वर्कफ्लोची संकल्पना आणि त्याची वैशिष्ट्ये. दस्तऐवजांसह कार्याचे संघटन - दस्तऐवज परिसंचरण, संचयन आणि संस्थेच्या वर्तमान क्रियाकलापांमध्ये कागदपत्रांचा वापर.

कार्यालयीन काम(GOST R-51141-98 नुसार "कार्यालयीन कार्य आणि संग्रहण. अटी आणि व्याख्या", 27 फेब्रुवारी 1998 क्रमांक 28 च्या रशियन फेडरेशनच्या राज्य मानकाच्या डिक्रीद्वारे मंजूर - ही क्रियाकलापांची एक शाखा आहे जी दस्तऐवजीकरण प्रदान करते. आणि अधिकृत दस्तऐवजांसह कामाचे संघटन. किंवा, कार्यालयीन कार्य म्हणजे व्यवस्थापकीय कृतींच्या अंमलबजावणीच्या प्रक्रियेत दस्तऐवजांसह कामाचे दस्तऐवजीकरण आणि आयोजन करण्याच्या मुद्द्यांचा अंतर्भाव करणारे क्रियाकलाप... अशा प्रकारे, कार्यालयीन कामात दोन अविभाज्यपणे जोडलेले घटक असतात (चित्र 1.1.) :

• - दस्तऐवजीकरण - विविध माध्यमांवर माहिती रेकॉर्ड करणे स्थापित नियम;
• - दस्तऐवजांसह कार्याचे संघटन, ज्यामध्ये कार्यप्रवाह, संचयन आणि एंटरप्राइझच्या वर्तमान क्रियाकलापांमध्ये कागदपत्रांचा वापर यांचा समावेश आहे.

आकृती 1.1. कार्यालयीन कामकाजातील घटकांचा संवाद

म्हणून, एखादी व्यक्ती एकल करू शकते दोन घटककार्यालयीन कार्य: क्रियाकलापांचे दस्तऐवजीकरण करणे आणि अधिकृत कागदपत्रांसह कार्य आयोजित करणे.

सराव मध्ये, संस्थेने दस्तऐवज संकलित करण्यासाठी आणि त्यांच्यासह कार्य करण्यासाठी एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित केली पाहिजे. एखाद्या विशिष्ट एंटरप्राइझमध्ये दस्तऐवजांसह काम करण्याचे नियम म्हणजे कार्यालयीन कामकाजाची एक प्रणाली, जी सामान्यत: दस्तऐवजांवर प्रक्रिया करण्यासाठी स्वीकारलेली तत्त्वे आणि विशिष्ट एंटरप्राइझच्या दस्तऐवजांसह काम करण्याच्या तंत्रांचे संयोजन आहे.

आजच्या संस्थांमध्ये, आहेत कार्येकार्यालयीन काम:

- नोंदणीदस्तऐवज, एखाद्या क्रमांकाच्या असाइनमेंटसह नोंदणी फॉर्ममध्ये प्रविष्ट करून आणि दस्तऐवजाचा मूलभूत डेटा रेकॉर्ड करून विशिष्ट वेळी दस्तऐवज तयार करणे किंवा प्राप्त करणे या वस्तुस्थितीची पुष्टी आहे, जे आपल्याला सर्व दस्तऐवजांचा डेटाबेस तयार करण्यास अनुमती देते. त्यानंतरच्या नियंत्रण आणि माहिती आणि संदर्भ कार्यासाठी संस्थेचे. व्याख्येनुसार खालीलप्रमाणे, नोंदणी सर्व प्रथम दस्तऐवजास कायदेशीर शक्ती देते. प्राप्त दस्तऐवज नोंदणीकृत नसल्यास, पावतीच्या वस्तुस्थितीची पुष्टी केली जात नाही, तर त्यासाठी संस्था जबाबदार नाही. नोंदणी, अंमलबजावणी आणि संदर्भ उद्देशांसाठी वापर (प्रशासकीय, नियोजन, अहवाल, लेखा, लेखा, आर्थिक इ.) आवश्यक असलेले सर्व दस्तऐवज नोंदणीच्या अधीन आहेत, संस्थेमध्ये तयार केलेले आणि वापरलेले आणि इतर संस्थांना पाठवले आहेत; उच्च, अधीनस्थ आणि इतर संस्था आणि व्यक्तींकडून येत आहे.

परंतु तेथे नोंदणी न केलेले दस्तऐवज देखील आहेत, ज्यात सहसा हे समाविष्ट होते: जाहिरात आणि अभिनंदन पत्र, आमंत्रणे, सेमिनारचे कार्यक्रम, मीटिंग आणि कॉन्फरन्स, छापील प्रकाशने, "वैयक्तिकरित्या" चिन्हांकित पॅकेजेस, प्रती मानक कागदपत्रे, राज्य संस्थांचे ठराव आणि आदेश इ.

- करारदस्तऐवज, विकास सुनिश्चित करण्याच्या उद्देशाने क्रियांचा संच, योग्य डिझाइनआणि क्रियाकलापांच्या सर्वात महत्वाच्या क्षेत्रात घेतलेल्या निर्णयांची अंमलबजावणी. समन्वयाच्या प्रक्रियेत, निर्णय घेण्यावर प्रभाव टाकणाऱ्या कायदेशीर, आर्थिक आणि आर्थिक घटकांचे सर्वसमावेशक विश्लेषण प्रदान करणे, संभाव्य जोखीम कमी करणे आणि निर्णयाची अनिवार्य अंमलबजावणी सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे. समन्वयाचे मुख्य वैशिष्ट्य म्हणजे दस्तऐवजांच्या हालचालीचा वेळ आणि मार्ग, म्हणजे. दस्तऐवज प्रवाहाच्या चिन्हांपैकी एक.

आजपर्यंत, समन्वयाची तीन वैशिष्ट्ये आहेत.

प्रथम, संस्थेमध्ये स्थापित केलेल्या नियमांनुसार पूर्णपणे तयार केलेला आणि अंमलात आणलेला मसुदा दस्तऐवज मंजुरीसाठी पाठविला पाहिजे.

दुसरे म्हणजे: एखाद्या विशिष्ट प्रकारच्या किंवा दस्तऐवजाच्या विविधतेच्या प्रकल्पासाठी मंजुरी प्रक्रियेच्या अंमलबजावणीसाठी, म्हणजे, समन्वय विभागांच्या टिप्पण्या आणि त्यांच्या मजकुरातील प्रतिबिंब लक्षात घेऊन, प्रक्रियेचे पालन आणि मंजुरीसाठी सामान्य अटींचे निरीक्षण करणे. प्रकल्प, दस्तऐवजाचा विकासक ज्याने व्यवस्थापन निर्णय विकसित केला आहे तो जबाबदार आहे.

तिसरे म्हणजे: मसुदा दस्तऐवजाचे मूल्यमापन करून मंजुरी प्रक्रियेत भाग घेणारे युनिट, त्याच्या विषयाच्या क्षेत्रामध्ये आणि नियुक्त केलेल्या जबाबदारीच्या क्षेत्रामध्ये टिप्पण्या देते आणि सूचना देते, जे युनिटवरील नियमनात स्थापित केले आहे. या टिप्पण्या आणि सूचना आणि म्हणूनच प्रकल्पावरील संबंधित तज्ञांची मते अनिवार्य आहेत.

• - अंमलबजावणी नियंत्रणदस्तऐवज, सर्वात महत्वाचे कार्यांपैकी एक, ज्याचा उद्देश दस्तऐवजांच्या वेळेवर आणि उच्च-गुणवत्तेच्या अंमलबजावणीस प्रोत्साहन देणे, संरचनात्मक विभाग, शाखा, विशिष्ट कर्मचार्‍यांच्या क्रियाकलापांचे मूल्यांकन करण्यासाठी आवश्यक विश्लेषणात्मक माहितीची पावती सुनिश्चित करणे. फरक करा:
• - समस्येचे निराकरण करण्याच्या गुणवत्तेवर नियंत्रण, असाइनमेंटची अंमलबजावणी;
• - कार्याच्या अंमलबजावणीसाठी अंतिम मुदतीवर नियंत्रण.

असाइनमेंटच्या अंमलबजावणीच्या गुणवत्तेवर नियंत्रण, समस्येचे निराकरण प्रमुख (संस्थेचे किंवा स्ट्रक्चरल युनिटचे) किंवा विशेष अधिकृत व्यक्तींद्वारे केले जाते. वस्तुनिष्ठ नियंत्रण हे समस्येचे निराकरण कसे योग्य, यशस्वीरित्या आणि पूर्णपणे केले जाते याचे मूल्यांकन आहे.

दस्तऐवजांच्या अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण संस्थेमध्ये दस्तऐवज व्यवस्थापन सेवेचा किंवा सचिवाचा भाग असलेल्या युनिट किंवा नियंत्रण गटाद्वारे केले जाते. दस्तऐवजांच्या अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण वर्तमान आणि प्रतिबंधात्मक मध्ये विभागले जाऊ शकते.

- कामगिरीकिंवा वाढत्या प्रमाणात, अलीकडे, ती निर्मिती आहे डेटाबेस, कोणतेही दस्तऐवज कामाच्या कोणत्या टप्प्यावर आहे आणि कोणत्या दस्तऐवजांमध्ये आपण विशिष्ट समस्येवर माहिती शोधू शकता हे निर्धारित करते.

संपूर्ण माहिती आणि दस्तऐवजीकरण संसाधनांचा ताबा - मुख्य कार्यकार्यालयीन काम. आणि, सर्व प्रथम, हे विशिष्ट कार्य करण्यासाठी, दस्तऐवजांचा सर्व डेटा नोंदणी फॉर्ममध्ये रेकॉर्ड केला जातो.

- अभिलेखीय संचयन, ऑफिस वर्कफ्लोचे अंतिम कार्य आहे. आणि ते अभिलेखीय संचयनासाठी निष्पादित दस्तऐवजांच्या तयारीच्या स्वरूपात प्रकट होते. संस्थेचे दस्तऐवज, कार्यालयीन कामकाजाच्या प्रक्रियेत तयार केले गेले, भविष्यात एकतर दीर्घकालीन संग्रहणासाठी राहतात किंवा संग्रहित केले जातात. लहान अटीआणि नंतर विनाशासाठी वाटप केले. अभिलेखीय संचयन आणि वापरासाठी निष्पादित कागदपत्रांच्या तयारीमध्ये हे समाविष्ट आहे: वैज्ञानिक आणि व्यावहारिक मूल्यकागदपत्रे; प्रकरणांचे वर्णन; खटले दाखल करणे; कायमस्वरूपी आणि दीर्घकालीन स्टोरेजच्या दस्तऐवजांचे वर्णन; त्यांची सुरक्षा सुनिश्चित करणे; प्रकरणांचे संस्थेच्या संग्रहणात, म्हणजेच विभागीय संग्रहणात हस्तांतरण.

