतीकरण न केलेले असावे.

कामाच्या ठिकाणी पॅरामीटर्स सेट करण्यासाठीची नियंत्रणे सोपी आणि वापरण्यास सोपी असावीत.

कामगाराचे डोळे आणि संगणक स्क्रीनमधील अंतर मॉनिटरच्या कर्णाच्या दीड लांबीपेक्षा कमी नसावे; डिस्प्ले डोळ्याच्या पातळीपेक्षा 15 अंश खाली ठेवावा, कीबोर्डची उंची मजल्यापासून 70-85 सेमी, स्क्रीनच्या मध्यभागी - मजल्यापासून 90-115 सेमी. मनगट पुढच्या बाजुच्या समान पातळीवर ठेवले पाहिजेत. डिस्प्ले स्क्रीन अशा प्रकारे स्थित असावा सूर्यप्रकाशआणि दिव्यांचा प्रकाश त्याच्यापासून परावर्तित झाला नाही आणि कामगाराला आंधळा केला नाही. खिडकीसमोर डिस्प्ले स्क्रीन लावणे आणि कामगाराने खिडकीकडे तोंड करून बसणे अवांछित आहे. स्क्रीनची ब्राइटनेस पातळी खोलीतील प्रकाशाच्या ब्राइटनेसशी संबंधित असणे इष्ट आहे, जे मॉनिटर समायोजित करून प्राप्त केले जाऊ शकते.

मॉनिटर्ससह कार्यस्थळे एकमेकांपासून किमान दीड मीटर अंतरावर आहेत.

कागदी दस्तऐवजातून मजकूर मुद्रित करताना, दस्तऐवज धारक वापरणे इष्ट आहे जे उंची, कोन आणि अंतर समायोजित करता येईल. दस्तऐवज धारक कागदपत्रे पाहताना डोके, मान आणि डोळ्यांची हालचाल कमी करतो.

संगणकात माहिती प्रविष्ट करणार्‍या कर्मचार्‍यांसाठी, काम सुरू झाल्यानंतर दोन तासांनी आणि लंच ब्रेकनंतर दीड ते दोन तासांचा ब्रेक दिला जातो जो 15 मिनिटे किंवा प्रत्येक तासाला संगणकावर 10 मिनिटे काम करत असतो. दिवस

मोठे महत्त्वप्रशासकीय यंत्रणेच्या कामात कर्मचार्‍यांसाठी आणि निर्मितीसाठी कार्यस्थळांची संघटना असते अनुकूल परिस्थितीश्रम

व्यवस्थापकीय काम हे सहसा कमी शारीरिक हालचाली, नीरसपणा आणि दीर्घकाळ घरामध्ये राहणे द्वारे दर्शविले जाते. या सर्वांमुळे जलद थकवा येतो आणि अर्थातच, कामाच्या परिणामांमध्ये दिसून येते. म्हणून, व्यवस्थापकीय कर्मचार्‍यांचे काम आयोजित करताना, ज्यामध्ये कार्यालयीन कर्मचार्‍यांचा समावेश आहे, कार्यालयाच्या आवाराची व्यवस्था आणि मांडणी, त्यामध्ये प्रकाश आणि तापमानाची स्थिती राखणे, जे मानके पूर्ण करतात, आवाज काढून टाकणे, कार्यस्थळे सुसज्ज करणे यावर खूप लक्ष दिले पाहिजे. कार्ये केली, स्थापना तर्कसंगत शासनश्रम

कार्यालयीन कामासाठी खोली निवडताना, हे लक्षात घेतले पाहिजे की, सध्याच्या नियमांनुसार, कार्यालयीन जागेचे प्रमाण प्रति कर्मचारी किमान 4 मीटर 2 असावे. याव्यतिरिक्त, उपकरणे स्थापित करण्याची आणि शोधण्याची शक्यता आणि विशेषतः वैयक्तिक संगणक, स्कॅनर, फॅक्स, प्रिंटर, जे आज व्यवस्थापनाच्या क्षेत्रात अतिशय सक्रियपणे वापरले जातात, विचारात घेतले जातात. म्हणून, प्रस्तावित रचना आणि प्रकार निश्चित करून तांत्रिक माध्यमआणि सहाय्यक उपकरणे, त्यांच्या प्लेसमेंटसाठी आवश्यक असलेले एकूण क्षेत्र विचारात घ्या. एका छोट्या खोलीत जमा होणे जिथे बरेच लोक काम करतात, मोठ्या संख्येने ऑटोमेशन आणि यांत्रिकीकरण साधने खोलीतील मायक्रोक्लीमेट, कामाच्या परिस्थितीमध्ये लक्षणीय बदल करतात आणि जलद थकवा येतो. म्हणून, संगणक प्रदर्शनावर काम करणार्‍या प्रति कर्मचार्‍याच्या क्षेत्राची गणना प्रति व्यक्ती 6 मीटर 2 च्या प्रमाणानुसार केली जाते. मॉनिटर्स असलेली कार्यस्थळे एकमेकांपासून किमान 1.5 मीटर अंतरावर असावीत. मोठ्या संख्येनेतांत्रिक अर्थ जंगम विभाजनांच्या मदतीने अधिक सोयीस्कर आहे किंवा कार्यालयीन फर्निचरअनेक कार्य क्षेत्रे विभक्त करण्यासाठी. खोली नेहमी हवेशीर किंवा वातानुकूलित असावी. वेंटिलेशनसाठी वाढीव आवश्यकता (हवा विनिमय दर) हाय-स्पीड कॉपियर आणि प्रिंटरद्वारे लादल्या जातात.

कामाच्या ठिकाणी योग्य प्रकाशयोजना हे तितकेच महत्त्वाचे आहे. प्रकाशाचा अभाव हे बहुतेकदा थकवा येण्याचे एक कारण असते. नैसर्गिक प्रकाशयोजना सर्वोत्तम आहे. प्रकाश डावीकडे किंवा समोर पडला पाहिजे. कामाच्या ठिकाणी कृत्रिम प्रकाश सामान्य (दिवे छतावर स्थित आहेत) किंवा स्थानिक असू शकतात, जेव्हा प्रत्येक कामाच्या ठिकाणी डेस्क दिवा. प्रदीपन पातळी आणि एकसमानतेच्या दृष्टीने ते पुरेसे असावे.

डिस्प्ले स्क्रीनवरील चकाकी दूर करण्यासाठी संगणक उपलब्ध असल्यास, सामान्य प्रकाश फिक्स्चर छतावर नाही तर भिंतीच्या पॅनल्सच्या शीर्षस्थानी बसवले जातात.

कमी महत्वाचे नाही तापमान व्यवस्था. घरामध्ये 22-24 डिग्री सेल्सियस तापमान आणि 40-60% आर्द्रता राखण्याची शिफारस केली जाते. कारकुनी सेवा सहसा प्रमुखाच्या रिसेप्शनच्या शेजारी असते आणि सहाय्यक सचिव हेड किंवा कंपनीच्या रिसेप्शनमध्ये असतात. जर आपण हे लक्षात घेतले की रिसेप्शन हे संस्थेचे व्हिजिटिंग कार्ड आहे, ज्यानुसार संपूर्ण कार्य संस्कृतीचे मूल्यांकन केले जाते, कंपनीची (संस्थेची) पहिली छाप तयार केली जाते, तर त्याच्या उपकरणांना जोडलेले महत्त्व स्पष्ट होते.