रेकॉर्ड ठेवणे हे व्यवसायादरम्यान रेकॉर्ड तयार करणार्‍या किंवा वापरणार्‍या इतर कोणत्याही व्यक्तीला रेकॉर्ड व्यवस्थापित करणार्‍या व्यक्तींच्या सरावापर्यंत विस्तारते. संस्थेतील कार्यालयीन कामकाजात खालील गोष्टींचा समावेश होतो कार्ये:

• - रेकॉर्ड व्यवस्थापन क्षेत्रात धोरणे किंवा मानके स्वीकारणे;
• - दस्तऐवज व्यवस्थापनासाठी जबाबदारी/अधिकाराचे वितरण;
• - प्रक्रियांची स्थापना/प्रसार, मार्गदर्शक तत्त्वे;
• - कार्यालयीन काम आणि कागदपत्रांच्या वापराशी संबंधित अनेक सेवांची तरतूद;
• - व्यवसाय प्रणालींमध्ये रेकॉर्ड व्यवस्थापन समाकलित करणे.

रेकॉर्ड व्यवस्थापन तुम्हाला संस्थेच्या क्रियाकलापांबद्दल माहितीचे संसाधन तयार करण्यास अनुमती देते, जे त्यानंतरच्या क्रियाकलापांना आणि वैयक्तिक व्यवस्थापन निर्णयांना समर्थन देऊ शकते, तसेच सर्व भागधारकांना उत्तरदायित्व सुनिश्चित करू शकते.

दस्तऐवज व्यवस्थापन आणि कार्यालयीन कामकाज यांच्यातील दुवा म्हणजे संस्थेच्या क्रियाकलापांना आणि व्यवस्थापनाच्या निर्णयांना समर्थन देणारा माहितीचा स्त्रोत आहे.

आता कागदपत्रांसह कामाच्या काही प्रकारांचा विचार करणे आवश्यक आहे.

आजपर्यंत, प्रथा तीन विकसित झाली आहे कार्य संस्थेचे प्रकारकोणत्याही प्रशासकीय यंत्रणेतील दस्तऐवजांसह - केंद्रीकृत, विकेंद्रित आणि मिश्रित.

केंद्रीकृत फॉर्मएका विशेष स्ट्रक्चरल युनिट (कार्यालय, सामान्य विभाग) किंवा एक कर्मचारी (संस्थेचे सचिव) च्या अधिकारक्षेत्रात कागदपत्रांसह काम करण्यासाठी सर्व तांत्रिक ऑपरेशन्सची एकाग्रता समाविष्ट आहे.

हा विभाग (किंवा हा कर्मचारी) कागदपत्रे प्राप्त झाल्यापासून किंवा तयार केल्यापासून ते संग्रहित होण्यापर्यंत प्रक्रिया करण्यासाठी तांत्रिक ऑपरेशन्सचे संपूर्ण चक्र पार पाडते: येणारे दस्तऐवज प्राप्त करणे आणि त्यावर प्रक्रिया करणे, त्यांची नोंदणी, अंमलबजावणीवर नियंत्रण, संदर्भ आणि माहिती कार्य, पद्धतशीरीकरण आणि संचयन. दस्तऐवजांचे, दस्तऐवज पाठवणे -पोलिस, संग्रहणात हस्तांतरित करण्यासाठी कागदपत्रांवर प्रक्रिया करणे.

वैयक्तिक दस्तऐवज प्रक्रिया ऑपरेशन्सचे केंद्रीकरण हे कार्यालयीन कामकाजाचे आयोजन करण्याचा सर्वात तर्कसंगत प्रकार आहे, कारण ते आपल्याला कागदपत्रांच्या प्रक्रियेची किंमत कमी करण्यास, वैयक्तिक कामगारांच्या विशेषीकरण आणि अदलाबदलीमुळे उत्पादन सेवेतील कामगारांच्या कामाची संघटना सुधारण्यास अनुमती देते, कार्यालयीन उपकरणे प्रभावीपणे वापरणे, दस्तऐवजीकरण सुरक्षिततेचे संघटनात्मक आणि पद्धतशीर व्यवस्थापनाची एकता प्राप्त करणे.

तथापि, दस्तऐवजांसह कामाचे संपूर्ण केंद्रीकरण केवळ लहान संस्थांमध्येच शक्य आहे ज्यात दरवर्षी 10 हजार दस्तऐवजांचा दस्तऐवज प्रवाह असतो.

विकेंद्रित फॉर्मडॉक्युमेंटरी सेवांचे संघटन हे केंद्रीकृत सेवेच्या अगदी विरुद्ध आहे. एका संस्थेचे प्रत्येक स्ट्रक्चरल युनिट दस्तऐवजांसह कार्य करण्यासाठी स्वतःची सेवा तयार करते, ज्यामध्ये या स्ट्रक्चरल युनिटचे दस्तऐवज तयार करणे, संग्रहित करणे आणि व्यवस्थापित करणे यासाठी ऑपरेशनचे संपूर्ण चक्र स्वायत्तपणे केले जाते. हा फॉर्म अशा संस्था आणि संस्थांसाठी वैशिष्ट्यपूर्ण आहे ज्यांचे उपकरण प्रादेशिकरित्या विखुरलेले आहे, तसेच ज्यांच्या क्रियाकलापांच्या दस्तऐवजीकरणात विशिष्ट वैशिष्ट्ये आहेत (उदाहरणार्थ, माहिती संरक्षणाच्या विचारांवर आधारित किंवा संरचनात्मक विभागांच्या क्रियाकलापांच्या स्वातंत्र्यावर आधारित).

मिश्र स्वरूपदस्तऐवजांसह कामाची संस्था - सर्वात सामान्य. त्याच वेळी, ऑपरेशन्सचा भाग (बहुतेकदा इनकमिंग आणि आउटगोइंग दस्तऐवजांचे रिसेप्शन आणि प्रक्रिया, त्यांची नोंदणी, अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण, उत्पादन, प्रतिकृती, संग्रहण संचयन) कार्यालयीन कामाच्या मध्यवर्ती कार्यालयात केंद्रित आहे. आणि प्रत्येक स्ट्रक्चरल युनिटमध्ये (विभाग, विभाग, विभागांमध्ये) दस्तऐवज तयार करणे (मुद्रित करणे), ते व्यवस्थापित करणे, फायली संग्रहित करणे आणि त्यांचे पूर्व-संग्रहण करणे कार्य केले जाते.

मिश्र स्वरूपाचा एक प्रकार म्हणजे दस्तऐवजांसह कार्याची अशी संघटना ज्यामध्ये समान तांत्रिक कार्य (उदाहरणार्थ, दस्तऐवजांची नोंदणी किंवा त्यांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण) कागदपत्रांच्या काही अ‍ॅरेसाठी कार्यालयात मध्यवर्तीपणे केले जाते आणि इतरांसाठी - संरचनात्मक विभागांमध्ये विकेंद्रित. कामाच्या पारंपारिक (मॅन्युअल) पद्धती वापरण्याच्या बाबतीत दस्तऐवजांच्या अॅरेचे विभाजन पत्त्याच्या निकषानुसार केले जाते - जर दस्तऐवज संस्थेच्या व्यवस्थापनास संबोधित केले असेल, तर ते कार्यालयात नोंदणीकृत असेल, जर व्यवस्थापन स्ट्रक्चरल युनिटचे, नंतर या युनिटमध्ये. बर्याचदा, अंतर्गत दस्तऐवज संरचनात्मक विभागांमध्ये नोंदणीकृत केले जातात - त्यांच्या निर्मितीच्या ठिकाणी. उदाहरणार्थ, अकाउंटिंगमध्ये - अकाउंटिंग दस्तऐवज, कर्मचारी विभागात - कर्मचार्‍यांवर कागदपत्रे इ.

नवीनतम संगणक तंत्रज्ञानाचा वापर, फॅक्स मशीनची उपलब्धता, संगणकांची फॅक्स-मॉडेम उपकरणे येणार्‍या दस्तऐवजांचे स्वागत आणि नोंदणी, त्यांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण, संरचनात्मक विभागांमध्ये माहिती आणि संदर्भ कार्य आयोजित करणे शक्य करते.

कार्यालयीन कामाच्या निर्मितीमध्ये आणि संस्थेमध्ये, कामाचे एक संस्थात्मक स्वरूप निवडण्याचा प्रश्न विनामूल्य आहे. वर्तमान राज्य नियामक आणि पद्धतशीर दस्तऐवज कंपनीमधील दस्तऐवजांसह कामाचे स्वरूप नियंत्रित करत नाहीत. प्रत्येक विशिष्ट प्रकरणात, दस्तऐवजांसह कामाच्या संस्थात्मक स्वरूपाची निवड हा कारकुनी सेवा आणि व्यवस्थापनाचाच विशेषाधिकार राहतो. या समस्येचे निराकरण कार्यालयीन कामाच्या सेवेच्या प्रारंभिक संस्थेशी जोडलेले आहे. दस्तऐवज प्रक्रिया तंत्रज्ञानाच्या आधुनिकीकरणापासून, संस्थेच्या (कंपनी) स्वतःच्या परिवर्तनाच्या संबंधात होणार्‍या बदलांवर अवलंबून, दस्तऐवजांसह कामाचे केंद्रीकरण आणि विकेंद्रीकरण देखील बदलते.

पेपरवर्कचे पुनरावलोकन केल्यानंतर, कार्यप्रवाहातील काही घटक उघड करणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवज प्रवाह- एंटरप्राइझमध्ये कागदपत्रे तयार केल्यापासून किंवा प्राप्त झाल्यापासून ते बाहेर पाठवण्याची किंवा संग्रहात ठेवण्याची अंमलबजावणी पूर्ण होईपर्यंत ते आयोजित करण्याची ही क्रिया आहे. सराव मध्ये, वर्कफ्लो ही संस्थेच्या व्यवस्थापनास समर्थन देणारी यंत्रणा आहे.

दस्तऐवज विज्ञानातील वर्कफ्लोच्या आधुनिक विचाराची प्रासंगिकता त्याच्या सारात आहे. एकल केंद्रीकृत सारआधुनिक कार्यप्रवाह, ही संस्थांमधील माहितीचा प्रवाह आहे, ज्यांच्याकडून माहितीशी संवाद साधला जातो वातावरण(राज्य, समाज, व्यावसायिक संस्था इ.) आणि त्याच्या कार्यकारी संस्था, संरचनात्मक विभाग आणि वैयक्तिक कर्मचारी यांच्यात अंतर्गत परस्परसंवाद पार पाडतात.

अशा प्रकारे, काही मुख्य आहेत दस्तऐवज व्यवस्थापन कार्ये:

• - संवादात्मकफंक्शन माहितीपूर्ण अंतर्गत आणि बाह्य परस्परसंवाद प्रदान करते. सर्वात सामान्य अर्थाने संप्रेषण म्हणजे एखाद्या विशिष्ट चॅनेलद्वारे माहितीच्या स्त्रोताकडून प्राप्तकर्त्यापर्यंत संदेश प्रसारित करणे;
• - निर्देशफंक्शन कार्ये सेट करून आणि त्यांच्या अंमलबजावणीचे निरीक्षण करून थेट नियंत्रण प्रदान करते;
• - लेखाफंक्शन विहित फॉर्ममध्ये दस्तऐवजात क्रेडेन्शियल रेकॉर्डिंगसाठी प्रदान करते.
• - फिक्सेटिव्हफंक्शन दस्तऐवज तयार करणे, पाठवणे किंवा प्राप्त करणे याची वस्तुस्थिती नोंदवते. कागदपत्रांची चुकीची अंमलबजावणी (त्यामध्ये काही तपशील नसणे) संस्थेसाठी अत्यंत प्रतिकूल परिणाम होऊ शकतात.
• - नियंत्रणफंक्शन दस्तऐवजांची अंमलबजावणी नियंत्रित करते, तसेच त्यांच्या शोधाचा मागोवा घेते.

वर्कफ्लोची वैशिष्ट्येत्याचे व्हॉल्यूम आहे, जे संस्थेद्वारे प्राप्त झालेल्या दस्तऐवजांच्या संख्येचा संदर्भ देते आणि विशिष्ट कालावधीसाठी त्याद्वारे तयार केले जाते. हे सूचकमहत्वाचे आहे, वर्कफ्लोचे स्वरूप (पारंपारिक, स्वयंचलित) निवडताना, तसेच कार्यालय व्यवस्थापन सेवेच्या संरचनेवर आणि त्याच्या कर्मचार्‍यांवर प्रभाव टाकताना ते निकष म्हणून वापरले पाहिजे.

हे दस्तऐवजाचे स्वरूप आहे जे दस्तऐवज व्यवस्थापन (एक सतत आणि पूरक विज्ञान म्हणून) आणि दस्तऐवज व्यवस्थापन (दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या संस्थापकांपैकी एक म्हणून) कनेक्टिंग लिंक आहेत.

आधुनिक संस्थांमधील व्यवस्थापन प्रक्रिया पद्धतशीरपणे समान आणि वैशिष्ट्यपूर्ण आहेत, परिणामी, वर्कफ्लोमध्ये प्रकार ओळखले जाऊ शकतात. अशा प्रकारे, वर्कफ्लोमधून अधिक विशिष्ट, खाजगी प्रकारचे वर्कफ्लो हायलाइट करणे जे विशिष्ट कार्ये स्पष्टपणे करतात विशिष्ट प्रकारदस्तऐवज-देणारं क्रियाकलाप.

सामान्य फॉर्मकार्यप्रवाह सर्व आधुनिक संस्थांसाठी वैशिष्ट्यपूर्ण आहे (चित्र 1.2.). हे प्रामुख्याने त्यांच्यामध्ये वापरलेल्या व्यवस्थापन मॉडेलची एकसमानता आणि एकीकरणामुळे आहे. सामान्य कार्यप्रवाह स्वतःच अनेक प्रकारच्या दस्तऐवज-उन्मुख कार्यपद्धतींमध्ये विभागला जाऊ शकतो, ज्याला बाह्य, अंतर्गत आणि समर्थन कार्यप्रवाह म्हणतात.

आकृती 1.2. संस्थेचा दस्तऐवज प्रवाह

वर्कफ्लो प्रक्रियेचे पहिले दोन प्रकार म्हणजे संस्थेवरील इनकमिंग आणि आउटगोइंग माहिती. आणि सहाय्यक दस्तऐवज प्रवाह म्हणजे, सर्व प्रथम, दस्तऐवजांना अनुक्रमणिका तयार करणार्‍या वर्गीकरण (प्रकरणांचे नामकरण) आणि नियामक आणि संदर्भ माहितीचे व्यवस्थापन यांच्यानुसार प्रकरणांमध्ये दस्तऐवज एकत्रित करण्याच्या प्रक्रियेसह कार्यालयीन कार्य.

खाजगी दृश्येकार्यप्रवाह राखण्यासाठी डिझाइन केलेल्या वर्कफ्लो सिस्टमच्या मोठ्या गटामध्ये अंतर्निहित आहेत विशिष्ट प्रकारउपक्रम ज्या संस्थेच्या प्रक्रियेच्या लँडस्केपचा अविभाज्य भाग असू शकतात किंवा नसू शकतात.

खाजगी दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीच्या संपूर्ण विविधतेवर लक्ष केंद्रित करण्यात काही अर्थ नाही, चला काही सूचीबद्ध करण्यावर लक्ष केंद्रित करूया: अभिलेखीय व्यवसाय (अभिलेखीय दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रक्रियेचा संच); कर्मचारी दस्तऐवज प्रवाह (कर्मचारी लेखा प्रक्रिया); लेखा दस्तऐवज प्रवाह; गुप्त आणि गोपनीय कार्यालयीन काम; तांत्रिक आणि तांत्रिक दस्तऐवज प्रवाह; गुणवत्ता व्यवस्थापन प्रणालीचा दस्तऐवज प्रवाह.

वर्कफ्लोची संघटना विशिष्ट तत्त्वांवर किंवा नियमांवर आधारित असावी जे सर्वात लहान मार्गावर कागदपत्रे जलद पास करण्याची खात्री देतात. किमान खर्चवेळ दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या या तत्त्वांमध्ये पुढील गोष्टींचा समावेश आहे:

• - दस्तऐवज प्राप्त करणे, प्राथमिक प्रक्रिया करणे आणि पाठवणे यासाठी ऑपरेशन्सचे केंद्रीकरण (याचा अर्थ असा आहे की संस्थेला सर्व वितरण पद्धतींद्वारे प्राप्त झालेले सर्व दस्तऐवज (मेल, फॅक्स, ई-मेलइ.) आणि संस्थेकडून पाठविलेल्या डीओडब्ल्यू सेवेमध्ये प्रक्रिया केल्या जातात;
• - उत्तीर्ण होण्याच्या घटनांच्या संख्येत कमाल घट आणि व्यवसायाच्या आवश्यकतेमुळे नसलेल्या दस्तऐवजाच्या परतीच्या हालचालींना वगळणे (परतावा ही दस्तऐवजाची अशी हालचाल आहे ज्यामध्ये ते आधीच प्रक्रिया केलेल्या उदाहरणामध्ये प्रवेश करते) ;
• - विशिष्ट प्रकारच्या दस्तऐवजांचे रूटिंग (कागदपत्रे पास करण्यासाठी योजनांचा विकास);
• - दस्तऐवजांची एक-वेळ नोंदणी (संस्थेत प्रवेश करणारे आणि संस्थेमध्ये तयार केलेले दस्तऐवज एकदाच नोंदणीकृत केले जातात: येणारे - प्राप्त झाल्यावर, अंतर्गत आणि आउटगोइंग - तयार केल्यावर; दस्तऐवजांची नोंदणी संस्थेच्या प्रीस्कूल संस्थेच्या सेवेत किंवा संस्थेत केली जाऊ शकते स्ट्रक्चरल युनिट);
• - दस्तऐवजांच्या प्राथमिक विचाराची संस्था (संस्थेद्वारे प्राप्त दस्तऐवजांचे वितरण हेड, त्याच्या प्रतिनिधींना ठरावासाठी पाठविलेल्या दस्तऐवजांमध्ये आणि अंमलबजावणीसाठी थेट युनिट्समध्ये हस्तांतरित केले जाते; प्राथमिक विचार प्रीस्कूल शैक्षणिक सेवेतील तज्ञाद्वारे केला जातो. संस्था (सचिव-संदर्भ किंवा प्रमुखाचे सहाय्यक);
• - विशिष्ट ठराव जारी करणे जे शक्य असल्यास, परफॉर्मर, असाइनमेंट, अंतिम मुदत अचूकपणे निर्धारित करतात;
• - अवास्तव मंजूरी वगळणे, एकाच वेळी अनेक कर्मचार्‍यांकडून कागदपत्रांच्या समांतर मंजुरीची संस्था (मसुदा दस्तऐवज कॉपी करणे किंवा सर्व इच्छुक पक्षांना एकाच वेळी ई-मेलद्वारे पाठवणे);
• - दस्तऐवजांवर स्वाक्षरी करण्याच्या पातळीत घट.

सामग्री:

मी परिचय ……………………………………………………………………………… …3
II. दस्तऐवजीकरण आणि कार्यप्रवाह हे कार्यालयीन कामाचे दोन घटक आहेत. ... 5
1. कार्यालयीन कामकाजाच्या क्षेत्रातील मूलभूत संकल्पना आणि व्याख्या ……………………… 5
2. दस्तऐवज प्रवाह आणि त्याचे टप्पे ……………………………………………………………… 7
3. कागदपत्रांचे रिसेप्शन आणि प्राथमिक प्रक्रिया ………………………………………………
4. प्राप्त कागदपत्रांचे वितरण ……………………………………………………… 10
5. कागदपत्रांची नोंदणी ………………………………………………………………………..१०
6. कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण………………………………………………. .13
7. माहिती आणि संदर्भ कार्य…………………………………………………………..१५
8. कागदपत्रे पाठवणे ……………………………………………………………………….१६
III. निष्कर्ष………………………………………………………………………………….१८
वापरलेल्या साहित्याची यादी…………………………………………………..२१