लिपिक सेवा देखील संस्थेच्या सर्वाधिक भेट दिलेल्या विभागांपैकी एक आहे, म्हणून त्याचे अंतर्गत भाग दिले आहे वाढलेले लक्ष. एखाद्या कर्मचार्‍याचे कामाचे ठिकाण, जे त्याच्या क्रियाकलापांच्या स्वरूपाद्वारे, बहुतेकदा अभ्यागतांना प्राप्त करतात, ते परिसराच्या प्रवेशद्वाराजवळ स्थित असावे. एकाच खोलीत काम करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांची ठिकाणे ठेवताना त्यांचे व्यावसायिक संपर्क विचारात घेतले जातात. सतत काम करणारी गोंगाट करणारी उपकरणे शक्यतो ध्वनीरोधक साहित्याने सुसज्ज असलेल्या वेगळ्या खोलीत असावीत. कामाची ठिकाणे शोधताना, गल्लीसाठी शिफारस केलेले परिमाण विचारात घ्या:

• - एका व्यक्तीसाठी रस्ता रुंदी - 60 सेमी;
• - दोन लोकांसाठी - 80 सेमी;
• - तीन लोकांसाठी - 100 सेमी;
• - टेबल दरम्यान - 55 सेमी;
• - यांच्यातील गरम उपकरणेआणि डेस्कटॉप - 55 सेमी;
• - भिंत आणि टेबल दरम्यान - 65 सेमी.

खिडक्यांसमोर डिस्प्ले स्क्रीन ठेवणे आणि डिस्प्लेवर काम करणे - खिडक्यांकडे तोंड करून बसणे अवांछित आहे.

प्रत्येक कर्मचाऱ्याचे कार्यस्थळ त्याच्या कार्यात्मक कर्तव्ये लक्षात घेऊन सुसज्ज आहे. उदाहरणार्थ, मॅनेजरच्या सेक्रेटरी किंवा कंपनी सेक्रेटरी यांच्या कामाच्या ठिकाणी तीन झोन असतात: मुख्य एक, जेथे संलग्नक आणि आवश्यक कार्यालयीन उपकरणे असलेले त्याचे डेस्क स्थित आहे, अभ्यागत सेवा क्षेत्र आणि सहायक क्षेत्र, जेथे कॅबिनेट, एक कॉपीअर, एक फॅक्स इ. स्थित आहेत.

फर्निचरची निवड ही खूप महत्त्वाची आहे. फर्निचरचे परिमाण खोलीच्या क्षेत्राशी संबंधित असले पाहिजेत आणि खोलीत गोंधळ होऊ नये. फर्निचर निवडताना, कर्मचार्‍यांचे मानववंशशास्त्रीय निर्देशक विचारात घ्या. कार्यालयीन कर्मचार्‍यांना खूप बसावे लागत असल्याने, आरामदायी खुर्ची किंवा समायोजित आसन उंची असलेली खुर्ची निवडणे फार महत्वाचे आहे. उदाहरणार्थ, आर्मचेअर आणि दोन वाकांसह उंच पाठीमागे असलेल्या खुर्च्या आरामदायक आहेत: कमरेसाठी आणि वक्षस्थळपाठीचा कणा.

कॅबिनेटने फोल्डर्सचे उभ्या संचयन आणि प्रकरणांचे द्रुत विहंगावलोकन प्रदान केले पाहिजे आणि डेस्कटॉपची उंची 680-760 मिमीच्या आत समायोजित करण्यायोग्य असावी. दस्तऐवज आणि फोल्डर्ससाठी डेस्कमधील ड्रॉर्स योग्य आकाराचे असले पाहिजेत आणि ते जास्त लोड केलेले असले तरीही ते सहजपणे बाहेर सरकतात. टेबल सहसा कन्सोलसह प्रदान केले जातात. आज, विविध कंपन्या रिसेप्शन आणि ऑफिस स्पेससाठी पुरेशा प्रमाणात फर्निचरचे तर्कसंगत संच तयार करतात.

प्रत्येक कामाच्या ठिकाणी, साध्या कार्यालयीन उपकरणांचा एक संच प्रदान केला पाहिजे, उदाहरणार्थ, दस्तऐवज गोळा करण्यासाठी मल्टी-टायर्ड ट्रे, साप्ताहिक कॅलेंडर, पेन, पेन्सिल आणि इतर स्टेशनरीसह डेस्कटॉप आयोजक, नोट्ससाठी नोटपॅड, वर्तमान दस्तऐवज संचयनासाठी फोल्डर. , इ.

कार्यालयीन कर्मचाऱ्याच्या तांत्रिक माध्यमांचा संच त्याच्याशी संबंधित असणे आवश्यक आहे कार्यात्मक कर्तव्ये, परंतु आज कार्यालयीन कामात प्रत्येक कामाच्या ठिकाणी संगणक आणि टेलिफोन (इंटरकॉम किंवा शहर नेटवर्कमध्ये प्रवेशासह) जवळजवळ अनिवार्य आहे.

जर टंकलेखित कामांचा ब्यूरो (समूह) असेल, तर तुम्ही ते वैयक्तिक संगणक, व्हॉईस रेकॉर्डर, एक हाय-स्पीड प्रिंटर, दस्तऐवज स्टेपलर, दस्तऐवज फॉर्म साठवण्यासाठी रॅक आणि कॅबिनेट, दस्तऐवज नष्ट करण्यासाठी मशीन इत्यादींनी सुसज्ज करा. कॉपी आणि डुप्लिकेट कामांच्या विभागात, कॉपी करण्याच्या उपकरणांव्यतिरिक्त, बुकबाइंडिंग, कोलेटिंग, पेपर कटिंग मशीन इ. असू शकतात.

इनकमिंग आणि आउटगोइंग दस्तऐवजांच्या प्राथमिक प्रक्रियेसाठी, तुम्हाला दस्तऐवज स्टेपलर, लिफाफा ओपनर, लिफाफा सीलर, फोल्डिंग आणि मार्किंग मशीन, एक लॅमिनेटर, स्टॅम्पर इत्यादी आवश्यक आहेत.

कागदपत्रांच्या पारंपारिक नोंदणीसह आणि अंमलबजावणीच्या नियंत्रणासह, डेस्कटॉप फाइल कॅबिनेटची आवश्यकता आहे.

केस ठेवण्यासाठी रॅक, कॅबिनेट, मेटल तिजोरी वापरली जातात.

ऑफिस उपकरणांची निवड सतत विस्तारत आहे आणि स्वयंचलित तंत्रज्ञानाचा परिचय करून घेत आहे.

एक सुसज्ज कामाची जागा सुंदर रचनाऑफिस स्पेस, एक निरोगी मायक्रोक्लीमेट चांगले काम करण्याचा मूड तयार करते आणि उत्पादकता वाढवते.

मॉड्यूल 3

३.१. सचिवाचे कामाचे ठिकाण

सचिवाच्या कार्याची तर्कसंगत संघटना कार्यस्थळाच्या संघटनेपासून सुरू होते.

सचिवाचे कार्यस्थळ सशर्तपणे 3 झोनमध्ये विभागलेले आहे:

1) कार्यक्षेत्र - कामाचे मुख्य ठिकाण, तेथे एक टेबल, टेलिफोन, संगणक आणि आवश्यक कार्यालयीन उपकरणे आहेत. सेक्रेटरीचे कार्यस्थळ व्यवस्थापकाच्या कार्यालयाच्या प्रवेशद्वाराजवळ स्थित आहे, जेणेकरून प्रत्येकजण स्वागत कक्षात प्रवेश करताना, त्यांच्या पाठीशी नव्हे तर त्यांच्या चेहऱ्याने त्यांना भेटणे चांगले आहे.

2) सहाय्यक क्षेत्र - कॅबिनेट, कॉपियर, फॅक्स इ. येथे स्थित आहेत.

3) अभ्यागत सेवा क्षेत्र - येथे अभ्यागतांसाठी खुर्च्या, एक कॉफी टेबल, विविध पुस्तिका इ.

झोनचे पृथक्करण स्पष्टपणे राखणे आवश्यक आहे, जे सेक्रेटरी अधिक उत्पादकपणे कार्य करण्यास अनुमती देईल.

सचिवाचे कार्यस्थळ रिसेप्शन रूममध्ये स्थित आहे, जे सहसा व्यवस्थापकाच्या कार्यालयाला लागून असते. ते अशा प्रकारे ठेवले पाहिजे की सेक्रेटरी प्रत्येकजण स्वागत क्षेत्रामध्ये प्रवेश करताना पाहू शकेल. रिसेप्शन क्षेत्र विभागले आहे कार्यरत क्षेत्रआणि अभ्यागत क्षेत्र.

रिसेप्शन क्षेत्राचा आकार निवडताना, खालील घटकांचा विचार केला पाहिजे:

1) फर्निचर आणि उपकरणे करण्यासाठी दृष्टीकोन;

2) फर्निचर आणि उपकरणांची व्यवस्था आणि ऑपरेशन;

3) काही प्रकरणांमध्ये, विशेष परिस्थितीची आवश्यकता;

4) अतिरिक्त उपकरणे स्थापित करण्याची शक्यता.

खोलीत अनेक लोक काम करत असल्यास, सध्याच्या मानकांनुसार, कार्यालयाच्या परिसराचे प्रमाण प्रति कर्मचारी किमान 4 मीटर 2 असावे.

सल्ला.सचिवाच्या कामाच्या ठिकाणी कार्यालयीन उपकरणांसाठी आवश्यक जागा आणि सचिव सर्व अभ्यागतांना पाहू शकतील अशी जागा असावी आणि अभ्यागत कार्यालयात प्रवेश केल्यावर लगेच सचिवांना पाहतात.

मुख्य सचिवाच्या कार्यस्थळाची संघटना त्याच्या क्रियाकलापांच्या सामग्रीच्या विश्लेषणाच्या आधारे तयार केली जाते, एर्गोनॉमिक्सची आवश्यकता, स्वच्छता आणि सायकोफिजियोलॉजी आणि कार्यस्थळाच्या इष्टतम संस्थेची रचना करण्याच्या उद्देशाने आहे.

सचिवाच्या कामात वापरल्या जाणार्‍या कार्यालयीन उपकरणे आणि संगणक साधनांची अंदाजे यादी:

1) लहान कार्यालयीन उपकरणे (लेखन भांडी: पेन, कागद, पेन्सिल, खोडरबर इ.);

2) मजकूर दस्तऐवज संकलित आणि तयार करण्याचे साधन (संगणक, व्हॉइस रेकॉर्डर, प्रिंटर, स्कॅनर, स्टॉकमध्ये - एक पोर्टेबल टाइपराइटर);

3) कागदी कागदपत्रांवर प्रक्रिया करण्याचे साधन (ग्लूइंग आणि फास्टनिंग मशीन, लिफाफा उघडणे आणि कटिंग उपकरणे, अॅड्रेसिंग आणि स्टॅम्पिंग उपकरणे, कागदपत्रे नष्ट करण्यासाठी मशीन);

4) दस्तऐवज संग्रहित आणि शोधण्याचे साधन (विविध प्रकारच्या फाइल कॅबिनेट, कॅबिनेट आणि शेल्फ, सुरक्षित);

5) संप्रेषणाचे साधन (टेलिफोन, रेडिओटेलीफोन, रेडिओ, टेलिटाइप, फॅक्स, स्थानिक नेटवर्कसाठी नेटवर्क कार्ड, ऑपरेशनल डिस्पॅच कम्युनिकेशनचे साधन, ईमेल, मोडेम);

6) कॉपियर आणि उपकरणे;

7) गोपनीय माहितीचा त्वरित नाश करण्यासाठी श्रेडर;

8) कार्यालयीन फर्निचर आणि उपकरणे:

1) सिंगल-पेडेस्टल टेबल;

2) संगणक, संगणकासाठी कॅबिनेटसह उपसर्ग;

3) उचल आणि कुंडा खुर्ची;

4) सहाय्यक टेबल.

सचिवांच्या कामाच्या कोणत्याही स्तरावरील ऑटोमेशनसाठी लहान कार्यालयीन उपकरणे आवश्यक आहेत. तर, सचिवाकडे पेन आणि पेन्सिल कामकाजाच्या क्रमाने, मार्जिनसह कागद असणे आवश्यक आहे, कारण अभ्यागत, सभासदांना ते योग्य वेळी नसतील आणि वाटाघाटी आणि बैठकांचे तांत्रिक समर्थन हे त्याचे अधिकृत कर्तव्य आहे.

मजकूर दस्तऐवज संकलित आणि तयार करण्याच्या साधनांमध्ये, अगदी लहान वर्कफ्लोसह देखील संगणक अधिकाधिक समोर येत आहे. त्याच्यासह तयार केलेल्या दस्तऐवजांना विविध फॉन्ट आणि रंगांच्या उपस्थितीमुळे सौंदर्यदृष्ट्या अधिक स्वीकार्य स्वरूप असते, जे दस्तऐवजाकडे पाहण्याच्या वृत्तीवर परिणाम करू शकत नाही आणि दस्तऐवजाच्या लेखकाची अनुकूल छाप निर्माण करण्यास मदत करते.

जेव्हा ऑडिओ माहितीचे नीरव आणि अचूक प्रदर्शन आवश्यक असते तेव्हा डिक्टाफोन अपरिहार्य असतात.

स्कॅनर हे संगणकामध्ये मोठ्या प्रमाणात मजकूर आणि ग्राफिक माहिती तसेच स्वयंचलित दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये दस्तऐवज प्रविष्ट करण्यासाठी एक सोयीस्कर साधन आहे.