मी परिचय
आधुनिक व्यवस्थापनाचा एक आवश्यक घटक म्हणजे उच्च पातळीवरील कार्यालयीन कामकाजाची खात्री करणे. जर संस्थेकडे (एंटरप्राइझमध्ये) कागदपत्रांसह स्पष्ट कार्य नसेल, तर स्वयं-व्यवस्थापन बिघडते, कारण ते माहितीची गुणवत्ता आणि विश्वासार्हता, त्याचे स्वागत आणि प्रसारणाची कार्यक्षमता यावर अवलंबून असते, योग्य सेटिंगसंदर्भ आणि माहिती सेवा, दस्तऐवजांच्या शोध, संचयन आणि वापराची स्पष्ट संस्था.
हे ज्ञात आहे की नियामक अधिकारी संस्थेच्या दस्तऐवजीकरणाच्या स्थितीनुसार मोठ्या प्रमाणात संस्थेच्या कामाच्या गुणवत्तेचा न्याय करतात, कारण कोणत्याही संस्थेचे दस्तऐवजीकरण हा तिचा आरसा, त्याचा इतिहास असतो.
व्यवस्थापनाच्या या क्षेत्राकडे विशेष लक्ष या वस्तुस्थितीमुळे आहे की रशियाच्या बाजारपेठेतील संबंधांमध्ये संक्रमण, एंटरप्राइझच्या क्रियाकलापांचे स्वरूप आमूलाग्र बदलून, त्यांचे सर्व व्यावसायिक पत्रव्यवहार नवीन सामग्रीने भरले आहेत.
दस्तऐवजीकरणासह कार्य करणे ही व्यवस्थापन यंत्राच्या सर्व कर्मचार्‍यांची मुख्य क्रिया आहे, तांत्रिक एक्झिक्युटरपासून ते वरिष्ठ व्यवस्थापकांपर्यंत. नियोजन, वित्तपुरवठा, लेखा आणि अहवाल समस्या सोडवणे, कर्मचारी इत्यादी व्यवस्थापन कागदपत्रांशिवाय अशक्य आहे.
एंटरप्राइझची आर्थिक क्रियाकलाप, फर्म करार, करार, व्यावसायिक पत्रव्यवहारामध्ये निश्चित केली जाते; संचालकांच्या प्रशासकीय क्रियाकलाप - ऑर्डरमध्ये, क्रियाकलापांच्या मुख्य क्षेत्रांसाठी आणि कर्मचार्‍यांसाठी सूचना; ऑडिट कमिशनचे काम - कृतींमध्ये इ.
दस्तऐवज एंटरप्राइझमधील उत्पादन संबंध आणि इतर उद्योगांशी असलेले संबंध निश्चित करतात. हे दस्तऐवज आहेत जे एखाद्या विशिष्ट घटनेचा पुरावा म्हणून काम करतात, भागीदारांशी विवाद झाल्यास आणि न्यायालयात विवादांचे निराकरण करताना. हे दस्तऐवजीकरणाच्या नियमांनुसार तयार केलेल्या आवश्यक कागदपत्रांची उपलब्धता आहे, जे ऑडिटर्सद्वारे आयोजित केलेल्या जटिल डॉक्युमेंटरी ऑडिट दरम्यान तसेच कर सेवेद्वारे तपासणी दरम्यान उद्भवणारा तणाव लक्षणीयरीत्या कमी करते.
आधुनिक परिस्थितीत माहितीच्या प्रमाणात लक्षणीय वाढ, उत्पादित उत्पादनांच्या श्रेणीत वाढ, आंतरराष्ट्रीय आर्थिक आणि सांस्कृतिक संबंधांचा विस्तार, दस्तऐवज तयार करणे आणि प्रक्रिया करण्याची प्रक्रिया आयोजित करण्याची भूमिका तसेच त्यांच्या अंमलबजावणीचे निरीक्षण करणे. लक्षणीय वाढ झाली. दस्तऐवज संकलित करण्यासाठी आणि त्यांच्यासह कार्य करण्यासाठी एकत्रित प्रक्रियेचे महत्त्व वाढले आहे;
दस्तऐवजीकरण हे केवळ उत्पादनाची उद्दिष्टे साध्य करण्याचे एक साधन आहे हे लक्षात घेऊन, ते अशा प्रकारे आयोजित करणे आवश्यक आहे की ते साधनातून स्वतःच संपुष्टात येणार नाही आणि कामगारांना उत्पादनाची मुख्य कार्ये करण्यापासून विचलित करणार नाही. .
त्याच वेळी, दस्तऐवजीकरणाच्या भूमिकेला कमी लेखणे अस्वीकार्य आहे, कारण व्यवस्थापनाची कार्यक्षमता आणि विश्वासार्हता, प्रशासकीय यंत्रणेची कार्य संस्कृती आणि एंटरप्राइझमधील कामाची संस्था मुख्यत्वे दस्तऐवजांसह कार्य करण्यावर अवलंबून असते. कार्यालयीन कामकाजाची सर्वात महत्वाची कार्ये म्हणजे उत्पादन क्रियाकलापांचे प्रतिबिंब, व्यवस्थापन क्रियाकलापांची कार्यक्षमता वाढविण्यासाठी कागदपत्रांचा तर्कसंगत वापर.
कार्यालयीन कामकाज हा व्यवस्थापकीय कामाचा अविभाज्य भाग असल्याने, माहितीच्या उच्च-गुणवत्तेच्या आणि जलद प्रक्रियेची आवश्यकता आहे, जर व्यवस्थापकाचे कार्यस्थळ आधुनिक संप्रेषण साधने आणि आधुनिक संगणक उपकरणांनी सुसज्ज असेल तरच याची खात्री केली जाऊ शकते.
कार्यालयीन काम -ही क्रियाकलापांची एक शाखा आहे जी दस्तऐवजांसह दस्तऐवजीकरण आणि कार्याची संस्था प्रदान करते.
परंतु कागदपत्रे,त्या दस्तऐवज तयार करणे, केवळ कार्यालयीन कामाचा एक भाग. दस्तऐवजांसह बरेच काम केले जाते: लेखा, नोंदणी, अंमलबजावणीची संस्था, जतन इ., जो कार्यालयीन कामाचा दुसरा भाग आहे (दस्तऐवजांसह कामाची संस्था).
1. कार्यालयीन कामाच्या क्षेत्रातील मूलभूत संकल्पना आणि व्याख्या
कार्यालयीन काम – ही क्रियाकलापांची एक शाखा आहे जी दस्तऐवज प्रदान करते (कागदपत्रांची वेळेवर आणि अचूक निर्मिती सुनिश्चित करणे) आणि अधिकृत दस्तऐवजांसह कार्याचे आयोजन (प्राप्त करणे, हस्तांतरित करणे, प्रक्रिया करणे, लेखांकन, नोंदणी, नियंत्रण, संचयन, पद्धतशीरीकरण, संग्रहण, नष्ट करण्यासाठी कागदपत्रे तयार करणे) .
दस्तऐवजीकरणदस्तऐवज तयार करण्याची आणि त्यावर प्रक्रिया करण्याची प्रक्रिया आहे. राज्य मानक दस्तऐवजीकरण "प्रस्थापित नियमांनुसार विविध माध्यमांवरील माहिती रेकॉर्डिंग" म्हणून परिभाषित करते.
XX शतकादरम्यान. स्टेशनरी टाइपरायटर सतत सुधारित केले गेले आणि 1980 मध्ये. वैयक्तिक संगणकांना मार्ग दिला, जो दस्तऐवज तयार करण्यासाठी मोठ्या प्रमाणावर वापरला जाऊ लागला.
आजकाल, जवळजवळ सर्व संगणक आहेत सॉफ्टवेअर, जे तुम्हाला मजकूर दस्तऐवज संकलित करणे, दुरुस्त करणे, संपादन करणे, डिझाइन करणे, उत्पादन करणे आणि पाठवणे या प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यास अनुमती देते. तथापि, नवीन माहिती तंत्रज्ञानाचा परिचय कागदपत्रे तयार करणे वगळत नाही कागदाचा आधारआणि स्थापित नियमांनुसार त्यांची अनिवार्य नोंदणी.
नियंत्रण यंत्रातील दस्तऐवजीकरण नैसर्गिक भाषेत (हस्तलिखित, टाइपस्क्रिप्ट, टेलिग्राम, टेलिफोन संदेश, फॅक्स संदेश, टाइपस्क्रिप्ट) किंवा कृत्रिम भाषेत योग्य माध्यमांचा वापर करून (चुंबकीय टेप, डिस्क, लेसर डिस्क, फ्लॉपी डिस्क इ.) केले जाऊ शकते. ). आजपर्यंत, व्यवस्थापन प्रॅक्टिसमध्ये, दस्तऐवजीकरणाची प्रमुख पद्धत टंकलेखन किंवा संगणक मुद्रण आहे. तथापि, अनेक दस्तऐवज (उदाहरणार्थ, विधाने, स्पष्टीकरणात्मक नोट्स) सहसा हस्तलेखनाद्वारे तयार केले जातात.
अनेक प्रकरणांमध्ये, कायदे आणि सरकारी नियमांद्वारे विहित केलेले दस्तऐवजीकरण अनिवार्य आहे.
तर, 20 फेब्रुवारी, 1995 क्रमांक 24-FZ (अनुच्छेद 5) च्या "माहिती, माहितीकरण आणि माहिती संरक्षणावर" फेडरल कायदा सूचित करतो: "माहिती संसाधनांमध्ये माहिती समाविष्ट करण्यासाठी माहितीचे दस्तऐवजीकरण करणे ही एक पूर्व शर्त आहे. माहितीचे दस्तऐवजीकरण कार्यालयीन कामकाजाचे आयोजन, दस्तऐवजांचे प्रमाणीकरण आणि त्यांचे अॅरे यासाठी जबाबदार असलेल्या राज्य प्राधिकरणांद्वारे स्थापित केलेल्या पद्धतीने केले जाते; रशियन फेडरेशनची सुरक्षा".
कागदपत्रांसह कामाचे आयोजन – हे प्रशासकीय यंत्रणेतील दस्तऐवजांची हालचाल, संदर्भ हेतू आणि स्टोरेजसाठी त्यांचा वापर सुनिश्चित करण्यासाठी आहे. या शब्दाची व्याख्या राज्य मानकांद्वारे "संस्थेच्या सध्याच्या क्रियाकलापांमध्ये दस्तऐवजांचे संचलन, संग्रहण आणि दस्तऐवजांचा वापर" म्हणून केली जाते.
दस्तऐवज व्यवस्थापनमानक म्हणजे एखाद्या संस्थेमध्ये कागदपत्रे तयार केल्यापासून किंवा प्राप्त झाल्यापासून ते अंमलबजावणी किंवा पाठवण्याच्या पूर्णतेपर्यंत त्यांची हालचाल होय. कागदपत्रांसह कार्य करण्याच्या तंत्रज्ञानामध्ये हे समाविष्ट आहे:

रिसेप्शन आणि कागदपत्रांची प्राथमिक प्रक्रिया;
त्यांचे प्राथमिक विचार, वितरण आणि नोंदणी;

कागदपत्रांची अंमलबजावणी; कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण;
त्यांना पाठवत आहे;
पद्धतशीरीकरण (केस तयार करणे) आणि दस्तऐवजांचे वर्तमान संचयन.