संप्रेषणाची साधने हार्डवेअर प्रस्तुतीमध्ये एकत्र केली जाऊ शकतात, उदाहरणार्थ, टेलिफोन - फॅक्स - मॉडेम, संप्रेषणाच्या सुरुवातीच्या सूचनेसाठी एक संक्षिप्त स्वरूप आणि शांत, कानाला आनंददायी असावे. कामाचे प्रमाण, प्रतींची आवश्यक गुणवत्ता आणि इतर पॅरामीटर्सच्या आधारावर कॉपीर्स निवडले जातात.

सचिव आणि व्यवस्थापकाच्या कामकाजाच्या दिवसाचे नियोजन करण्यासाठी आवश्यक प्रभावी साधन म्हणजे साप्ताहिक जर्नल ज्यामध्ये प्रकरणे तारखेनुसार पोस्ट केली जातात.

या उद्देशांसाठी तुम्ही वैयक्तिक संगणकावर स्थापित केलेले Lotus Organizer सारखे सॉफ्टवेअर उत्पादन वापरू शकता. लोटस ऑर्गनायझरला कामाच्या वेळेच्या कार्यक्षम संस्थेसाठी डिझाइन केलेली वैयक्तिक माहिती प्रणाली म्हणतात. कॅलेंडर व्यतिरिक्त, यात टेलिफोन डिरेक्टरी, अॅड्रेस बुक, नोटपॅड इत्यादींचा समावेश आहे. परंतु लोटस ऑर्गनायझरसह देखील, माहितीची डुप्लिकेट करण्यासाठी, तुमच्याकडे नियमित डायरी असणे आवश्यक आहे किंवा संगणकावरून वेळोवेळी काही डेटा प्रिंट करणे आवश्यक आहे.

विभागाच्या आर्काइव्हद्वारे प्राप्त दस्तऐवज एका कॅबिनेटमध्ये फोल्डर्स-रजिस्ट्रेटर, फोल्डर्स, संदर्भ आणि माहिती सहाय्यकांमध्ये संग्रहित केले जातात - विशेष कॅबिनेटमध्ये.

अभ्यागत क्षेत्र खुर्च्या, एक कॉफी टेबल आणि फ्लॉवर गर्लसह पूर्ण केले आहे. इमारतीमध्ये वॉर्डरोब नसल्यास, रिसेप्शन रूममध्ये बाह्य कपड्यांसाठी एक अलमारी ठेवली पाहिजे. अभ्यागतांसाठी फर्निचर सचिवांना स्पष्टपणे दृश्यमान असलेल्या भागात असावे. रिसेप्शनमध्ये ठेवण्याची शिफारस केलेली नाही असबाबदार फर्निचर, कामाच्या योग्य संस्थेसह, अभ्यागतांची दीर्घ उपस्थिती अपेक्षित नाही.

कधीकधी सेक्रेटरीला व्यवस्थापक आणि अभ्यागतांसाठी चहा किंवा कॉफी तयार करण्याची आवश्यकता असते. हे करण्यासाठी, एक लहान "स्वयंपाकघर" प्रदान करणे चांगले आहे. अर्थात, दृष्यदृष्ट्या ते अभ्यागतांसाठी ठिकाणांपासून वेगळे केले पाहिजे. सचिवांच्या कार्यस्थळाला पॅन्ट्रीमध्ये बदलण्याची जोरदार शिफारस केलेली नाही.

सल्ला:"स्वयंपाकघर" मध्ये कपाटात एक विशेष विभाग असावा ज्यामध्ये त्यांचे भाषांतर केले जाऊ नये: उच्च-गुणवत्तेची आणि महाग कॉफी, झटपट आणि नैसर्गिक, चहा, मलई, मिठाईचे अनेक बॉक्स, शक्यतो समान.

व्यवस्थापक आणि महत्वाच्या अभ्यागतांना फक्त एक पूर्ण बॉक्स दिला पाहिजे, परिणामी अनेक बॉक्सेस जमा होऊ शकतात, ज्यातून परिश्रमशील सचिव संपूर्ण बॉक्स पूर्ण करेल.

कॉफी एका सुंदर ट्रेवर उत्कृष्ट सेवेत दिली पाहिजे.

स्ट्रक्चरल युनिटच्या सचिवाचे कार्यस्थळ त्याच्या अधिक उत्पादनक्षम वापरासाठी सामूहिक वापरासाठी (प्रिंटर, टेलिफॅक्स, कॉपियर इ.) उपकरणांनी सुसज्ज असले पाहिजे. बदलण्यायोग्य प्रिंट काडतुसे वेळेवर बदलणे, दुरुस्तीची संस्था या कर्मचाऱ्याची जबाबदारी असावी. विभाग सचिवाच्या उपस्थितीमुळे संस्थेच्या बाहेर एक एक्झिट लाइनसह टेलिफोन एक्सचेंज वापरणे शक्य होते.

युनिटच्या सेक्रेटरीचे कामाचे ठिकाण मॅन्युअल, मेकॅनिकल किंवा इलेक्ट्रॉनिक सिस्टीम (जसे की फाइलिंग कॅबिनेट, वैयक्तिक संगणक) ने सुसज्ज असले पाहिजे जेणेकरून युनिटच्या कर्मचार्‍यांनी प्राप्त केलेल्या दस्तऐवजांचे निराकरण आणि नियंत्रण करणे आणि त्यांच्या अंमलबजावणीमध्ये असणे आवश्यक आहे. संगणक उपकरणे बिघाड झाल्यास, उदाहरणार्थ, व्हायरसच्या हल्ल्यामुळे, किंवा दस्तऐवजाची विशेष गुप्तता, अचूक आणि सूक्ष्म खोदकामासह फॉर्म भरण्यासाठी कॉम्पॅक्ट टाइपरायटर (इलेक्ट्रिक किंवा मेकॅनिकल) असणे अनावश्यक असू शकत नाही. तयार

सचिवांच्या कार्यस्थळाच्या लेआउटने कर्तव्याच्या कामगिरीमध्ये जास्तीत जास्त सुविधा प्रदान केली पाहिजे आणि जागा वाचवण्याच्या आवश्यकतांचा विरोध करू नये.

सचिवाच्या कार्यस्थळाने सर्व आवश्यकता पूर्ण केल्या पाहिजेत ज्यामुळे कामात जास्तीत जास्त सोय, किमान प्रयत्न आणि अनुत्पादक हालचालींवर खर्च केलेला वेळ याची खात्री होते. सचिवाने काटेकोरपणे पूर्ण करणे आवश्यक असलेल्या मुख्य आवश्यकतांपैकी एक म्हणजे कामाच्या ठिकाणी आणि रिसेप्शन रूममध्ये अपवादात्मक ऑर्डर आणि स्वच्छता.

सचिवाचे कार्य- रिसेप्शनमध्ये अभ्यागताला आरामदायक वाटण्यासाठी आवश्यक ते सर्व करा. सेक्रेटरीने रिसेप्शन रूममध्ये वैयक्तिक सामानासह गल्लत करू नये, वस्तू प्रमुख ठिकाणी ठेवू नये. जर एखादी भिंत सजवायची असेल तर या हेतूसाठी आतील भागाला पूरक असलेले चित्र किंवा प्रिंट वापरणे चांगले. अभ्यागतांच्या स्वागताची वेळ, कॅलेंडर इत्यादी दर्शविणारी माहिती स्टँड किंवा भिंतींवर टेबल ठेवण्याची परवानगी आहे.

सल्ला. सेक्रेटरीच्या कामाच्या ठिकाणी टेबल टॉपवर आणि डेस्कच्या ड्रॉवरमध्ये दोन्ही नेहमी सुव्यवस्था आणि स्वच्छता राखणे आवश्यक आहे. डेस्क ड्रॉवरमध्ये साठवलेली माहिती, दस्तऐवज पद्धतशीर, सहज दृश्यमान आणि कामासाठी उपलब्ध असावेत.

सेक्रेटरीने फर्निचर, तांत्रिक उपकरणे आणि त्यांची स्वच्छताविषयक स्थिती यांच्या सुरक्षिततेवर सतत नियंत्रण ठेवले पाहिजे.

निष्कर्ष: रिसेप्शनमधील अभ्यागताला आरामदायक वाटण्यासाठी सचिवाने आवश्यक ते सर्व करणे आवश्यक आहे आणि व्यस्त कामकाजाच्या दिवसात सचिवाने स्वत: काहीही त्रास देऊ नये. प्रत्येक कर्मचाऱ्याला कामाच्या ठिकाणी आरामदायक वाटले पाहिजे.

1. "एकीकरण", "मानकीकरण", "स्टेन्सिलायझेशन" आणि त्यांची वैशिष्ट्ये 3 ची संकल्पना

2. शरद ऋतूतील-हिवाळ्याच्या कालावधीसाठी वसतिगृहाच्या तयारीवर युवा वसतिगृहाच्या कमांडंटकडून एंटरप्राइझ किंवा विभागाच्या प्रमुखांना ज्ञापन संकलित करा आणि जारी करा. ५

3. प्रगत प्रशिक्षणासाठी वैज्ञानिक आणि व्यावहारिक सेमिनारमध्ये त्याच्या कर्मचार्‍यांच्या सहभागाच्या शक्यतेबद्दल एंटरप्राइझच्या प्रमुखांना माहिती देणारा एक टेलिग्राम संकलित करा आणि जारी करा. 6

4. संस्थेचे संग्रहण. त्याची कार्ये आणि त्यासाठी मूलभूत आवश्यकता. ७

5. लिपिकाचे कार्यस्थळ (सचिव-संदर्भ), मूलभूत आवश्यकता 11

संदर्भ.. 14

1. "एकीकरण", "मानकीकरण", "स्टेन्सिलायझेशन" आणि त्यांची वैशिष्ट्ये ही संकल्पना

दस्तऐवज सुधारण्याचा सर्वात प्रभावी मार्ग म्हणजे त्यांचे मानकीकरण, म्हणजे. एकीकरण

दस्तऐवजांचे एकीकरण - समान व्यवस्थापन परिस्थितींसाठी दस्तऐवजांच्या प्रकार आणि प्रकारांची स्थापना, त्यांच्या तयारीसाठी एकसमान फॉर्म आणि नियमांचा विकास, टेम्पलेट मजकूरांची रचना आणि निर्मिती.

दस्तऐवजांचे प्रकार आणि प्रकारांचे एकत्रीकरण साइट्सचे वर्गीकरण, संस्थेच्या क्रियाकलापांचे मुद्दे आणि व्यवस्थापन दस्तऐवजीकरणासाठी वर्गीकरण तयार करण्याच्या आधारावर केले गेले.

एकीकरणाची दिशा म्हणजे टेम्प्लेट ग्रंथांची निर्मिती. समान क्रियांवर प्रक्रिया करणार्‍या दस्तऐवजांच्या गटांसाठी हे करणे उचित आहे. तपशिलांचा काही भाग टायपोग्राफिकल पद्धतीने (कायमचा तपशील) मुद्रित केला जातो, व्हेरिएबल्ससाठी - मुक्त रेषा सोडल्या जातात. स्टॅन्सिल दस्तऐवजांमधील माहितीची रचना, त्याचा क्रम आणि स्थिर शाब्दिक फॉर्म्युलेशन निश्चित करतात. दस्तऐवजांचे टेम्प्लेट मजकूर संस्थेमध्ये संग्रहाच्या स्वरूपात तयार केले जातात.

टेम्पलेट दस्तऐवज तयार करण्यासाठी लक्षणीय कमी वेळ लागतो.

प्रश्नावली - "माहिती मिळविण्यासाठी प्रश्नावली" - मोठ्या प्रमाणावर वापरली गेली. सर्वात सुप्रसिद्ध कर्मचारी प्रश्नावली. सर्वेक्षणाद्वारे, आपण कोणतीही माहिती गोळा करू शकता. USORD प्रश्नावली फॉर्ममध्ये ऑर्डरचे मॉडेल (संस्थेच्या कर्मचार्‍यांचे प्रवेश, बदली, बडतर्फ) आणि मेमोरँडम सादर करण्याचा पहिला प्रयत्न देते.

बाहेरून संस्थेत येणे (इनकमिंग) आणि त्यात तयार करणे हे कागदपत्रांचा स्वतः अभ्यास करणे हे एक वेगळे कार्य आहे. हा अभ्यासाचा सर्वात जास्त वेळ घेणारा आणि परिश्रम घेणारा भाग आहे. दस्तऐवजांचा संपूर्ण संच किंवा त्यातील काही भाग तर्कसंगत करण्यासाठी दोन्हीचा अभ्यास केला जाऊ शकतो तांत्रिक प्रक्रियात्यांची प्रक्रिया, आणि फॉर्म आणि सामग्रीमध्ये दस्तऐवजांचे एकत्रीकरण आणि स्टॅन्सिलिंगच्या समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी. कार्यालयीन कामकाजाची प्रक्रिया सुव्यवस्थित करण्यासाठी, वार्ताहरांच्या रचना आणि पत्रव्यवहाराच्या मुख्य समस्यांवरील दस्तऐवजांमधून माहिती मिळवता येते. वर्गीकरण संकलित करताना, दस्तऐवजांच्या थेट प्रवाहाच्या समस्यांचे निराकरण करताना आणि वर्कफ्लो स्वयंचलित करताना हे डेटा आवश्यक आहेत. युनिफिकेशन आणि स्टॅन्सिलिंगसाठी दस्तऐवजांचे मोठे अॅरे पाहणे आवश्यक आहे. सर्वेक्षणाच्या टप्प्यावर, केवळ अशा कामाची शक्यता आणि व्यवहार्यता यावर निर्णय घेणे आवश्यक आहे.

2. शरद ऋतूतील-हिवाळ्याच्या कालावधीसाठी वसतिगृहाच्या तयारीबद्दल युवा वसतिगृहाच्या कमांडंटकडून एंटरप्राइझ किंवा युनिटच्या प्रमुखांना एक निवेदन संकलित करा आणि जारी करा.