कोणताही व्यवस्थापन निर्णय हा नेहमी विचाराधीन मुद्द्यावरील किंवा व्यवस्थापित ऑब्जेक्टच्या माहितीवर आधारित असतो. माहिती संकल्पनांसारखीच आहे: "डेटा", "माहिती", "सूचक".
माहिती -ही व्यक्ती, वस्तू, तथ्ये, घटना, घटना आणि प्रक्रियांबद्दल माहिती आहे, त्यांच्या सादरीकरणाच्या स्वरूपाकडे दुर्लक्ष करून.
मानवी क्रियाकलापांच्या प्रत्येक क्षेत्रात, माहितीची स्वतःची वैशिष्ट्ये आहेत, म्हणून ती वैद्यकीय, वैज्ञानिक, तांत्रिक, तांत्रिक इत्यादींमध्ये विभागली गेली आहे. व्यवस्थापन माहिती,जे काही वस्तू किंवा संरचना व्यवस्थापित करण्याच्या उद्देशाने वापरले जाते. व्यवस्थापन माहितीवर अनेक आवश्यकता लागू केल्या आहेत: पूर्णता, कार्यक्षमता, विश्वसनीयता, अचूकता, लक्ष्यीकरण, मानवी आकलनासाठी प्रवेशयोग्यता.
व्यवस्थापन माहितीसाठी सर्वात महत्त्वपूर्ण दोन आवश्यकता: प्रथम, ती वेळेवर असणे आवश्यक आहे आणि दुसरे म्हणजे, दत्तक घेण्यासाठी पुरेसे आहे. सर्वोत्तम उपाय. माहिती उशीरा पोहोचल्यास, ते समस्येबद्दल चुकीची माहिती देऊ शकते.
माहितीची पूर्णता त्याच्या व्हॉल्यूमद्वारे व्यक्त केली जाते, जी व्यवस्थापनासाठी पुरेशी असावी आणि समस्येचे सर्व पैलू प्रतिबिंबित करते. अपुरी माहिती, ज्यामध्ये अनेक तथ्ये नसतात, त्यामुळे चुकीचे, चुकीचे किंवा चुकीचे व्यवस्थापन निर्णय घेतले जातात.
दस्तऐवजांचा वापर क्रियाकलापांच्या विविध क्षेत्रांमध्ये, ज्ञानाच्या शाखांमध्ये, जीवनाच्या क्षेत्रात केला जातो आणि अनेक वैज्ञानिक विषयांच्या अभ्यासाचा विषय आहे. म्हणून, "दस्तऐवज" च्या संकल्पनेची सामग्री संदिग्ध आहे आणि ती उद्योगावर आणि कोणत्या हेतूंसाठी वापरली जाते यावर अवलंबून असते.
दस्तऐवज – त्यानुसार फेडरल कायदा"माहिती, माहितीकरण आणि माहितीचे संरक्षण" ही सामग्री वाहकावर रेकॉर्ड केलेली माहिती आहे जी ती ओळखू देते.
2. दस्तऐवज प्रवाह आणि त्याचे टप्पे
एखाद्या संस्थेमध्ये कागदपत्रे तयार केल्यापासून किंवा प्राप्त झाल्यापासून ते अंमलबजावणी पूर्ण होईपर्यंत किंवा पाठविण्यापर्यंतच्या हालचालींना वर्कफ्लो म्हणतात. कार्यप्रवाह, गती आणि प्रक्रियेची अचूकता आणि अंमलबजावणीसाठी दस्तऐवजांचे हस्तांतरण या तर्कसंगत संस्थेकडे नेहमीच खूप लक्ष दिले जाते.
संस्थेची सर्व कागदपत्रे तीन दस्तऐवज प्रवाहांमध्ये विभागली आहेत:

येणारे (येणारे) दस्तऐवज;
आउटगोइंग (पाठवलेले) दस्तऐवज;
अंतर्गत कागदपत्रे.

प्रत्येक दस्तऐवज प्रवाहाची रचना, प्रमाण, प्रक्रिया आणि हालचाल यासंबंधीची स्वतःची वैशिष्ट्ये आहेत.
वर्षातील सर्व प्रवाहांच्या दस्तऐवजांची संख्या ही संस्थेच्या दस्तऐवज प्रवाहाची मात्रा असेल. कार्यालयीन कर्मचार्‍यांच्या आवश्यक संख्येची गणना करण्यासाठी, यांत्रिकीकरण आणि ऑफिस ऑटोमेशन टूल्सच्या वापराच्या प्रभावीतेची गणना करण्यासाठी कार्यप्रवाहाचे मूल्य आवश्यक आहे. दस्तऐवजांसह कार्य आयोजित करण्याचे तीन मुख्य प्रकार आहेत: केंद्रीकृत, विकेंद्रित आणि मिश्रित. केंद्रीकृत वर्कफ्लो संस्थेचे स्वरूप लहान वर्कफ्लो असलेल्या संस्थांमध्ये वापरले जाते; येथे विकेंद्रित कागदपत्रांसह कामाचे स्वरूप, सर्व ऑपरेशन्स संस्थेच्या स्ट्रक्चरल विभागांमध्ये केल्या जातात; मिश्र दस्तऐवजांसह कार्याचे स्वरूप मोठ्या संघटनांमध्ये (संस्था) जटिल संरचना आणि मोठ्या प्रमाणात कार्यप्रवाहासह वापरले जाते. या फॉर्मसह, दस्तऐवजांसह कार्य करण्यासाठी ऑपरेशन्सचा काही भाग (रिसेप्शन, पाठवणे, नियंत्रण, अंमलबजावणी) कार्यालयाद्वारे केले जाते आणि उर्वरित ऑपरेशन्स (नोंदणी, प्रकरणांची निर्मिती, वर्तमान स्टोरेज इ.) स्ट्रक्चरलद्वारे केले जातात. युनिट्स
कागदपत्रांच्या प्रक्रियेच्या आणि हालचालींच्या तांत्रिक साखळीत, खालील टप्पे ओळखले जाऊ शकतात:

रिसेप्शन आणि कागदपत्रांची प्राथमिक प्रक्रिया; दस्तऐवजांचे प्राथमिक विचार आणि वितरण;
कागदपत्रांची नोंदणी;
अंमलबजावणी नियंत्रण;
माहिती आणि संदर्भ कार्य;
कागदपत्रांची अंमलबजावणी आणि पाठवणे.

3. दस्तऐवजांचे रिसेप्शन आणि प्रारंभिक प्रक्रिया
दस्तऐवज मेलद्वारे प्राप्त केले जाऊ शकतात, कुरिअर किंवा अभ्यागताद्वारे वितरित केले जाऊ शकतात, टेलिटाइप, फॅक्स, ई-मेलद्वारे प्राप्त केले जाऊ शकतात.
चुकून प्राप्त झालेला पत्रव्यवहार प्रेषकाला परत केला जातो किंवा पत्त्याकडे पाठविला जातो. लिफाफे उघडल्यानंतर, दस्तऐवजाच्या जोडणीची शुद्धता आणि त्याची अखंडता तपासली जाते, म्हणजे. सर्व पृष्ठे आणि सर्व अनुप्रयोगांची उपलब्धता. फॅक्ससाठी, ते देखील तपासते एकूणप्राप्त पृष्ठांची संख्या, फॅक्सच्या पहिल्या शीटवर दर्शविलेल्या पृष्ठांची संख्या योग्य आहे की नाही आणि ते सुवाच्य आहेत की नाही. फॅक्स संदेश अपूर्ण असल्यास किंवा वैयक्तिक पृष्ठांची गुणवत्ता खराब असल्यास, प्रेषकास सूचित केले जाईल.
दस्तऐवज मेलद्वारे प्राप्त झाल्यास, "वैयक्तिकरित्या" शिलालेख असलेले लिफाफे वगळता सर्व लिफाफे उघडले जातात. खाजगी नागरिकांच्या पत्रांचा अपवाद वगळता लिफाफे उघडल्यानंतर नष्ट केले जातात, कारण परतीचा पत्ता फक्त लिफाफ्यावर दर्शविला जाऊ शकतो. अतिदेय मुदतीसह प्राप्त कागदपत्रे असलेले लिफाफे जतन केले जातात. या प्रकरणात, दस्तऐवज प्राप्त झाल्याच्या दिवसाचा पुरावा म्हणून लिफाफ्यावरचा शिक्का लागू शकतो. याव्यतिरिक्त, मेलद्वारे थकीत आर्थिक दस्तऐवज प्राप्त झाल्यानंतर, दस्तऐवज प्राप्त झाल्याच्या दिवशी एक कायदा तयार करणे आवश्यक आहे, ज्यावर संस्थेच्या दोन कर्मचार्‍यांनी (फर्म) आणि पोस्टल कर्मचारी स्वाक्षरी केली आहे.
संस्थेतील दस्तऐवजाच्या पावतीवर सर्व येणारे दस्तऐवज चिन्हांकित करणे आवश्यक आहे. त्यात पावतीची तारीख आणि लेखा क्रमांकाचा समावेश असतो. त्यामध्ये प्राप्तकर्त्या संस्थेचे संक्षिप्त नाव देखील समाविष्ट असू शकते. चालू वर्षात मिळालेल्या शेवटच्या दस्तऐवजाचा लेखा क्रमांक संस्थेला मिळालेल्या एकूण दस्तऐवजांची संख्या दर्शवितो.
प्रवेश चिन्हावर सहसा हाताने किंवा इलेक्ट्रिक स्टॅम्परने शिक्का मारला जातो.
उदाहरणार्थ: JSC "ERA"
येणारा क्रमांक 125

04.08.2001

____________

(स्वाक्षरी)