एंटरप्राइझचे युवा संचालक

वसतिगृह क्रमांक 6 "संपर्क"

इव्हानोव ए.बी.

अहवाल नोंद.

17 सप्टेंबर 2004 नोवोसिबिर्स्क

वसतिगृहाच्या तत्परतेवर

त्यानंतर आम्ही तुम्हाला कळवू इच्छितो दुरुस्ती, 15 जानेवारी 2004 ते 12 सप्टेंबर 2004 या कालावधीत वसतिगृह क्रमांक 6 रस्त्यावर. निमिरोविच-डान्चेन्को, 154 शरद ऋतूतील-हिवाळ्यातील शासनासाठी तयार आहे.

तरुणांचा कमांडंट

डॉर्मिटरी स्वाक्षरी व्ही.जी. रुडनेव्ह

प्रकरण क्र. 143/3 मध्ये

3. प्रगत प्रशिक्षणासाठी वैज्ञानिक आणि व्यावहारिक सेमिनारमध्ये त्याच्या कर्मचार्‍यांच्या सहभागाच्या शक्यतेबद्दल एंटरप्राइझच्या प्रमुखांना माहिती देणारा एक टेलिग्राम संकलित करा आणि जारी करा.

एंटरप्राइझ एलएलसीच्या प्रमुखाकडे "इंटेल-सिंतेझ" खार्लोव्ह एम.एस.

आम्ही तुम्हाला CJSC "LOGOS" zpt वर आधारित वैज्ञानिक आणि व्यावहारिक कार्यशाळेबद्दल सूचित करतो ज्यामध्ये तुमची संस्था सहभागी होऊ शकते.

CJSC "LOGOS" चे संचालक A.I. पेट्रोव्ह

104456, मॉस्को, सदोवाया, 5 MP CJSC "LOGOS"

4. संस्थेचे संग्रहण. त्याची कार्ये आणि त्यासाठी मूलभूत आवश्यकता

एखाद्या संस्थेचे संग्रहण हे अभिलेखाच्या प्रमुखाच्या नेतृत्वाखाली एक स्वतंत्र युनिट म्हणून तयार केले जाते किंवा त्याची कार्ये संग्रहण राखण्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीकडे सोपविली जातात.

संस्थेच्या कार्यामध्ये, संस्थेचे संग्रहण रशियन फेडरेशनचे कायदे, संग्रहणावरील विधायी कायदे, आदेश, उच्च संस्थांकडून सूचना, संस्थेचे व्यवस्थापन, नियम आणि अर्काइव्ह समितीच्या इतर नियामक आणि पद्धतशीर कागदपत्रांद्वारे मार्गदर्शन केले जाते. रशियन फेडरेशनचे सरकार, राज्य अभिलेख सेवेच्या संबंधित संस्थेचे पद्धतशीर दस्तऐवज.

संस्थेच्या संग्रहणावरील नियमन मॉडेल रेग्युलेशनच्या आधारे विकसित केले गेले आहे आणि संस्थेच्या व्यवस्थापनाने राज्य अभिलेख सेवेच्या संबंधित संस्थेशी करार करून मंजूर केले आहे.

संस्थेचे संग्रहण संस्थेच्या व्यवस्थापनाने मंजूर केलेल्या योजनांनुसार कार्य करते आणि तिच्या कामाचा अहवाल देते.

संस्थेचे व्यवस्थापन संस्थेच्या संग्रहणाच्या क्रियाकलापांवर नियंत्रण ठेवते.

संस्थेच्या संग्रहणाच्या क्रियाकलापांचे संस्थात्मक आणि पद्धतशीर व्यवस्थापन राज्य अभिलेख सेवेच्या संबंधित संस्थेद्वारे केले जाते.

संग्रहण दस्तऐवजांची रचना. संग्रहणात हे समाविष्ट आहे:

1. संस्थेच्या कार्यालयीन कामकाजाद्वारे पूर्ण केलेल्या कायमस्वरूपी साठवणुकीचे दस्तऐवज, संरचनात्मक विभागांच्या क्रियाकलापांमध्ये तयार केलेले, व्यावहारिक क्रियाकलापांमध्ये आवश्यक असलेल्या तात्पुरत्या (10 वर्षांपेक्षा जास्त) कालावधीचे दस्तऐवज, कर्मचार्‍यांची कागदपत्रे; (कर्मचाऱ्यांवरील दस्तऐवज स्थानिक कार्यकारी प्राधिकरणावरील कर्मचार्‍यांच्या दस्तऐवजांच्या योग्य संग्रहात प्राप्त केले जाऊ शकतात.

2. कायमस्वरूपी स्टोरेजची कागदपत्रे आणि पूर्ववर्ती संस्थांच्या कर्मचार्‍यांवर;

3. कायमस्वरूपी स्टोरेजची कागदपत्रे आणि लिक्विडेटेड संस्थांचे कर्मचारी या संस्थेच्या थेट अधीनस्थ आहेत;

4. संस्थेच्या अग्रगण्य कर्मचार्‍यांचे वैयक्तिक निधी, संग्रहाद्वारे प्राप्त;

5. अधिकृत आणि विभागीय प्रकाशने;

6. संग्रहण दस्तऐवजांसाठी वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणे.

संग्रहणाची कार्ये आणि कार्ये

1. संग्रहणाची मुख्य कार्ये आहेत:

१.१. कागदपत्रे पूर्ण करणे;

१.२. लेखांकन, जतन, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणाची निर्मिती, संग्रहात संग्रहित दस्तऐवजांचा वापर;

१.३. रशियन फेडरेशनच्या स्टेट आर्काइव्हल सेवेद्वारे स्थापित केलेल्या आवश्यकतांचे पालन करून राज्य संचयनासाठी रशियन फेडरेशनच्या आर्काइव्हल फंडाच्या कागदपत्रांची तयारी आणि वेळेवर हस्तांतरण;

१.४. संस्थेच्या कार्यालयीन कामकाजात प्रकरणांची निर्मिती आणि अंमलबजावणीवर नियंत्रण;

2. त्यास नियुक्त केलेल्या कार्यांनुसार, संग्रहण खालील कार्ये करते:

२.१. रशियन फेडरेशनच्या स्टेट आर्काइव्हल सेवेद्वारे स्थापित केलेल्या आवश्यकतांनुसार प्रक्रिया केलेले कार्यालयीन कामकाज, संस्थेच्या संरचनात्मक विभागांचे रेकॉर्ड आणि संग्रहित दस्तऐवज पूर्ण झाल्यानंतर 3 वर्षांनंतर स्वीकारत नाही;

२.२. रशियन फेडरेशनच्या स्टेट ऑडिट ऑफिसच्या संबंधित संस्थेच्या तज्ञ आणि पडताळणी आयोगाद्वारे विचारार्थ यादी सबमिट करण्यासाठी आणि राज्य स्टोरेजसाठी रशियन फेडरेशनच्या आर्काइव्हल फंडमधून दस्तऐवज हस्तांतरित करण्यासाठी संबंधित अभिलेखीय प्राधिकरणाशी वेळापत्रक विकसित आणि समन्वयित करते;