फॅक्सद्वारे प्राप्त झालेल्या दस्तऐवजाची आधीच प्राप्त तारीख आहे. फॅक्स, नियमानुसार, प्रकाश-संवेदनशील कागदावर प्रदर्शित केला जातो हे लक्षात घेऊन, महत्त्वाच्या कागदपत्रांच्या छायाप्रती घेतल्या जातात.
दस्तऐवजांची प्राथमिक प्रक्रिया नोंदणीकृत आणि नोंदणीकृत नसलेल्यांमध्ये वर्गीकरण करून समाप्त होते. नोंदणी न केलेले दस्तऐवज डिलिव्हरीसाठी कलाकार किंवा विभागांद्वारे त्वरित क्रमवारी लावले जातात. संस्थेकडे दस्तऐवजांची सूची असणे आवश्यक आहे जे नोंदणीच्या अधीन नाहीत; सामान्यतः ते कार्यालयीन कामाच्या सूचनांच्या परिशिष्टाच्या स्वरूपात ठेवले जाते.
4. प्राप्त दस्तऐवजांचे वितरण
दस्तऐवजांचा प्राथमिक विचार आणि वितरण त्यांच्या हालचालीची थेटता आणि त्यानुसार, एखाद्या विशिष्ट कंत्राटदारास दस्तऐवज वितरणाची गती निर्धारित करते.
संस्थेकडे प्रत्येक अंकासाठी कलाकारांच्या संकेतासह क्रियाकलाप समस्यांचे वर्गीकरण असणे आवश्यक आहे. प्रमुखाला संपूर्णपणे संस्थेच्या क्रियाकलापांशी संबंधित कागदपत्रे प्राप्त झाली पाहिजेत, मूलभूत समस्यांवर परिणाम करतात किंवा नवीन माहिती घेऊन जातात, उच्च संस्थांचे प्रशासकीय दस्तऐवज. उर्वरित कागदपत्रे थेट निष्पादित तज्ञांकडे हस्तांतरित केली जावीत.
प्रक्रिया, विचार आणि दस्तऐवज सादरकर्त्यांना हस्तांतरित केले जातात ज्या दिवशी ते प्राप्त होतात.
जर दस्तऐवज अनेक स्ट्रक्चरल युनिट्स किंवा व्यक्तींद्वारे कार्यान्वित करण्याचा हेतू असेल तर त्यातून एक प्रत तयार केली जाते किंवा अंमलबजावणीचा क्रम स्थापित केला जातो.
5. कागदपत्रांची नोंदणी
दस्तऐवजांची नोंदणी हा दस्तऐवजांसह कामाचा सर्वात महत्वाचा टप्पा आहे, ज्याची व्याख्या दस्तऐवजांची निर्मिती किंवा प्राप्तीची वस्तुस्थिती निश्चित करण्यासाठी त्यांना अनुक्रमांक देऊन आणि त्यांच्याबद्दल स्थापित माहिती रेकॉर्डिंग म्हणून केली जाते. नोंदणी दस्तऐवजाला कायदेशीर शक्ती देते, कारण ते त्याच्या निर्मितीची किंवा पावतीची वस्तुस्थिती निश्चित करते. जोपर्यंत दस्तऐवज नोंदणीकृत होत नाही, त्याचा क्रमांक प्राप्त होत नाही, तो औपचारिक झालेला नाही आणि जसे होता तसे अस्तित्वात नाही. नोंदणीचे तीन उद्देश आहेत:

दस्तऐवजांचे लेखांकन;
त्यांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण;
कागदपत्रांवर संदर्भ कार्य.

नोंदणी सर्व दस्तऐवजांच्या अधीन आहे ज्यासाठी विशेष लेखांकन, अंमलबजावणी आणि संदर्भ हेतूंसाठी वापर आवश्यक आहे, पावतीची पद्धत काहीही असो. नोंदणी प्रक्रिया म्हणजे संस्थेच्या दस्तऐवजांचा डेटाबेस तयार करण्यासाठी दस्तऐवजातून निर्देशक (तपशील) काढून टाकणे.
कागदपत्रांची नोंदणी एकदाच केली जाते. एका छोट्या संस्थेत, फर्ममध्ये, सर्व कागदपत्रांची नोंदणी सचिवाद्वारे केली जाते. ज्या संस्थेत विभाग आहेत, अंतर्गत दस्तऐवजांची नोंदणी गटांद्वारे विकेंद्रित केली जाते: लेखा विभाग, कर्मचारी विभाग, कार्यालयात. त्याच वेळी, अंतर्गत दस्तऐवज स्वाक्षरी किंवा मंजूरीच्या दिवशी नोंदणीकृत असणे आवश्यक आहे, येणारे - पावतीच्या दिवशी, आउटगोइंग - पाठवण्याच्या दिवशी.
नोंदणी प्रक्रियेदरम्यान, खालील माहिती सहसा दस्तऐवजातून लिहिली जाते:

प्राप्तीची तारीख;
येणारा क्रमांक (निर्देशांक);
दस्तऐवज तारीख;
दस्तऐवज निर्देशांक, म्हणजे शोध वैशिष्ट्ये;
लेखक (वार्ताहर);
शीर्षक;
ठराव;
अंमलबजावणीचा कालावधी;
कलाकार (जो त्याच्याबरोबर काम करतो);
अंमलबजावणीची प्रगती (दस्तऐवज हस्तांतरणाचे सर्व टप्पे आणि ते कसे कार्यान्वित केले गेले याची नोंद केली जाते);
केस नंबर (जेथे दस्तऐवज अंमलबजावणीनंतर ठेवला जातो).

नोंदणीचे तीन प्रकार आहेत: मासिक, कार्ड आणि स्वयंचलित इलेक्ट्रॉनिक (पीसीवर).
मासिकदस्तऐवजांचा लेखाजोखा प्रथम येतो तेव्हाच नोंदणी प्रणालीची आवश्यकता असते, नागरिकांकडून दावे रोखणे, संघर्षाची परिस्थिती - उदाहरणार्थ, शिक्षण, कामाची पुस्तके, पासेसवर कागदपत्रे जारी करताना. हे, एक नियम म्हणून, दस्तऐवज आहेत ज्यांच्या नोंदणी निर्देशांकात अनुक्रमांक असतो (चित्र 1).

तांदूळ. एकयेणार्‍या दस्तऐवजांच्या नोंदणीच्या लॉगचा अंदाजे फॉर्म

अधिक सोयीस्कर आहे कार्डदस्तऐवज नोंदणी प्रणाली. नोंदणी आणि नियंत्रण कार्ड (RCC) चे फॉर्म आणि त्यातील तपशीलांचे स्थान (चित्र 2) संस्थेतच निश्चित केले जाऊ शकते आणि कार्यालयीन कामकाजाच्या सूचनांमध्ये नोंदवले जाऊ शकते.
तुम्ही RSC फॉर्म A5 (148 × 210) किंवा A6 (105 × 148) (Fig. 2 आणि Fig. 3) वर देऊ शकता. (नियत तारीख चक्राकार आहे.)

तांदूळ. 2.नोंदणी नियंत्रण कार्ड. पुढची बाजू

तांदूळ. 3.नोंदणी नियंत्रण कार्ड. मागील बाजू
मॅन्युअल मोडमध्ये कार्ड नोंदणी प्रणाली राखण्यासाठी, एक वर्षासाठी कार्ड्सचे संचलन आणि कार्डे साठवण्यासाठी किमान दोन फाइल कॅबिनेट असणे आवश्यक आहे: वेळ-मर्यादित नियंत्रण फाइल आणि संदर्भ फाइलमध्ये.
आज कागदपत्रांची नोंदणी सर्वात तर्कसंगत आहे संगणकावर.परंतु या प्रकरणातही, कार्ड फॉर्म स्क्रीनवर प्रदर्शित केला जातो (समान फील्डसह आरकेके स्क्रीन फॉर्म) आणि त्यामध्ये दस्तऐवजाची माहिती प्रविष्ट केली जाते.
दस्तऐवजाचे कार्ड प्रथम पूर्णपणे भरले जाऊ शकत नाही, कागदपत्र व्यवस्थापकाकडे सुपूर्द करण्यापूर्वी, म्हणजे. रिझोल्यूशन, देय तारीख आणि एक्झिक्यूटरशिवाय. डोकेद्वारे दस्तऐवजाचे पुनरावलोकन केल्यानंतर, कार्ड पूर्णपणे भरले आहे, म्हणजे. ही माहिती समाविष्ट आहे.
कार्ड भरल्यानंतर, त्यापैकी एक टर्म कार्ड फाईलमध्ये, दुसरा माहिती आणि संदर्भामध्ये ठेवला जातो आणि कागदपत्र त्याच्यासह काम करण्यासाठी कंत्राटदाराकडे हस्तांतरित केले जाते.
येथे पीसी वर नोंदणीनोंदणी दरम्यान प्रविष्ट केलेल्या दस्तऐवजाचा डेटा स्वयंचलित नियंत्रण आणि संदर्भ कार्यासाठी प्रोग्राममध्ये वापरला जाईल. या प्रकरणात, शोध प्रविष्ट केलेल्या कोणत्याही निर्देशकांद्वारे केला जाऊ शकतो.
6. कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण
नियुक्त केलेल्या कार्याच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण हे व्यवस्थापन कार्यांपैकी एक आहे. समस्येचे निराकरण करण्याच्या गुणवत्तेवर नियंत्रण ठेवणे आणि कार्याच्या वेळेवर नियंत्रण ठेवणे शक्य आहे.
ठोस नियंत्रण असाइनमेंटची अंमलबजावणी, समस्येचे निराकरण प्रमुख (संस्था किंवा विभागाचे) किंवा विशेष अधिकृत व्यक्तींद्वारे केले जाते. वस्तुनिष्ठ नियंत्रण हे समस्येचे निराकरण कसे योग्य, यशस्वीरित्या आणि पूर्णपणे केले जाते याचे मूल्यांकन आहे.
कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीसाठी अंतिम मुदतीवर नियंत्रण व्यवस्थापनाच्या माहितीपट समर्थनाचे सचिव किंवा सेवा. वेळ नियंत्रण विभागले जाऊ शकते वर्तमान आणि चेतावणी
नियंत्रण आयोजित करण्यासाठी साध्या पद्धती, तंत्रे आणि तांत्रिक माध्यमांची उपलब्धता यांचे ज्ञान आवश्यक आहे.
अंमलबजावणी आणि प्रतिसाद आवश्यक असलेले सर्व दस्तऐवज नियंत्रणात ठेवले पाहिजेत.
संस्थेच्या क्षमतेच्या आधारे नियंत्रणाचे स्वरूप निवडले जाते - ती मॅन्युअल टर्म फाइल असू शकते, परंतु आज स्वयंचलित दस्तऐवज अंमलबजावणी नियंत्रण प्रणाली वाढत्या प्रमाणात वापरली जात आहे.
टर्म फाइल. मॅन्युअल नियंत्रणासाठी, नोंदणी कार्ड आणि 32 जंगम (कार्डबोर्ड किंवा प्लास्टिक) डिव्हायडरसह फाइलिंग कॅबिनेट वापरले जातात. एकतीस विभाजक ही महिन्याची संख्या (३१ दिवस) आहेत. 32 व्या विभाजकासाठी, त्यांनी कागदपत्रांवर कार्ड ठेवले, ज्याची अंतिम मुदत पुढील महिन्यात येते. महिन्याच्या शेवटच्या दिवसांमध्ये (2-3 दिवस आधी) ही कार्डे नवीन महिन्याच्या तारखांनुसार व्यवस्थित केली जातील. ओव्हरड्यू कार्ड पहिल्या विभाजकासमोर ठेवले जातात. नवीन, विस्तारित देय तारीख निर्दिष्ट होईपर्यंत ते येथे राहतात.
कागदपत्रांची संपूर्ण नोंदणी केल्यावर, सचिव अंतिम मुदतीनुसार कार्डांची व्यवस्था करतात, म्हणजे. प्रत्येक कार्ड नंबरवर ठेवते ज्यावर दस्तऐवज कार्यान्वित करणे आवश्यक आहे. प्रशासकीय दस्तऐवजांच्या सर्व बाबी देखील स्वतंत्र कार्डांवर लिहिल्या जातात. कोणत्याही स्वरूपात, तुम्ही कार्डवर लिहून ठेवू शकता आणि व्यवस्थापनाकडून तोंडी सूचना देऊ शकता.
अशा प्रकारे, अंतिम मुदत कार्ड फाइल वापरून, सचिव सहजपणे शोधू शकतो की काय आणि कोणत्या दिवशी अंमलात आणले पाहिजे.
वर्तमान नियंत्रणाव्यतिरिक्त, सचिवाने प्रतिबंधात्मक नियंत्रण करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, तो तीन दिवसांत कालबाह्य होणाऱ्या कार्यांसाठी कार्ड घेतो आणि प्रत्येक कलाकाराला याबद्दल चेतावणी देतो.
जेव्हा दस्तऐवजात सेट केलेली किंवा रिझोल्यूशनमध्ये निर्दिष्ट केलेली कार्ये पूर्णपणे पूर्ण केली जातात तेव्हा दस्तऐवज पूर्ण मानले जाते. समस्येचे निराकरण करण्याच्या प्रक्रियेत दस्तऐवज एका कलाकाराकडून दुस-या कलाकाराकडे हस्तांतरित केले असल्यास, हे कार्डच्या मागील बाजूस देखील रेकॉर्ड केले जाते.
दस्तऐवज नियंत्रणातून काढून टाकल्यानंतर, नियंत्रण कार्ड टाइम कार्ड इंडेक्समधून काढले जाते आणि संदर्भ कार्डवर हस्तांतरित केले जाते. प्रत्येक स्ट्रक्चरल युनिटमध्ये अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण ठेवले पाहिजे.
आज सर्वात तर्कसंगत आहे स्वयंचलित नियंत्रण कागदपत्रांच्या अंमलबजावणीसाठी, जे पीसीवर चालते. विशेष कार्यक्रम आपल्याला दस्तऐवजांच्या सूची प्रदर्शित करण्याची परवानगी देतात ज्यांची अंमलबजावणी एका विशिष्ट वेळी कालबाह्य होते.
7. माहिती आणि संदर्भ कार्य
नोंदणीच्या मुख्य उद्दिष्टांपैकी एक म्हणजे संस्थेच्या कागदपत्रांचा डेटाबेस तयार करणे. या डेटा बँकेच्या आधारे, तुम्ही काही मिनिटांत निर्धारित करू शकता:

कोण, कुठे आणि कामाच्या कोणत्या टप्प्यावर कोणतेही दस्तऐवज आहे;
कोणत्या दस्तऐवजांमध्ये आपण एखाद्या विशिष्ट समस्येबद्दल माहिती शोधू शकता.

संदर्भ फाइल नोंदणी कार्ड बनलेली आहे. संदर्भ फाइलमधील विभाजक ही संस्थेतील संरचनात्मक विभागांची किंवा क्रियाकलापांची नावे असतील. या विभागांच्या आत, पत्रव्यवहाराच्या वर्णक्रमानुसार किंवा क्रियाकलापांच्या समस्या (वस्तू, उत्पादने, सेवा इ.) मध्ये कार्ड ठेवणे सर्वात सोयीचे आहे. स्वतंत्रपणे, नागरिकांच्या अपीलांचे (प्रस्ताव, निवेदने, तक्रारी) एक कार्ड अनुक्रमणिका ठेवली जाते. विधायी, नियामक आणि प्रशासकीय दस्तऐवजांसाठी थीमॅटिक गुणधर्मांद्वारे एक स्वतंत्र कार्ड इंडेक्स तयार केला जातो.
माहिती आणि संदर्भ सेवांच्या शक्यतांचा लक्षणीय विस्तार करते स्वयंचलित नोंदणी प्रणाली.आधुनिक डेटाबेस व्यवस्थापन प्रणाली (DBMS) तुम्हाला दस्तऐवज नोंदणी कार्डमध्ये समाविष्ट केलेल्या डेटाच्या कोणत्याही संयोजनासाठी विनंती करण्यास आणि उत्तरे प्राप्त करण्यास अनुमती देतात.
त्याचप्रमाणे, कागदपत्रांचा शोध स्वतः चालविला जातो. नोंदणी कार्डमध्ये भरलेल्या कोणत्याही चिन्हाद्वारे (फील्ड) शोध घेतला जाऊ शकतो: येणारा दस्तऐवज क्रमांक, दस्तऐवज मिळाल्याची तारीख, दस्तऐवजाचा प्रकार, संवाददाता, प्रदेश, दस्तऐवज निष्पादक, आउटगोइंग दस्तऐवज क्रमांक, दस्तऐवज निघण्याची तारीख. , इ. संबंधित फील्ड मूल्ये एकतर कीबोर्डवरून प्रविष्ट केली जातात किंवा (वर्गीकृत मूल्यांसाठी) संबंधित सूचीमधून निवडली जातात (दस्तऐवज प्रकार, परफॉर्मर इ.).
मदत जारी केली जाऊ शकते:

विशिष्ट दस्तऐवजासाठी (जेथे ते स्थित आहे, तयारीचा टप्पा, अंमलबजावणीचा परिणाम, स्टोरेजची जागा);
इ.................

किंवा दस्तऐवज व्यवस्थापन समर्थन (DOE) - क्रियाकलापांची एक शाखा जी अधिकृत दस्तऐवजांसह कार्याची संस्था देखील प्रदान करते - आहे महत्वाचा पैलूकोणत्याही एंटरप्राइझचे कार्य: दस्तऐवज संस्थांमध्ये तयार केले जातात जे उत्पादन क्रियाकलापांचे परिणाम आणि आचरण प्रतिबिंबित करतात, आर्थिक स्थिती, कर्मचार्‍यांसह काम करा, रसद इ. हे दस्तऐवज आहेत जे व्यवस्थापन कार्यांची अंमलबजावणी सुनिश्चित करतात, ते योजना परिभाषित करतात, लेखांकन आणि अहवाल निर्देशक आणि इतर माहिती रेकॉर्ड करतात. या संदर्भात, आम्ही असे म्हणू शकतो की घेतलेल्या निर्णयांची कार्यक्षमता आणि गुणवत्ता, त्यांच्या अंमलबजावणीची प्रभावीता आणि संपूर्णपणे संस्थेच्या क्रियाकलाप मोठ्या प्रमाणावर कागदपत्रांसह कार्य कसे आयोजित केले जाते यावर अवलंबून असतात.

कार्यालयीन काम

GOST R 51141-98 नुसार “कार्यालयीन काम आणि संग्रहण. अटी आणि व्याख्या" कार्यालयीन कामकिंवा व्यवस्थापन दस्तऐवजीकरण- ही क्रियाकलापांची एक शाखा आहे जी अधिकृत दस्तऐवजांसह दस्तऐवजीकरण आणि कार्याचे संघटन प्रदान करते.

GOST R 51141-98 नुसार "लिपिकीय कार्य" आणि "व्यवस्थापनासाठी डॉक्युमेंटरी सपोर्ट" (DOE) हे शब्द समानार्थी शब्द म्हणून वापरले जातात, परंतु तरीही त्यांच्यात काही फरक आहेत. त्यापैकी पहिले, कार्यालयीन काम, मुख्यतः संस्थात्मक बाजू आणि कागदपत्रांसह काम करण्याच्या पारंपारिक पद्धतींचे वर्णन करण्यासाठी वापरले जाते. दुसरा - "व्यवस्थापनासाठी डॉक्युमेंटरी सपोर्ट" कार्यालयीन कामकाजाच्या आधुनिक संस्थेमध्ये माहिती तंत्रज्ञानाच्या घटकावर जोर देते आणि दस्तऐवजांसह काम करण्यासाठी संगणक तंत्रज्ञानाचा विचार केल्यास ते वापरणे चांगले आहे.

GOST R 51141-98 नुसार, कार्यालयीन काम (किंवा DOW) मध्ये, सर्व प्रथम, कागदपत्रे तयार करणे किंवा दस्तऐवजीकरण, म्हणजे कायदेशीर कृत्ये आणि नियामक आणि पद्धतशीर दस्तऐवजांमध्ये निश्चित केलेल्या स्थापित नियमांनुसार विविध माध्यमांवर माहिती रेकॉर्ड करणे. दस्तऐवजीकरणाचा परिणाम म्हणजे मटेरियल कॅरिअरवर तपशीलांसह रेकॉर्ड केलेली माहिती जी ती ओळखू देते. या प्रकरणात वाहक कोणतीही भौतिक वस्तू असू शकते जी त्यावरील भाषण, ध्वनी किंवा व्हिज्युअल माहितीचे निराकरण आणि संचयित करण्यासाठी वापरली जाते, ज्यामध्ये रूपांतरित स्वरूपात समाविष्ट आहे. दस्तऐवजीकरण करताना, हे लक्षात ठेवले पाहिजे की कागदावर किंवा इतर माध्यमांवरील माहितीचे हे रेकॉर्ड कठोरपणे नियंत्रित केले जाते, जे यामधून, दस्तऐवजाची कायदेशीर शक्ती सुनिश्चित करते.

कार्यालयीन काम (किंवा DOW), तथापि, केवळ दस्तऐवजांची निर्मितीच नाही तर समाविष्ट आहे कामाची संघटनात्यांच्यासह, ज्यामध्ये संस्थेच्या वर्तमान क्रियाकलापांमध्ये कार्यप्रवाह, संचयन आणि दस्तऐवजांचा वापर यांचा समावेश आहे.

संस्थेचा दस्तऐवज प्रवाह- संस्थेमध्ये कागदपत्रे तयार केल्यापासून किंवा प्राप्त झाल्यापासून ते अंमलबजावणी किंवा पाठवण्याचे काम पूर्ण होईपर्यंत ही हालचाल आहे.

वर्कफ्लोच्या संघटनेसह, "दस्तऐवजांसह कार्य करणे" या संकल्पनेचा समावेश आहे कागदपत्रांचा संग्रहआणि त्यांना संस्थेच्या चालू क्रियाकलापांमध्ये वापरा. या प्रकरणात, दस्तऐवज संचयन प्रणाली म्हणजे दस्तऐवज शोधण्यासाठी आणि त्यांचा वर्तमान क्रियाकलापांमध्ये वापर करण्यासाठी लेखांकन आणि पद्धतशीर करण्यासाठी साधने, पद्धती आणि तंत्रांचा संच.

वरील सारांश, आम्ही कार्यालयीन कामाचे दोन घटक वेगळे करू शकतो (किंवा DOW):

• क्रियाकलापांचे दस्तऐवजीकरण;
• अधिकृत कागदपत्रांसह कामाची संस्था.