२.३. कार्यालयीन काम पूर्ण झाल्यानंतर 2 वर्षांनंतर, संस्थेच्या तज्ञ सेवेद्वारे आणि GAS च्या संबंधित संस्थेच्या तज्ञ आणि पडताळणी आयोगाद्वारे विचारासाठी कायमस्वरूपी स्टोरेज आणि कर्मचार्‍यांच्या प्रकरणांच्या यादीचे वार्षिक विभाग काढले जातात आणि सबमिट केले जातात. आरएफ;

२.४. रेकॉर्ड ठेवते आणि स्टोरेजसाठी स्वीकारल्या गेलेल्या प्रकरणांची संपूर्ण सुरक्षितता सुनिश्चित करते;

2.5. आर्काइव्हमध्ये संग्रहित फायली आणि दस्तऐवजांसाठी वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणे तयार करते, पुन्हा भरते आणि सुधारते, संबंधित राज्य संग्रहणाच्या वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणासह त्याची सातत्य सुनिश्चित करते;

२.६. दस्तऐवजांचा वापर आयोजित करते:

संस्थेच्या व्यवस्थापन आणि कर्मचार्‍यांना संग्रहणाच्या दस्तऐवजांची रचना आणि सामग्रीबद्दल माहिती देते;

समस्या, स्थापित प्रक्रियेनुसार, प्रकरणे, दस्तऐवज किंवा कागदपत्रांच्या प्रती अधिकृत आणि वैज्ञानिक वापराच्या उद्देशाने, संग्रहणाच्या आवारात काम करण्यासाठी;

संस्थांच्या विनंत्या आणि ज्येष्ठतेच्या स्थापनेवर आणि सामाजिक आणि कायदेशीर स्वरूपाच्या इतर मुद्द्यांवर नागरिकांच्या अर्जांची पूर्तता करते, विहित पद्धतीने कागदपत्रांच्या प्रती आणि संग्रहण मंडले जारी करते;

संग्रहात संग्रहित दस्तऐवजांच्या वापराचे रेकॉर्ड ठेवते;

२.७. संग्रहात संग्रहित दस्तऐवजांच्या मूल्याची तपासणी करते, संस्थेच्या तज्ञ आयोगाच्या कामात भाग घेते;

२.८. संस्थेच्या फायलींचे नामांकन संकलित करण्यासाठी रेकॉर्ड मॅनेजमेंट सेवेला पद्धतशीर सहाय्य प्रदान करते, रेकॉर्ड व्यवस्थापनातील प्रकरणांची निर्मिती आणि अंमलबजावणीची शुद्धता नियंत्रित करते, तसेच संस्थेच्या संग्रहणात हस्तांतरित करण्यासाठी प्रकरणे तयार करणे,

२.९. संस्थेच्या संग्रहण आणि कार्यालय व्यवस्थापन सेवेतील कर्मचार्‍यांची कौशल्ये सुधारण्यासाठी क्रियाकलाप पार पाडण्यात भाग घेते;

२.१०. विहित फॉर्ममध्ये दस्तऐवजांची रचना आणि खंड यावरील संबंधित राज्य संग्रहण माहिती दरवर्षी सबमिट करते.

२.११. तयार करते आणि, स्थापित प्रक्रियेनुसार, रशियन फेडरेशनच्या आर्काइव्हल फंडाचे दस्तऐवज योग्य राज्य संग्रहणात संग्रहित करण्यासाठी हस्तांतरित करते.

संग्रहण अधिकार. नियुक्त केलेली कार्ये आणि कार्ये पार पाडण्यासाठी, संग्रहाला याचा अधिकार आहे:

1. अंमलबजावणी नियंत्रित करा स्थापित नियमसंस्थेच्या संरचनात्मक विभागांमध्ये कागदपत्रांसह कार्य करा.

2. संस्थेच्या स्ट्रक्चरल विभागांकडून आर्काइव्हला नियुक्त केलेल्या सर्व कार्ये आणि कार्यांची अंमलबजावणी लक्षात घेऊन, आर्काइव्हच्या ऑपरेशनसाठी आवश्यक माहितीची विनंती करा.

आर्काइव्हला नियुक्त केलेल्या कार्ये आणि कार्ये पूर्ण करण्यासाठी आर्काइव्हचे प्रमुख जबाबदार असतात.

5. लिपिकाचे कार्यस्थळ (सचिव-संदर्भ), मूलभूत आवश्यकता

सहाय्यक सचिवासाठी इष्टतम कामकाजाच्या परिस्थितीची निर्मिती आणि देखभाल ही त्याच्या कार्यक्षम आणि सुरक्षित कामासाठी सर्वात महत्वाची पूर्व शर्त आहे.

मुख्य दस्तऐवज जे वैयक्तिक संगणकांवर काम करण्याच्या परिस्थितीची व्याख्या करते ते म्हणजे "व्हिडिओ डिस्प्ले टर्मिनल्स (व्हीडीटी), वैयक्तिक इलेक्ट्रॉनिक संगणक (पीसी) आणि कामाच्या संघटनेसाठी आरोग्यविषयक आवश्यकता. स्वच्छताविषयक नियम आणि नियम "(SanPiN 2.2.2.542-96), जे 14 जुलै 1996 क्रमांक 14 रोजी रशियाच्या सॅनिटरी आणि एपिडेमियोलॉजिकल पर्यवेक्षणासाठी राज्य समितीच्या ठरावाद्वारे मंजूर आणि अंमलात आणले गेले.

ज्या खोलीत सेक्रेटरीचे कामाचे ठिकाण आहे (यापुढे ऑफिस म्हणून संबोधले जाते) ती खोली ज्या खोल्यांमध्ये आवाज आणि कंपनाची पातळी सामान्यीकृत मूल्यांपेक्षा जास्त आहे त्या खोल्यांजवळ नसावी.

कार्यालय गरम, वातानुकूलन किंवा कार्यक्षम पुरवठा आणि एक्झॉस्ट वेंटिलेशनसह सुसज्ज असले पाहिजे. पॉलिमर साहित्यअंतर्गत कार्यालयाच्या अंतर्गत सजावटीसाठी वापरल्या जाणार्‍या, संबंधित अधिकारी आणि संस्थांनी वापरण्यासाठी मान्यता दिली पाहिजे.

कार्यालयाच्या मजल्यावरील पृष्ठभाग गुळगुळीत, खड्डे नसलेले, निसरडे नसलेले, स्वच्छ करणे सोपे आणि ओले साफ करणे आणि अँटिस्टॅटिक गुणधर्म असणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवजाच्या आवश्यकतांनुसार, ज्या खोलीत सचिवाचे कार्यस्थळ आहे त्या खोलीत नैसर्गिक आणि कृत्रिम प्रकाश असणे आवश्यक आहे.

त्याच वेळी, मध्ये कार्यस्थळाचे स्थान तळघरपरवानगी नाही.