हे घटक एकमेकांशी जोडलेले आहेत आणि तयार करण्यासाठी आहेत प्रभावी प्रणालीसंस्थेतील कार्यालयीन कामासाठी या दोन्हीची आवश्यकता असते आणि ते एकत्रितपणे कार्य करतात.

तीन स्रोत आणि DOW चे तीन घटक

दस्तऐवजांसह कामाची संस्था व्यवस्थापन प्रक्रिया आणि व्यवस्थापन निर्णय घेण्याचा एक महत्त्वाचा भाग आहे, जो व्यवस्थापनाची कार्यक्षमता आणि गुणवत्तेवर लक्षणीय परिणाम करतो.

व्यवस्थापकीय निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेत माहिती मिळवणे समाविष्ट आहे; त्याची प्रक्रिया; विश्लेषण, तयारी आणि निर्णय घेणे.

हे घटक दस्तऐवजीकरण व्यवस्थापनाशी जवळून संबंधित आहेत. आर्थिक प्रभाव प्राप्त करण्यासाठी, सर्व प्रथम, माहितीची गुणवत्ता महत्वाची आहे, जी त्याचे प्रमाण, कार्यक्षमता, जटिलतेची डिग्री आणि खर्चाद्वारे निर्धारित केली जाते. जर एंटरप्राइझकडे कागदपत्रांसह स्पष्ट काम नसेल, तर परिणामी, व्यवस्थापन खराब होते, कारण ते गुणवत्ता आणि विश्वासार्हता, माहिती प्राप्त करण्याची आणि प्रसारित करण्याची कार्यक्षमता, संदर्भ आणि माहिती सेवेची योग्य सेटिंग आणि दस्तऐवजांचा शोध, संचयन आणि वापर यांचे अचूक संघटन.

कार्यालयीन कामकाजात (DOE) तीन मुख्य कार्ये सोडवायची आहेत.

1. दस्तऐवजीकरण (मसुदा, अंमलबजावणी, समन्वय आणि दस्तऐवजांचे उत्पादन).
2. व्यवस्थापनाच्या प्रक्रियेत दस्तऐवजांसह कार्याचे आयोजन (हालचाल सुनिश्चित करणे, अंमलबजावणीचे नियंत्रण, संचयन आणि कागदपत्रांचा वापर).
3. दस्तऐवजांचे संग्रहण आयोजित करणे.

दस्तऐवजीकरण - स्थापित नियमांनुसार, विशिष्ट माध्यमावरील माहिती निश्चित करण्याची प्रक्रिया आहे. दस्तऐवजाचा प्रकार, त्याची रचना तसेच व्यवस्थापन क्षेत्रासाठी त्याचे महत्त्व, दस्तऐवजीकरण प्रक्रियेवर अवलंबून असते. दस्तऐवजीकरण केलेल्या माहितीचा वाहक ही एक भौतिक वस्तू आहे ज्याचा उपयोग त्यावरील भाषण, ध्वनी किंवा व्हिज्युअल माहिती निश्चित करण्यासाठी आणि संग्रहित करण्यासाठी केला जातो, ज्यामध्ये रूपांतरित स्वरूपात समाविष्ट आहे. दस्तऐवजीकरणाचे साधन - कागदपत्रे तयार करण्यासाठी व्यक्ती वापरत असलेली साधने (साधे, यांत्रिक, इलेक्ट्रोमेकॅनिकल). दस्तऐवजीकरण साधनांमध्ये टाइपरायटर, संगणक उपकरणे, टेप रेकॉर्डर, व्हॉइस रेकॉर्डर, फोटो, सिनेमा, व्हिडिओ उपकरणे यांचा समावेश होतो.

कोणते दस्तऐवजीकरण साधन वापरले जाते यावर अवलंबून, दस्तऐवजीकरण करण्याचे मार्ग देखील आहेत.

मजकूर दस्तऐवजीकरण. मजकूर दस्तऐवज: कोणत्याही प्रकारचे लेखन किंवा कोणत्याही ध्वनी रेकॉर्डिंग प्रणालीद्वारे कॅप्चर केलेली ध्वनी माहिती असलेले दस्तऐवज. 2. तांत्रिक दस्तऐवजीकरण. तांत्रिक दस्तऐवजीकरण तांत्रिक विचार कॅप्चर करण्याचा एक मार्ग आहे. तांत्रिक माहितीपटश्रम प्रक्रिया, उत्पादनाची साधने (रेखाचित्रे, रेखाचित्रे, गणना, आलेख, तांत्रिक वर्णनइ.) 3. फोटो-सिनेमा आणि व्हिडिओ दस्तऐवजीकरण. मायक्रोफोटोकॉपीमुळे कागदपत्रांच्या प्रती तयार होतात.

चित्रपट दस्तऐवज एक दृश्य आणि दृकश्राव्य दस्तऐवज आहे जो सिनेमॅटोग्राफिक पद्धतीने तयार केला जातो. एक चित्रपट दस्तऐवज गतिशीलता, चळवळीतील घटना प्रतिबिंबित करतो. आता चुंबकीय फिल्मवर चित्रित केलेले व्हिडिओ दस्तऐवज व्यापक झाले आहेत.

फोनो डॉक्युमेंट हे कोणत्याही ध्वनी रेकॉर्डिंग सिस्टमद्वारे रेकॉर्ड केलेली ध्वनी माहिती असलेले दस्तऐवज आहे. दृकश्राव्य दस्तऐवज मोठ्या प्रमाणावर वापरले जातात.

मशीन वाहकांवर कागदपत्रे. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजीकरण. मशीन कॅरियरवरील दस्तऐवज हा मीडिया आणि रेकॉर्डिंग पद्धती वापरून तयार केलेला दस्तऐवज आहे जो इलेक्ट्रॉनिक संगणकाद्वारे त्याच्या माहितीची प्रक्रिया सुनिश्चित करतो.

दस्तऐवज प्रवाह म्हणजे दस्तऐवज प्राप्त झाल्यापासून किंवा तयार केल्यापासून अंमलबजावणी पूर्ण होईपर्यंत, पत्त्याला पाठवणे किंवा ते जमा करणे. योग्य संघटनाकार्यप्रवाह व्यवस्थापन यंत्रातील कागदपत्रे जलद मार्गी लावण्यासाठी, विभागांचे एकसमान लोडिंग आणि अधिकारी, प्रस्तुत करते सकारात्मक प्रभावसंपूर्ण व्यवस्थापन प्रक्रियेवर.

वर्कफ्लोचा संपूर्ण यंत्राच्या कामावर मोठा प्रभाव असल्याने, संस्थेमध्ये त्याचे तर्कशुद्धीकरण करण्याचे काम सतत चालू असते.

एखाद्या संस्थेमध्ये, दस्तऐवजाचे अभिसरण माहिती प्रक्रिया बिंदू आणि तांत्रिक दस्तऐवज प्रक्रिया बिंदू यांच्या दरम्यान फिरत असलेल्या दस्तऐवज प्रवाहाच्या स्वरूपात केले जाते.

कार्यालयीन कामाची संकल्पना आणि त्याचे प्रकार.

कार्यालयीन कार्य ही एक अशी क्रिया आहे जी दस्तऐवजांची निर्मिती, वर्णन आणि त्यांच्यासह कामाची संस्था सुनिश्चित करते.

सामान्य, विशेष, गुप्त आणि गुप्त नसलेली कार्यालयीन कामे आहेत.

सामान्य कार्यालयीन कामकाज हे कोणत्याही सरकारी संस्थेमध्ये अंतर्भूत असलेल्या सामान्य व्यवस्थापन क्रियाकलापांचे दस्तऐवजीकरण आहे आणि या क्रियाकलापाच्या दरम्यान तयार केलेल्या कागदपत्रांसह कामाची संघटना आहे. हे सहाय्यक कार्ये (आर्थिक, आर्थिक क्रियाकलाप, कर्मचारी काम इ.) व्यवस्थापन उपकरणे.

प्रशासकीय मंडळाच्या मुख्य कार्यांची अंमलबजावणी, म्हणजे. त्याची विशेष (बाह्य) क्रिया विशेष कार्यालयीन कामाद्वारे केली जाते. अशाप्रकारे, गुन्हेगारी प्रक्रियात्मक, ऑपरेशनल शोध, प्रशासकीय प्रक्रियात्मक दस्तऐवज तयार करणे आणि अंमलबजावणी करणे जे सार्वजनिक सुव्यवस्थेच्या थेट संरक्षणासाठी आणि गुन्हेगारीविरूद्ध लढा देण्यासाठी अंतर्गत व्यवहार संस्थांच्या क्रियाकलापांना प्रतिबिंबित करतात आणि अशा दस्तऐवजांसह कामाची संघटना एक विशेष प्रकार आहे. कार्यालयीन काम.

माहितीचे दस्तऐवजीकरण राज्य आणि अधिकृत गुपिते, आणि अशी माहिती असलेल्या दस्तऐवजांसह कामाची संस्था, विशेष नियमांनुसार अंतर्गत व्यवहार संस्थांमध्ये केली जाते, ज्याचा उद्देश संबंधित कागदपत्रांचे अपघाती नुकसान आणि गळती रोखणे आहे. या कागदपत्रांमध्ये असलेली माहिती. या विशेष नियमांनुसार नोंदी ठेवण्याला गुप्त नोंद ठेवणे म्हणतात. हे लक्षात घेतले पाहिजे की अंतर्गत व्यवहार संस्थांमध्ये गुप्त कार्यालयीन कामाच्या नियमांनुसार, सामान्य आणि विशेष कार्यालयीन दोन्ही काम केले जाऊ शकते.

41. "ऑर्डर आणि ऑर्डर" ची व्याख्या

ऑर्डर ही एक कायदेशीर कृती आहे जी ऑपरेशनल आणि अधिकृत क्रियाकलापांवर व्यवस्थापकीय निर्णय स्थापित करते.

ऑर्डर ऑपरेशनल आणि अधिकृत क्रियाकलापांच्या मुद्द्यांवर जारी केलेला एक दस्तऐवज आहे, त्यात संस्थात्मक आणि प्रशासकीय वर्ण आहे.

42. "अहवाल आणि मेमोरँडम" ची संकल्पना.

अहवाल - काही मुद्दे, निष्कर्ष आणि प्रस्तावांचे विधान असलेले दस्तऐवज.

मेमोरँडम - अंतर्गत व्यवहार विभागाच्या प्रमुखांना उद्देशून एक दस्तऐवज, ज्यामध्ये निष्कर्ष आणि सूचनांसह कोणत्याही समस्येचे तपशीलवार विधान आहे.