सचिवाच्या कार्यस्थळाचे क्षेत्रफळ किमान 6.0 चौरस मीटर असणे आवश्यक आहे. मी, आणि ज्या खोलीत सचिवाचे कार्यस्थळ सुसज्ज आहे त्या खोलीचे प्रमाण किमान 20.0 क्यूबिक मीटर असणे आवश्यक आहे. मी

कार्यालयाची दररोज स्वच्छता करावी.

कार्यालयात प्रथमोपचार किट आणि कार्बन डायऑक्साइड अग्निशामक यंत्रे असावीत.

कार्यालयाची नैसर्गिक प्रकाशयोजना मुख्यतः उत्तर आणि ईशान्येकडे असलेल्या प्रकाशाच्या उघड्या (खिडक्या) द्वारे केली जावी आणि स्थिर बर्फाचे आच्छादन असलेल्या भागात किमान 1.2% नैसर्गिक प्रदीपन (KEO) गुणांक प्रदान करावा. हिवाळा कालावधी) आणि उर्वरित रशियन फेडरेशनमध्ये 1.5% पेक्षा कमी नाही.

प्रकाश उघडण्याच्या संबंधात कार्यस्थळे स्थित असावीत जेणेकरून नैसर्गिक प्रकाश टेबलच्या पृष्ठभागावर, मुख्यतः डावीकडून पडेल.

कार्यालयात कृत्रिम प्रकाश एकसमान प्रकाशाच्या प्रणालीद्वारे ठोस किंवा स्वरूपात प्रदान केला पाहिजे तुटलेल्या रेषापीसीवर काम करताना सेक्रेटरीच्या दृष्टीच्या रेषेच्या समांतर, कामाच्या ठिकाणी स्थित दिवे.

सेक्रेटरींच्या डेस्कटॉपवर कागदपत्रे आणि कामाचे सामान सामावून घेण्यासाठी पुरेसे ड्रॉर्स असणे इष्ट आहे, यापैकी एक ड्रॉवर किल्लीने लॉक केलेला असणे आवश्यक आहे.

थेट डेस्कटॉपवर ठेवले पाहिजे:

· डेस्कटॉप ऑफिस स्टेशनरी सेट (पेन, पेन्सिल, 2-3 रंगांचे मार्कर, अरुंद टेप, खोडरबर इत्यादींचा समावेश आहे);

· चालू वर्षासाठी टाइमशीट-कॅलेंडर;

· वर्तमान नोंदी ठेवण्यासाठी Byuvar (कॅलेंडर-साप्ताहिक);

· येणारा पत्रव्यवहार क्रमवारी लावण्यासाठी कंटेनर;

· पुनर्मुद्रण किंवा कॉपी-होल्डरमध्ये वापरल्या जाणार्‍या सामग्रीसाठी स्टँड-रेस्ट;

· व्यवसाय कार्ड धारक;

· फ्लॉपी डिस्कसाठी बॉक्स.

डेस्कटॉपच्या ड्रॉर्समध्ये ठेवल्या पाहिजेत:

· कागद (ड्राफ्ट पेपर आणि कॉपी पेपरसह);

· कागदपत्रांचे फॉर्म;

· नोटबुक, मीटिंगमध्ये सहभागी होण्यासाठी डायरी आणि डोक्याच्या सूचना रेकॉर्ड करणे;

· कागदपत्रांसाठी ब्रीफकेस किंवा फोल्डर;

· फाइल्स, फोल्डर-कोपरे;

· लिफाफे;

· दिनांक-अंक, शिक्के "नियंत्रणासाठी", "उदा. क्र. _”, “इनपुट क्र. _”, इ.;

· स्टेपलर, डिस्टॅपलर, पंचर, कात्री.

सेक्रेटरीच्या कामाच्या खुर्चीच्या डिझाइनमध्ये पीसीवर काम करताना तर्कसंगत कामकाजाची स्थिती राखणे सुनिश्चित केले पाहिजे, थकवा येण्यापासून रोखण्यासाठी मान-खांद्याच्या प्रदेशात आणि पाठीच्या स्नायूंचा ताण कमी करण्यासाठी पवित्रा बदलण्याची परवानगी दिली पाहिजे.

कामाची खुर्ची उचलणारी आणि फिरणारी, उंची आणि सीटच्या मागे झुकण्याचा कोन, तसेच सीटच्या पुढच्या काठावरुन मागचे अंतर समायोजित करण्यायोग्य असावी.

पीसी स्क्रीन सचिवाच्या डोळ्यांपासून 600-700 मिमी अंतरावर स्थित असावी (अल्फान्यूमेरिक वर्ण आणि चिन्हांचा आकार लक्षात घेऊन), परंतु 500 मिमी पेक्षा जवळ नाही.

याव्यतिरिक्त, दस्तऐवज हाताळण्याच्या सोयीसाठी, सचिवांच्या कामाच्या ठिकाणी कागदपत्रांसाठी सहजपणे हलवता येण्याजोग्या संगीत स्टँडसह सुसज्ज असले पाहिजे.

संदर्भग्रंथ

1. ऑगस्ट 18, 1992 च्या फेडरल आर्काइव्हचा आदेश क्रमांक 176 "राज्य संस्था, संस्था, उपक्रमांच्या संग्रहणावरील अंदाजे नियमांवर."

2. अद्रीवा V.I. कार्यालयीन काम. एम.: सीजेएससी "बिझनेस स्कूल" इंटेल-सिंथेसिस", 1997.

3. बासाकोव्ह एम.आय. संदर्भ सचिव-संदर्भ. एम.: फिनिक्स, 2003.

4. बोंड्यरेवा टी.एन. सचिवीय व्यवसाय. एम.: कार्यालयीन काम, 2004.

5. किरोव्स्की एम.आर. कार्यालयीन काम. M.: UNITI-DANA, 2004.

6. कुझनेत्सोव्ह आय.एन. सचिव-संदर्भ: शैक्षणिक आणि व्यावहारिक मार्गदर्शक. एम.: पब्लिशिंग अँड ट्रेड कॉर्पोरेशन "डॅशकोव्ह अँड को", 2004.

किरोव्स्की एम.आर. कार्यालयीन काम. M.: UNITI-DANA, 2004. S. 45.

बासाकोव्ह एम.आय. संदर्भ सचिव-संदर्भ. एम.: फिनिक्स, 2003. एस. 17.

18 ऑगस्ट 1992 च्या फेडरल आर्काइव्हचा आदेश क्रमांक 176 "राज्य संस्था, संस्था, उपक्रमांच्या संग्रहणावरील अंदाजे नियमनवर."

बोंडरेवा टी.एन. सचिवीय व्यवसाय. एम.: ऑफिस वर्क, 2004. एस. 112.

कुझनेत्सोव्ह आय.एन. सचिव-संदर्भ: शैक्षणिक आणि व्यावहारिक मार्गदर्शक. एम.: पब्लिशिंग अँड ट्रेड कॉर्पोरेशन "डॅशकोव्ह अँड को", 2004. एस. 27-33.